電話対応後のお礼メールは必要？電話対応お礼メールの書き方と必要性について
2023.05.27
電話対応してもらったことに対して、電話を切ったあとに、メールでお礼を伝える必要性はあるのでしょうか。
今回は。電話対応へのお礼メールについて解説していきます。
電話対応後のお礼メールの必要性
お礼メールを送るべきケースとは？
では、お礼メールを送った方がいいケースをご紹介します。
相手が不在で、別の人が対応してくれた場合
電話をかけた時に担当者が不在で、別の人が対応してくれた場合、相手も含め、双方に対するお礼のメールを送って、感謝の気持ちを伝えましょう。
メールを送る際はお礼の文章とともに、どのような用件を伝えようとしていたのかを書く、何の目的で電話をかけたのかが明確になります。
担当者へのお礼メールには、「電話をかけたのにいなかった」「電話にでなかった」といった、相手が不在だったことを責めるような表現を控えましょう。
「ご不在だった」「お忙しいところ」など、相手を気遣う言葉の使い方が適しています。
追加で伝えたい情報がある場合
電話を切った後に、伝えるべき情報が出てきたときや会話の内容を修正したいときなどにも、お礼メールに書くといいでしょう。
最初にお礼を伝えた後、補足したい情報を記載するといいでしょう。
電話を切ったあとではなかなか指摘しづらいものですが、お礼メールを送ることで、メールの目的をお礼を伝えることと感じてもらいつつ、さりげなく訂正することができます。
ですが、すぐに相手へ伝えなくてはいけない情報は、お礼メールではなく、電話をかけ直して素早く伝えましょう。
今後のビジネスを考えて好印象を持ってもらいたい場合
将来的なビジネス展開を考えて、相手とより良い関係を築いておきたい場合、電話対応をしてもらった後に、お礼メールを送るといいでしょう。
お礼メールを送ることで相手の接触機会が多くなり、他社と競合している場合などに有利に働く可能性があります。
電話対応のお礼メールの書き方
宛名と宛先を明確に記載する
お礼メールの冒頭には、宛名・宛先を必ず記載します。
誰に送ったかを明確にすることでお礼の気持ちを伝えるので、「To」でお礼メールを作成するといいでしょう。
宛名は会社名、部署名、役職名、名前、敬称を忘れずにつけてください。
件名でメールの内容を簡潔に書く
相手がお礼メールを開く時間がなくても、件名でお礼メールが来たことが分かるようにしておくことが大切です。
そのため、件名に「ありがとうございました」と書くのは、何に対するお礼なのかわかりづらいのでNGです。
例えば、「本日ご対応いただいた電話のお礼／株式会社○○ 山田」と記載します。
いつ、何に対する、誰からのメールであるかを記載しましょう。
定型文を使わないようにする
お礼の文章でありきたりな定型文を使うのは避けましょう。
定型文は一見すると敬語が正しく使えていて、丁寧に感じられます。
ですが、ビジネス経験が長い相手だと定型文であることが見抜かれる可能性があるため注意が必要です。
取り急ぎはNG
電話対応のお礼メールを送る際の注意点とは？
お礼メールが必要かどうか判断する
お礼メールは、電話対応の後に絶対に必要ではありません。
作成時間が必要になり、お礼メールを送った相手も返事を作成する時間が必要になります。
そのため、お礼メールが必要かどうかを判断することが大切です。
お礼メールは電話対応後早いタイミングにする
お礼メールは電話対応をしてもらってから、時間をあけずに送るようにしましょう。
時間が経ってから、「先日はありがとうございました。」と送っても、相手は「なぜ今ごろ？」と疑問に感じてしまうかもしれません。
相手の会社の営業時間中に送付するようにして、お昼休憩中や業務終了後、休日にお礼メールを送るのは避けましょう。
まとめ
電話対応をしてくれた相手とより良好な関係を構築したいときや追加の情報があるときなどは、お礼メールをうまく活用するといいでしょう。
お礼メールは電話対応をしてもらった後に必ず必要なものではないので、そのときの業務の状況などを踏まえて送るべきか否か判断しましょう。