会議が長い原因とは？無駄に長い会議を減らす方法
2023.06.03
会議に最適な時間は？
会議は、午前中に行うのが効果的と言われていますので、参加者の仕事の効率が上がる午前中に実施するといいでしょう。
また、会議が2時間以上行われる場合もありますが、重大な議題を扱っていたとしても、人が集中力を持続できるのは、最大90分である点に注意して、会議の所要時間を決めましょう。
無駄に長い会議による悪影響とは？
生産性の低下
無駄に長い会議をすると、社内の生産性が低下してしまいます。
無駄に会議が長いと、参加者の集中力が低下し、会議への参加モチベーションが低下します。
そうなると、意見を言わない従業員や資料を読んでない参加者が増えてしまい、議論が深まらず生産性の低い会議となってしまいます。
会議時間が長くなると、通常業務に費やせる時間が減るため、納期遅延など社内全体の生産性の低下につながりかねません。
労働時間が長くなる
人件費の増加
会議が長い原因とは？
目的のない会議
最終的に何を決めるのかが明確でないと、参加者は会議に出席する意義が見出せず、無駄な時間に思ってしまいます。
慣例としての定例会議や報告会議は、意見交換して決めるべき議題がなくても開催されています。
何かを決定しなければいけないという目的がない会議であれば、メールで情報共有して、会議を開かなくていいようにすると、生産性の向上が期待できます。
参加人数が多すぎる
会議に不要なメンバーが参加していることがあるかもしれません。
もし、1時間の会議に5名の不要なメンバーが参加していれば、5時間の作業時間を無駄にしてしまうことになります。
会議をする際には、会議に必要な参加者に絞りましょう。
資料が多い
会議には、資料が必要になることがよくあります。
ですが、資料を準備する従業員と資料に目を通す従業員の双方に大きな負担になります。
必要最低限の資料にして、参加者の負担を減らして、話し合いに集中できる会議を目指しましょう。
結論が出ない
会議で意思決定するべきことを先延ばしにすると、プロジェクトの進行や業務に支障が出てしまいます。
その場で決められるように、上司やクライアントに確認を取っておくといいでしょう。
無駄に長い会議を減らす方法とは？
会議前に目的を共有する
会議をスムーズに進行するために、事前に、会議のテーマ（目的）をメールなどによって、参加者に知らせましょう。
目的を共有している場合、参加者それぞれの発言が有意義になりやすく、会議の質の向上にもつながります。
また、事前に資料を見てもらうと、会議で、資料の内容を説明する必要がなくなります。
会議の時間を短縮するために、会議全体の流れを把握しておきましょう。
終了時間を決める
人間の集中力が持続するのは90分までと言われるように、90分以上の会議は効果的だとはいえません。
会議の時間は目的や議題に合わせて30分から長くても90分に収めましょう。
資料をデジタル化する
会議に必要なメンバーだけを参加させる
会議の目的に合った人だけが会議に参加しましょう。
参加メンバーが責任を持って発言すると、会議の質や生産性が上がり、目的を果たすことができます。
進行役を決めておく
ファシリテーターと呼ばれる会議の進行役がいます。
ファシリテーターは会議の進行に関して全権を持っていますので、ファシリテーターよりも役職が上の人であっても、会議中はファシリテーターの指示に従わなければいけません。
ファシリテーターがいることで、話の脱線や、テーマと関係のない話題で盛り上がることを回避でき、無駄に長い会議を効率化できます。
まとめ
会議は、仕事を進めるうえで欠かせない重要なものです。
会議を効果的に進めるためには、これまでのやり方を見直して、参加者が決められた時間内で会議の目的を果すことに集中できるように工夫をしましょう。