タスク管理が上手い人とは？特徴や目指す方法などを解説
2023.05.26
タスク管理は、業務を円滑に、効率よく遂行するために必要不可欠なビジネススキルです。
今回は、タスク管理が上手い人の特徴などについて解説します。
タスク管理がうまい人の特徴とは？
タスク管理がうまいとは、具体的にどういうことを指すのでしょうか。
タスク管理がうまい人の特徴をみていきましょう。
タスクの優先順位を決めれる
タスク管理がうまい人は、タスクの優先順位を決めて、効率よく業務に取り組んでいます。
例えば、納期の早いタスクから作業をしたり、トラブルが起これば素早く対応しています。
また、タスクに優先順位をつけておくと、急ぎでないタスクが明確になるので、後回しにすることができます。
不要なタスクを省くと、優先すべきタスクに、より集中できます。
タスクの処理にかかる作業時間を管理できる
所要作業時間を把握していることも。タスク管理がうまい人の特徴です。
タスク完結までに、どれくらいの時間がかかるのかを見積もってから、タスク管理をします。
業務に必要な時間を把握していれば、残りの時間で仕事の見直しや調整ができます。
また、タスク管理のうまい人は、お互いのコミュニケーションコストを減らしながら効率よく業務を遂行するために、相手の時間を奪わないように配慮しています。
トラブルに迅速な対応ができる
仕事をすると、トラブルが発生することはよくあります。
トラブルが起きると、スケジュールの再設定やタスクの優先順位の変更をしなければいけません。
ですが、タスク管理をしていれば、タスクの優先順位や工程数、スケジュールが明確になるので、トラブルのバックアッププランの立案をすばやくすることができます。
タスク管理がうまい人になるメリットとは？
タスク管理がうまい人は、仕事のあらゆる面によい影響を与えます。
ここでは、タスク管理がうまい人になるメリットを解説します。
生産性が向上する
タスク管理を適切にすることで、タスクの優先順位が明確になります。
急ぎでないタスクは後回しにしようというように、計画が立てやすく、無駄な作業を省くことができるので、仕事の効率が向上します。
また、タスクに設定されている目標時間を意識して仕事をすることによって、処理スピードが早くなり、生産性の向上につながります。
スケジュール管理がしやすくなる
タスク管理がうまい人は、タスクの進捗状況を毎日確認して、どのタスクを優先的にするべきかを、常に考えています。
納期が間に合わない場合、納期を延期したり、他の従業員にサポートを依頼するため、トラブルを減らすことができます。
タスク管理がうまくできると、仕事の調整がしやすくなり、スケジュールの管理がやりやすくなります。
ミスを事前に防げる
タスク管理を適切にすると、スケジュール通りに進んでいないタスクを把握することができます。
納期に遅れそうなタスクを発見したら、サポートしてくれる従業員をつけたり、納期を延長したりするなど、業務が円滑に進むように対策をすることで、納期遅れやミスを防ぐことができます。
タスク管理がうまい人を目指せる方法とは？
タスク管理がうまい人が活用しているアイテムと、その活用方法をご紹介します。
これらは、タスク管理の効率をあげるために欠かせないアイテムといえます。
ホワイトボード
タスク管理をする時は、ホワイトボードを活用しましょう。
ホワイトボードに、各タスクの担当者と進捗状況を記入すると、タスク管理ができます。
進捗状況を記入する時は、日時ごとのタスク（本日中・今週中・今月中など）、業務ステータス（未完了・進行中・保留中・完了）を記載しましょう。
ホワイトボードにタスクの進捗状況を記載したら、付箋を使って、タスク管理を行いましょう。タスクの進捗に合わせて付箋を移動させれば、それぞれのタスクの状況を一目で把握できます。
カレンダー
日付ごとにタスクを管理したい場合は、カレンダーを使ってみましょう。
アナログの卓上カレンダーを使うのであれば、タスクの締め切り日時を書き込んでおきましょう。
パソコンやスマートフォンを活用したデジタルのカレンダーであれば、タスクの内容を記入したり、細かな日時を設定できたりします。
カレンダーのリマインダー機能を利用すると、タスクの漏れも防げます。デジタルとアナログのカレンダーを併用すれば、よりタスクを管理しやすく、スケジューリングがしやすくなります。
ノート
ノートを活用して、タスク管理をするのもいいでしょう。
全タスクをノートに書き出し、タスクの完了後に、チェックすることによって、タスク管理ができます。
また、ノートでタスクを管理する際は、「バレットジャーナル」という手法を活用するのもおすすめです。タスクを箇条書きで書き出し、バレットでそれぞれのタスクを管理します。
デジタルタスク管理ツール
デジタルのタスク管理ツールは、インターネット環境があれば、パソコンなどで簡単にタスク管理や情報共有ができます。
リアルタイムでコミュニケーションをすることができ、タスク管理だけでなく、仕事に必要な情報を簡単に共有することができます。
また、タスクが完了したら画面上からタスクごと非表示にでき、タスク整理がしやすいタスク管理ツールがあります。
タスク管理ツールを使用すれば目的に応じたカスタマイズができたり、既存のツールと連携できたりします。
まとめ
タスク管理がうまい人は、タスクの優先順位が明確になっていたり、スケジュールに余裕を持たせています。
タスク管理を適切にすることで、業務をスムーズに遂行できるほか、ミスを防ぐ効果もあるため、うまい人の特徴を理解しておくといいでしょう。
また、タスク管理が上手くできないと感じる場合は、現状を分析して具体的なタスク設定を行っていくのがおすすめです。