仕事の依頼メールの書き方と効率化につながる代替手段について解説
2023.06.15
打ち合わせの依頼や資料作成の依頼など、さまざまなケースで仕事の依頼メールを送ることがあります。
相手を不快な気持ちにさせずに用件を伝えるためには、配慮の行き届いた丁寧なメールを送る必要があります。
また、見積もりや日程調整など、シーンごとに書き方を分けるのも重要です。
今回は、業務を円滑に進めるために、作業依頼メールの書き方や意識すべきポイントについて解説します。
仕事依頼メールとは？
仕事依頼メールが必要になる場合はどんな時？
仕事が締め切りに間に合わない
セミナーなどの準備がいる
他の部署の協力がいる
会議の資料作成を依頼する
社外の業者に業務を依頼する
仕事依頼メールで押さえるべきポイント
仕事依頼メールで押さえるべきポイントについて解説します。
件名を分かりやすく書く
件名がわかりにくいと、相手が読み忘れてしまったり、対応が遅れてしまったりする可能性があります。
依頼メールの場合には、「お願い」や「ご依頼」というのをつけておくといいでしょう。
急ぎの対応が必要なものには、「至急」と書いておくと、急ぎの対応が必要であることを相手が把握しやすいです。
内容は、明確かつ簡潔にする
内容を簡潔にすることを意識しましょう。
冗長であったり、曖昧な表現が多いと、相手は何を求められているのかがわからず、返事に困ってしまいます。
また、認識の齟齬が起こるリスクもあるでしょう。
依頼したい業務内容、数量、期日、誰に対して行動を起こしてほしいのかなど、依頼についての詳細を記載します。
こうすると、認識の食い違いを防ぎ、正確に依頼を遂行できるでしょう。
そのため、相手がすることを把握するために、内容は過不足なく簡潔に記載する必要があります。
返信の期限を記載する
返信の期限を明確に記載することも大切です。
返信期限がないと、受け手がチェックを後回しにして、トラブルに発展してしまう恐れがあります。
このような事態を防ぐために、仕事依頼メールには返信の期限を記載しましょう。
返信期限があると、返信を待つストレスが軽減されます。
相手に配慮した文面にする
仕事依頼メールは、相手へのお願いであるため、相手への配慮が感じられる文面にする必要があります。
お忙しい中を恐れ入りますがといったフレーズを使うと、依頼者が相手に対する配慮を伝えることができます。
「〇〇日までに返信をお願いいたします」と依頼だけを記載してしまうと、失礼で冷たい印象を与えてしまうことがあるので、注意しましょう。
忙しい時期や残業が多い時期は避ける
仕事依頼メールで使いやすいフレーズ
仕事依頼メールを送る際に、相手に好印象を与える使いやすいフレーズをご紹介します。
| よろしくお願いいたします |
「お願いします」より丁寧な印象になります
|
|---|---|
| お手数をおかけしますが |
相手への配慮があり、依頼の表現を和らげられます
|
| 大変恐縮ではございますが |
「お手数をおかけしますが」より、丁寧でへりくだった印象になります
|
| ～していただいてもよろしいでしょうか |
「相手の状況を考慮している」といった印象を与えます
|
| ～していただければ幸いでございます |
「お願いします」より、へりくだった表現で、一方的にお願いする印象が和らぎます
|
| 〇〇までにご回答いただけますと助かります |
具体的な日時を記載すると、相手が確認連絡をする手間を省けます
|
仕事依頼メールで避けるべきフレーズ
仕事依頼メールを送るときに、避けるべきフレーズについて見てみましょう。
仕事依頼メールを送る際には、相手にやわらかい印象を与えるフレーズを使うのが望ましいです。
「〇〇願います」「〇〇してください」などの断定表現は、威圧感を与えるため、使うのをやめましょう。
「〇〇をお願いできますと幸いです」「〇〇していただけますでしょうか」などの丁寧な印象を与えるフレーズを使いましょう。
仕事依頼メールの例文
仕事依頼メールの例文をご紹介します。
見積り依頼メール
日程調整の依頼メール
・〇月〇日（月）10時～12時まで
・〇月〇日（火）10時～12時まで
・〇月〇日（水）10時～12時まで
まとめ