Web会議を開催することになったら、参加者にWeb会議案内メールを送ります。

ですが、どんなメールを送ったらいいのか迷っている方は少なくないようです。

Web会議案内メールは、ポイントを押さえておかないと、相手に重要な内容が伝わらなかったり、不愉快にさせてしまう可能性があるため、注意が必要です。

今回は、Web会議案内メールの書き方について解説します。

Web会議とは、インターネット回線を使って、パソコンなどのデバイスを使用して、オンラインでする会議を指します。

Web会議案内メールとは、会議の開催が決まると、会議の日時、場所、テーマ、入室用のURLを参加者に伝えるために送るメールのことです。

Web会議案内メールは、参加者が内容をきちんと把握できるように、分かりやすく正確に作成する必要があります。

直接会わなくても会話ができるWeb会議は、商談などさまざまなところで利用されています。

Web会議案内メールをどんな時に送ったらいいのかについて解説します。

オンライン商談は、場所や時間を選ばないため、直接担当者が会わなくても、自社の製品を取引先に知ってもらい、取引を拡大できる方法として、よく活用されています。

オンライン商談の日時、必要な資料、そして、商談内容を記載したWeb会議案内メールを事前に送って、商談を円滑に進めれるようにします。

取引先と打ち合わせをする際に、Web会議が有効に活用されています。

直接対面しなくても、画面上で打ち合わせをしたり、資料を共有することができるのが、Web会議のメリットです。

Web会議での打ち合わせが決まると、情報共有をするために、Web会議案内メールを送ります。

Web会議を円滑に進めるために、Web会議案内メール送る時に、どんなことを確認しておいたらいいのか、以下で解説します。

Web会議は、パソコンなどのデバイスの種類、インターネット回線の状況、そして、使用する機材の種類によって、参加できないことがあります。

Web会議に使うサービスがどのようなシステムに対応しているかを、Web会議案内メールに記載しておく必要があります。

Web会議に慣れていない参加がいるかもしれませんので、Web会議案内メールを送る場合、事前に対応環境の情報を共有して、確認しておきましょう。

Web会議の開催日時が、1か月以上先になる場合、Web会議案内メールの送信するだけでなく、Web会議開催日の数日前に再確認のためのメールを送信するといいでしょう。

参加者がWeb会議を忘れていたということが起こりうるため、商談の日時と内容を再度通知できるため、Web会議当日に、トラブルが発生することを防止できます。

Web会議を問題なく進行させるために、参加者の電話番号など、メール以外で連絡できる手段を聞いておくといいでしょう。

Web会議当日に、システムの不具合やトラブルが生じた場合、迅速に対応できるからです。

メール以外の連絡手段を知っていると、Web会議の参加について返信がない場合や、緊急時に連絡をしたい場合、すぐに連絡が取れるため、Web会議案内メールを送る時に、参加者にメール以外の連絡手段について聞いておきましょう。

Web会議のための準備を少なくするために、Web会議案内メールで、わかりやすく本題を伝えておくことが重要です。

Web会議案内メールを送る時のポイントについて解説します。

件名を見たら、ひとめでメールの内容がわかるように、件名に記載する必要があります。

件名を見て重要度が高いメールを優先的に開封する人がいるため、件名を見て、メールの内容が分からないメールの開封は、後まわしにされてしまうことがあるかもしれません。

Web会議開催案内メールの場合、[〇月〇日]〇〇会議の開催日時につきまして」というように記載するといいでしょう。

また、Web会議の参加可否について返信が必要な場合は、件名に「要返信」と記載します。

欠席者からも返信が欲しい場合は、本文にその旨を記載しましょう。

Web会議案内メールを送信する際には、5W1Hを使って、わかりやすく書くことが重要です。

Web会議案内メールには、会議開催日時、参加者、テーマ、使用ツールなど、伝えるべき必要事項を箇条書きで記載するといいでしょう。

前置きが長い文面や要領を得ない文面は、読み手にとって、ストレスになるからです。

箇条書きを使うと、メールが見やすくなり、重要事項の見落としを防ぐことが可能になります。

Web会議システムによって、推奨されるOSやブラウザは異なります。

したがって、Web会議案内メールに、推奨環境について記載しておかなければいけません。

また、Web会議システムのダウンロードが必要な場合は、インストールするためのURLや手順も記載しておく必要があります。

Web会議の内容を明記することは必要不可欠です。

参加者は、会議の内容を把握して、会議に出席するかどうかを決めたり、必要な準備をするからです。

参加者が会議の内容を理解していなかったり、何も準備をしていないと、会議の時間が無駄になる可能性があります。

会議内容の説明が、メール本文で長くなってしまう場合、会議内容の概要をメール本文に記載して、詳細は資料として添付するといいでしょう。

会議で資料を使う場合、Web会議案内メールに資料を添付します。

会議当日に資料を配布すると、資料を読む時間が必要となり、その分会議が長引き、審議の時間が短くなってしまいます。

メール本文に、「会議当日までに添付資料にお目をお通し下さい」と明記しておきましょう。

件名：７月１日　10：00～のオンライン会議のご案内

本文：

株式会社〇〇

鈴木様

いつもお世話になっております。

●●株式会社の山田でございます。

下記のとおり、Web会議の日程が決まりましたのでお知らせいたします。

打ち合わせは、Web会議システムで実施いたします。

システムの利用については、以下ご確認のほどよろしくお願いいたします。

日時：2023年7月24日（月）10:00〜11:00
議題：新商品の説明
弊社参加予定者：鈴木、山田
Web会議ルーム：https://********
ログインID：
パスワード：

Web会議システムは、以下の環境でご利用をお願いいたします。

会議開始の10分前から接続可能な状態にしておきますので、接続環境が心配な場合はお早めに接続をお願いいたします。

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■対象ブラウザ
Google Chrome
Microsoft Edge
※対象ブラウザの場合、アプリのダウンロードは不要です。

■対象ブラウザ以外の場合
URLにアクセスし、アプリをダウンロードしてください。
ダウンロードののち、再度URLにアクセスし、「接続する」をクリックしてください。
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また、Web会議のトラブルの際には、以下の電話番号までご連絡をお願いいたします。

担当：山田
携帯：000-0000-0000

ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。

なお、会議で使用する資料を添付しましたので、事前に目を通していただけますと幸いでございます。

よろしくお願いいたします。

今回は、Web会議案内メールの書き方について解説しました。

５W1Hや箇条書きを使って、会議開催日時、参加者、Web会議の内容を明確に記載すると、読み手に伝わりやすくなります。

また、事前に資料や情報を共有しておくと、会議当日の進行をスムーズにできるでしょう。

手間を極力なくせるようにするために、Web会議の内容をわかりやすく記載しましょう。