リマインドの意味とは？
2023.06.28
仕事をしていると、「リマインド」という言葉を使うことがあります。
リマインドは、重要な予定や仕事の納期などを忘れないように相手に知らせて、再確認したいときに使われます。
同時進行しなければいけない複数の仕事がある場合、スケジュールを把握してないと、トラブルを引き起こしてしまうかもしれません。
今回は、リマインドの意味や抑えておくべきポイントなどについて解説します。
リマインドとは？
リマインドとは、英語では「Remind」と書き、「気づかせる、思い出させる」という意味です。
ビジネスシーンでは、「念押し」や「再確認」といった意味でよく使われています。
例えば、会議やミーティングがある場合、開催される数日前に、予定通り出席できるかどうかを確認するために、参加者にリマインド電話やリマインドメールを送ることがあります。
リマインドは、対応漏れを防止ために行われ、スムーズに仕事を進めるための方法です。
どんな時に、リマインドするのか？
ビジネスシーンでリマインドをするのは、どんな時なのかについて見てみましょう。
会議やミーティングの日程を確認する
会議やミーティングの数日前に、会議やミーティングの参加者に日時を再確認してもらうためにリマインドをします。
会議やミーティングの日時を再度知らせることで、確実に会議やミーティングができます。
リマインドメールなどを送信する時は、 会議やミーティングが開催される3 日位前から前日までにするといいでしょう。
納期を伝える
製品を納品する納期や書類の提出の締め切り日などが近づいていることを相手に知らせるためにリマインドをします。
納期を知らせるだけでなく、進捗を確認する場合もあります。
催促をする
支払い期限を過ぎても支払いがされなかったり、締め切り日を過ぎているのに原稿が提出されなかったというように、期限を過ぎている場合に、リマインドをします。
契約が予定通りに履行されていないことを相手に伝え、納期を再設定するために行います。
期限のリマインドは、確認ではなく催促になるため、メールを作成する際には、注意を払う必要があります。
予約を再確認する
会議やミーティングをする場合、参加者に日時を知らせるためにリマインドします。
参加者に会議を忘れないようにしてもらうのと、出欠を確認するためにします。
出欠の返事をもらっていない場合、予定日の3日ぐらい前に、リマインドを送りましょう。
リマインドをする方法とは？
リマインドには、さまざまな方法があります。
では、どんな方法があるのか見てみましょう。
メール
リマインドをする方法としては、社内外関係なく、メールを利用することが非常に多く、リマインドメールと呼ぶことがあります。
メールでリマインドする場合、ビジネスマナーを守って、伝えたい内容を簡潔にすると、相手が理解しやすいです。
挨拶・本題・締めの 3 構成にして、催促をしているという文面にしないように注意しなければいけません。
取引先へのリマインドメールでは、件名や本文に、リマインドと書きませんが、セミナーなどのリマインドメールの場合は、件名や本文にリマインドという言葉を使った方が、相手にメールの内容を伝えやすくなります。
電話
電話でリマインドをする場合、リマインドコールと言います。
直接電話した方が伝わりやすい場合、相手のメールアドレスが分からない場合、営業活動をする場合、電話でリマインドをすることがあります。
電話で連絡をする機会が減っている現在、リマインドコールは、効果の高い方法と言えます。
そのため、マーケティングや営業活動として開催されるセミナーの参加者に、電話で出欠の再確認をするだけでなく、新製品のご案内ができるため、顧客にアプローチしたり、コミュニケーションを取ることができます。
口頭で直接する
相手に会って、直接口頭でリマインドすることもできます。
社内の従業員に対して、会議の出欠、書類の提出などについて、よく口頭でリマインドされています。
対面リマインドは、相手の顔を見ながら話ができるため、念押し効果が高いのですが、記録に残らないことがデメリットです。
重要なリマインドは、再確認のためのメールも送った方がいいでしょう。
リマインドをするメリットとは？
仕事の進捗を確認しやすくなる
そうすることによって、仕事が円滑に進み、生産性の向上が期待できます。
納期遅延を未然に防ぐことができる
情報について忘れてしまうことを防げる
リマインドをする際に気をつけるポイントとは？
リマインドする時に、注意すべきことを解説します。
漏れがなく、簡潔にわかりやすい内容を伝える
リマインドする内容は、漏れのないように、簡潔に分かりやすく記載する必要があります。
リマインドと別の用件がある場合は、リマインドメールとは別のメールを送信したほうがいいでしょう。
催促している印象を与えないためのクッション言葉を使う
納期を促すためのリマインドをする場合、相手に納期を間に合わせてほしいと強く催促してしまうことがあります。
ですが、上司や取引先が相手の場合、催促の意図が強いと、悪い印象を与えてしまうことがあります。
そのため、催促を和らげるために、クッション言葉を使うといいでしょう。
クッション言葉とは、一言前置きすることでソフトな印象を与える言葉のことです。
「ご不明点などがございましたら、お申し付けください」といったクッション言葉を添えると、ずいぶん印象が変わります。
リマインドの尖ったイメージをなくして、自己都合を優先させないように配慮することが大事でしょう。
複数人に宛てて、一斉送信しない
まとめ
今回は、リマインドについて解説しました。
ビジネスシーンで、リマインドを適切に使って、正しく実践すると、仕事をスムーズに進めることができます。
納期遅延を防ぎ、予定通りに物事を進めるために、リマインドを意識しましょう。