進捗管理の見える化とは？メリットなどを解説
2023.07.01
業務をスケジュール通りに進めるためには、進捗管理の見える化が大切です。
進捗状況を見て、どの仕事を優先して進めるべきなのかを把握すると、効率よく業務に取り組むことができ、納期遅延を回避できるからです。
進捗管理の見える化についてよくわからず、導入できない方も少なくないのではないでしょうか。
今回は、進捗管理の見える化のメリットなどについて解説します。
進捗管理の見える化とは
進捗管理の見える化とは、業務の進捗状況を見える化して、チームで共有することを意味します。
進捗管理のツールを使って、業務の進捗管理を見える化すると、作業工程や作業状況が把握でき、納期を頭に入れながら仕事ができるため、スケジュールに遅れることなく、業務を完結できます。
また、こうすることにより、チームメンバーと情報共有がされるため、業務を効率よく進められます。
なぜ進捗管理の見える化が重要なのか？
進捗管理は、業務の現状把握のために必要な手段です。
特に、大きなプロジェクトで多数の人がチームとして取り組む場合、適切に進捗管理をしていないと、プロジェクト全体にも影響を与えます。
では、なぜ進捗管理の見える化が重要なのか、その理由について見てみましょう。
進捗と納期が把握できる
チームで予定に沿って仕事をするには、各メンバーが進捗状況と納期を把握して、仕事を調整しながら進めていかなければいけません。
ですが、業務の進捗管理が見える化されていると、全メンバーが各メンバー業務状況を把握できるため、業務の忘れや業務の遅延にすぐに気づくことができます。
もし予定より業務の進行が遅れているメンバーがいたとしても、他のメンバーが手助けするなど、納期遅れを防ぐための柔軟な対応をすることができます。
仕事のミスやトラブルを予防できる
たくさんの仕事を抱えているのに、業務量や納期を把握していないと、仕事への負担が大きくなり、ミスやトラブルが起こる可能性が高まります。
進捗管理の見える化をすると、今日しなければいけない業務が明確になり、計画に従って業務を進行できるようになるため、ミスやトラブルを防ぐことができます。
また、もしミスをしてしまっても、その後の業務計画を調整して、軌道修正すれば、納期遅れを回避できます。
他のメンバーと進捗情報を共有できる
進捗管理の見える化によって、チームメンバー同士で、プロジェクトの進捗状況を共有できます。
それによって、トラブルが起こった時に、全メンバーと軌道修正をすることができます。
たとえば、進捗管理を見える化していると、全メンバーの業務量が分かるため、トラブルに対応できる手の空いているメンバーがすぐに見つかります。
そうすると、トラブルに対して、迅速に対応することができます。
進捗管理を見える化するメリット
業務を効率化させるために進捗管理は不可欠ですが、進捗管理を見える化すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
以下で見てみましょう。
プロジェクトの進捗状況が明確になる
進捗管理の見える化をすると、業務の進捗状況が明確になります。
そうすると、業務の遅れを確認でき、迅速に対応することができます。
また、予定外の業務をしなければいけなくなっても、負担をかけずにスケジュールを調整することができます。
メンバーに業務量を適切に振り分けれる
進捗管理の見える化をすると、メンバーに均等に業務量を振り分けれます。
進捗管理の見える化をしないと、特定のメンバーだけ多くの業務が振り分けられて、過度に負担がかかってしまいます。
このような事態を防ぐには、進捗管理を見える化をして、メンバーにあった業務内容で、適切な業務量を振り分ける必要があります。
また、進捗状況に合わせて、業務内容と業務量を変えることができるようにすることも重要です。
コミュニケーションコストを減らせる
進捗管理の見える化をすると、コミュニケーションコストの削減ができます。
進捗管理の見える化によって、各メンバーに対面や電話などで進捗確認をしなくても、メンバーの業務状況がどうなっているのか容易に把握できるからです。
メンバーのサポートがしやすくなる
生産性が向上する
進捗管理を見える化すると、業務内容と納期を把握できるため、業務に優先順位をつけて、優先順位の高い業務から取り組むことができます。
また、進捗確認のためのコミュニケーションコストだけでなく、ミスも減らせるため、生産性の向上につながります。
進捗管理の見える化に使える方法とは？
進捗管理の見える化はどのような形で導入すればいいのでしょうか。
進捗管理の見える化をする方法を見てみましょう。
ホワイトボード
従来からのやり方ですが、ホワイトボードと付せんを使う方法があります。
新たに機材を購入する必要がなく、気軽に導入できます。
出張やテレワークなどで社外に出ている時に情報の更新できず、更新漏れが起こりやすいというデメリットがあります。
ホワイトボードを、これからする業務、進めている業務、完了した業務の３つに分けます。
また、付せんに、担当者と業務内容を記載し、それぞれの欄に貼り付けましょう。
進捗管理ツール
進捗管理のツールを導入するのもおすすめです。
導入にコストがかかりますが、社外からでもアクセスでき、必要な情報を入力すると、業務の進捗が把握しやすくなります。
テレワークを実施している企業に向いているでしょう。
カレンダー
まとめ
自社にあった方法を模索して、適切な進捗管理をおこない、生産性を向上させましょう。