ビジネス電話のかけ方とは？マナーが必要な理由やポイントを解説
2023.05.27
近年、メールやチャットツールが普及し、電話をする機会が減ったことで、電話に苦手意識のある人が多いといわれています。
ですが、電話応対は、業務上のコミュニケーションを取るための大切なツールです。
また、取引先への電話応対は、会社の印象に大きく関わります。
そのため、電話のかけ方や受け方のマナーを覚えておくことは大切です。
ビジネスにおける電話のかけ方やマナーを押さえて、コミュニケーションの幅を広げましょう。
今回は、電話における基本的なマナーを解説します。
ビジネス電話応対にマナーが重要になる理由とは？
電話は、ビジネス上のコミュニケーション手段として、多くのシーンで利用されてきたので、ビジネス電話のマナーが求められることがあります。
では、ビジネス電話応対にマナーが重要になる理由について見てみましょう。
第一印象が良くなる
取引先への初めての電話は、自社が取引の相手として好ましい会社であることを、取引先にアピールする機会になります。
感じのいい電話対応をすると、自社の製品やサービスを周りの人に勧めてもくれたり、他の製品を購入してもらいやすくなります。
信頼感を与えれる
明るく元気な声で話しながら、相手の役に立つ情報を提供すると、相手に信頼感を与えることができます。
電話のマナーを守りながら、相手に有益な情報を伝えることができれば、信頼して取引できる相手であると思ってもらえます。
顧客満足度が上がる
電話で顧客の要望に応えれば、電話以外でも、要望に応える体制を持っていると顧客に信じてもらうことができ、顧客満足度が上がります。
電話をかける時のマナー
電話をかけるタイミングに気をつける
就業前、就業後、就業開始後30分以内、昼休憩、終業30分前に、電話をするのは止めましょう。
また、週明けや連休明けの業務開始時間は、朝礼や伝達事項報告など忙しい時間帯です。
朝・夜などの業務時間外にどうしても電話をかけなければならない時には、一言添えるのがマナーです。
電話がつながったら、社名と自分の名前を名乗る
声のトーンに気をつける
用件を簡潔に伝える
最初に、結論を述べて簡潔に分かりやすく相手に伝えることが必要です。
メモやペンを用意しておく
相手が電話を切ったのを確認してから電話を切る
ビジネス電話をかけた時の会話
相手が電話に出た時の会話
「○○株式会社の山田と申します。」
↓
日ごろのつきあいに対する感謝の言葉：「いつもお世話になっております。」
↓
相手の確認：「▲▲部の鈴木部長でいらっしゃいますか？」
↓
相手の都合を確認する：「次回の商談の件でご連絡いたしました。今、10分ほどお時間よろしいでしょうか？」
↓
用件を簡潔に述べる
↓
電話対応へのお礼を述べる：「お時間を頂きまして、ありがとうございました。失礼いたします。」
担当者以外の従業員が出た時の会話
「○○株式会社の山田と申します。」
↓
日ごろのつきあいに対する感謝の言葉：「いつもお世話になっております。」
↓
取り次いでほしい相手の部署と名前、役職を述べる：「▲▲部の鈴木部長をお願いできますでしょうか？」
↓
相手が電話に出たら、再び自分の名前を名乗り、相手が電話に出た場合と同様に話す
相手が不在だった時の会話
「○○株式会社の山田と申します。」
↓
日ごろのつきあいに対する感謝の言葉：「いつもお世話になっております。」
↓
取り次いでほしい相手の部署と名前、役職を述べる：「▲▲部の鈴木部長をお願いできますでしょうか？」
↓
鈴木部長は不在のため、帰社時間を聞く：「何時ごろお戻りでしょうか？」
↓
こちらからかけ直す場合：「では〇時ごろあらためてお電話いたします。」
折り返し電話がほしい場合：「恐れ入りますが、お電話を頂きたい旨をお伝えいただけますでしょうか？」→こちらの社名、名前、電話番号を伝える
↓
電話対応へのお礼を述べる：「ご対応いただきありがとうございました。失礼いたします。」
まとめ
電話応対におけるビジネスマナーは、会社の印象を決める重要なものです。
会社の一員であることを意識して、電話を受ける時もかける時も、明るく相手が聞き取りやすい発声を心がけて、誠実に対応することが大切です。