社内電話のかけ方や社内電話のマナーとは？
2023.06.15
電話応対に関するマナーを知っておくことは、社会人としては基本です。
社内電話のマナーを身につけると、社外対応の電話の質も向上します。
今回は、社内電話の使い方とポイントについて解説します。
社内電話とは？
社内電話とは、会社内だけのネットワークでつながっている電話機のことです。
ビジネスフォンと読んだり、内線とも言います。
外線電話を担当者に取り次ぎたい、用件を素早く担当者や担当部署に伝えたいとき、そのような場合、社内電話を使うとスムーズに対応できるとされています。
社内での内線通話だけでなく、外線電話の通話や、かかってきた電話を特定の相手に取り次ぐ転送機能があることが特徴です。
社内で通話する場合、外線電話の回線を使用しないため、通話料金がかからないというメリットがあります。
社内電話のマナーとは？
では、社内電話における基本マナーを見てみましょう。
できるだけ早く電話をとる
電話が鳴ったら、２コール以内に電話をとるのがマナーです。
例）
・3コール鳴り終わるまでに電話をとった場合
午前11時まで：おはようございます。企画部の〇〇でございます。
午前11時以降：お疲れ様です。企画部の〇〇でございます。
・3コール以上鳴ってしまってから電話をとった場合
4コールまで：お待たせ致しました。企画部の〇〇でございます。
5コール以上：大変お待たせ致しました。企画部の〇〇でございます。
家庭での電話と異なり、社内電話は、相手が電話に出るまでの待ち時間は長く感じます。
また、電話してもなかなか出てくれないと、相手は不快に感じますので、注意しましょう。
明るい声で話す
相手の姿が見えない電話では、社内電話を受けた人の声で、部署の第一印象が決まります。
姿勢をまっすぐにして、声を高めに張り上げて、明るく元気な声で電話に出ましょう。
ぼそぼそと聞き取りにくい声、不機嫌な声、低い声、早口は、印象を悪くしてしまいます。
電話では相手の姿が見えていなくても笑顔で対応をすることが大切です。
無表情で対応していると、それが声に表れてしまい、相手に伝わってしまいます。
メモを取る
電話をしている相手の支店名（部署名）と氏名は、必ずメモを取って、復唱しましょう。
また、取り次ぐ相手が不在の場合、「折り返しお電話を差し上げるよう申し伝えたいと存じますが、電話番号を教えていただけますでしょうか。」と言って、電話番号も書き留めましょう。
担当者につないでいる間は、必ず保留にする
電話を取り次ぐときは、保留にしてから、担当者につなぎましょう。
第一声が明るく誠実な応対であっても、保留をしてない状態で、地声になって「〇〇さ〜ん、電話〜」と言ってしまって、その声を相手に聞かれてしまうと、見苦しいことになってしまいます。
会議中の電話は急用だけ取り次ぐ
担当者が会議をしているときに電話がかかってきたら、会議中であることを伝え、急用かどうかを聞きます。
先方から急用だと返事が返ってきた場合は「承知いたしました。担当にもその旨をお伝え致しますので、差し支えなければご用件を承りますが、よろしいでしょうか。」と言って、用件を伺います。
急ぎでない用件である場合も、迷った時は上司に確認してから返答しましょう。
従業員の名前を呼ぶ場合は役職をつけて呼ぶ
電話を取り次ぐときや、折り返しをお願いするときに、従業員を呼ぶ際は、名前の後に必ず役職をつけます。
社外向けの電話では、役職をつけないことがマナーですが、社内電話では異なります。
役職がついていない従業員には、名前の後に「さん」をつけます。
社内電話と社外電話での「敬称」の使い分け
社内電話と社外電話では、敬称を使い分けなければいけません。
使い分け方について見てみましょう。
社外電話では、「役職名→名前」の順番に言う
取引先など社外からの電話を受けた場合、その人を「役職名→名前」の順番に案内します。
例えば、不在の場合、「部長（役職）の山田（名前）は席を外しております」という伝え方になります。
社内での部長との会話では、「〇〇部長」、「〇〇さん」といった呼び方をしますが、社外の人との会話に使ってはいけません。
社内の従業員は身内と同じ扱いになるため、上司であっても、敬称は苗字の後につけません。
社内電話（内線）では、「名前＋役職」の順番に言う
他の営業所や部署から内線があった場合、「田中課長は席を外しております」と伝えます。
ですが、親しい関係性であっても、呼び捨てやニックネームを言うのはやめましょう。
役職がある人の場合、「〇〇さん」というのは失礼にあたります。
また、社内電話で、上司の名前を呼び捨てにすることは絶対にやめましょう。
まとめ
社外向けの電話対応だけでなく、社内電話も重要です。
社内電話の質を磨くと、社外電話の質も向上しますので、マナーを身につけて電話に出ましょう。