日程調整メールの書き方、メリットや注意点について解説
2023.08.29
会議や商談などの日程調整をメールですることがよくあります。
失礼な日程調整メールを送信してしまうと、取引先からの印象が悪くなり、機会損失につながることがもあります。
そのため、適切なメールの文面やマナーを把握しておくと、円滑にコミュニケーションをとることができます。
今回は、日程調整メールの書き方、メリットや注意点について解説します。
日程調整メールの書き方
日程調整メールの書き方について解説します。
わかりやすい件名を書く
件名は、ひと目でどのような用件なのかがわかるように簡潔に書きましょう。
そうすることで、相手にメールの重要度が伝わったり、他のメールに埋もれてしまうことを防ぐことができます。
日程調整メールの場合は、「お願い」といったように、相手に何をしてほしいのかが件名だけで把握できるようにしましょう。
日時・目的・所要時間を記載する
日程調整メールを送る際は、日時や目的、所要時間について記載しましょう。
会議のアポイントを取ることになった場合、いつどこで何について議論する会議なのかを明記すると、相手が参加するかどうかを検討しやすくなります。
候補日を複数書く
日程を調整する際には、複数の候補日を提示するといいでしょう。
候補日を1つだけを書くと、相手がその日都合が悪い場合、再度、別の日を打診しなければならず、何度もやり取りすることにはり、なかなか日程が決まらないからです。
候補日を3つほど出すと、調整がしやすくなります。
日程調整をメールで行うメリット
日程調整をメールですると、どんなメリットがあるのか見てみましょう。
複数の参加者の日程調整がスムーズにできる
電話で日程調整すると、参加者1人1人に電話をしなければいけないため、時間と手間がかかります。
ですが、メールは、CCやBCCによって一斉にメールを送信できるため、複数の参加者がいても、日程調整連絡を1回で済ますことができ、非常に効率的です。
また、履歴が残るため、全参加者に連絡したかどうかや、全参加者から日程調整メールの返信が届いたかどうかの確認が容易にできます。
やり取りが履歴として残る
日程調整メールは、電話でのやり取りと異なり、履歴を残すことができます。
やり取りの履歴は、日程を調整する時だけでなく、決まった日程の確認もできるため、勘違いをしたり、異なる解釈をするリスクを減らすことができます。
日程調整から当日まで、長期間時間が空いてしまう場合、すぐに内容を確認できるように、わかりやすい件名をつけるといいでしょう。
参加者の仕事の手を止めない
日程調整メールは、電話と異なり、忙しい時に対応する必要がないため、参加者の仕事の手を止めないというメリットがあります。
ですが、参加者は、翌営業日に返信することがマナーです。
日程調整メールの押さえておくべき注意点
日程調整メールを作成する時には、ビジネスマナーに則って、押さえておかなければいけない注意点があります。
どんな注意点があるのか理解して、失礼のないメールを作成しましょう。
宛先を用途によって使い分ける
メールには、「To・Cc・Bcc」といった用途によって異なる宛先があります。
宛先には役割があるため、間違った使い方をしてしまうと、業務に支障をきたすおそれがあるため、注意しましょう。
「To・Cc・Bcc」の役割は、以下の通りです。
To: 対応してほしい相手
Cc: 情報共有をしてほしい相手
Bcc: 送信相手の中で連絡先の共有ができない相手
セミナーの日程確定連絡のように、参加者同士が面識がない場合は、参加者のメールアドレスをメールで共有しないようにしなければいけません。
「To・Cc・Bcc」それぞれの機能を理解して、状況に合わせて使い分ける必要があります。
件名は25文字以内にする
日程調整をスムーズに行うために、相手にわかりやすい件名を書くことが大切です。
ビジネスメールの受信数は、1日50通以上と言われているため、わかりにくい件名を書いてしまうと、後回しにされたり、気づかれない可能性があります。
そのため、件名は、全角25文字以内で記載するといいでしょう。
クッション言葉を使う
相手とのコミュニケーションを円滑に進めるために、クッション言葉を使うといいでしょう。
クッション言葉とは、ストレートに言ってしまうときつくなりがちな言葉をやわらげてくれる言葉のことです。
クッション言葉を使うと、相手への配慮や思いやりを示すことができるため、伝えにくいことが伝えやすくなります。
例えば、「恐れ入りますが」「ご多忙中とは存じますが」といった言葉が挙げられます。
状況によっては日時の提案をしない
日程調整は、相手がセミナーや商談などを承諾していることが前提となります。
相手の承諾がないにもかかわらず、具体的な日時を提示して日程調整をすることは、失礼になるため、止めましょう。
初めてやり取りをする相手には、打ち合わせの機会をいただけるかどうか、先にお伺いをたてましょう。
緊急時には電話をする
日程調整は、メールでするのがおすすめですが、緊急時に、日程変更の依頼をすることが出てくることもあります。
その際には、電話で相手に伝えましょう。
確定した日程を変更するリスケは、相手に迷惑をかけてしまうため、そのようなことにならないようにしましょう。
商談の希望日を提示する場合の例文
商談の希望日を提示する場合の例文を見てみましょう。
件名：
商談の日程のご相談
本文：
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつもお世話になっております。
株式会社△△営業部の鈴木と申します。
先日は、弊社の商品につきまして、商談のご希望をいただきまして、誠にありがとうございます。
早速ではございますが、サービス内容や導入の流れといった詳しいご説明のため、よろしければ貴社にお伺いして、30分ほどお時間をいただければと考えております。
つきましては、下記よりご都合のよろしい日程をご連絡いただけますでしょうか。
・4月1日(月)13：00～：15：00
・4月2日(火)13：00～：15：00
・4月3日(水)13：00～：15：00
上記日程でのご調整が難しい場合、恐れ入りますが、山田様のご都合のよろしい日程を、いくつかご教示いただけますと幸いでございます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願い致します。
△△株式会社
営業部 鈴木翔
Mail:△△＠△△.co.jp
Tel:03-1234-5678
まとめ
今回は、日程調整メールの書き方やメリットなどについて解説しました。
日程調整メールは、成果を得るためのプロセスの第一歩であり、取引先との最初のコンタクトになることもあるため、重要です。
そのため、ミスをしたり、言い回しによって、相手に不快感を与えないように注意する必要があります。
注意点を把握して、相手が返信しやすい文章を工夫して、円滑なコミュニケーションを意識しましょう。