事務所の移転のタイミングや必要な手続きについて解説
2023.11.07
事務所を移転することは、企業にとって転機になります。
事務所を移転する際には、さまざまな作業や手続きが必要となるため、スケジュール管理が必須です。
今回は、事務所の移転のタイミングや必要な手続きなどついて解説します。
事務所移転のタイミングとは？
事務所移転の時期は、会社の決算期と重なる1月〜3月が多いです。
決算前に事務所を移転することによって、経費を消化して、節税するためです。
その次に、事務所移転の時期として多いのは、9月〜12月頃です。
年末の慌ただしくなる前に移転をするためです。
また、5月は、新入社員が入社してひと段落するため、この時期の事務所の移転も多いです。
個人の引っ越しの多い3月〜4月と年末で業者の手配がしづらい12月は移転をしないほうがいいでしょう。
事務所の移転の理由とは？
どんな理由で、企業が事務所を移転するのでしょうか。
近年は、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、企業が密を避けるために、テレワークを実施したことによって、事務所が以前ほど必要なくなり、小さな事務所に移転する企業が増えています。
業績悪化によって事業を縮小するために、小さな事務所に移転することもあるでしょう。
一方、業績が好調で、従業員が増えて、事務所が狭くなった時に、より大きなオフィスに移転することもあるでしょう。
事務所移転が決まったらするべき手続き
事務所を移転する際には、さまざまな手続きが必要です。
これらの手続きを適切に進めると、事務所がスムーズに移転できます。
では、具体的に、どんな手続きをするのか見てみましょう。
借りているオフィスを解約する
まずは、現在借りているオフィスの解約をします。
契約書にある解約の規定を確認しましょう。
解約には一定の事前通知期間が必要で、これを守ると違約金の発生を回避できます。
一般的には、オフィスを退去する6カ月前に、オーナーや管理会社に解約通知を出しますが、小さいオフィスの場合は3カ月前に解約通知を出すこともあります。
オフィスの解約の際には、オフィスの清掃や設備の確認を忘れずにしましょう。
電話回線やインターネット契約の更新と解約
電話回線やインターネット契約を更新したり、解約をする手続きをします。
これらの手続きを事前にしておくと、新しいオフィスに移転した時に、業務がスムーズに行えます。
まず、契約期間や解約条件を確認して、解約に関する事前通知期間がいつなのか把握します。
新しい事務所の回線の可用性や速度を確認した上で、最適なプランを選びましょう。
また、この時に、新しい事務所の住所などを知らせておくといいでしょう。
解約手続きをすると、使用していた回線機器の返却をしなければいけない場合がありますので、追加料金やトラブルが発生しないように、早めに手続きをするといいでしょう。
取引先に事務所の移転を知らせる
事務所の移転が決まったら、移転後の取引を円滑にして、信頼関係を維持するために、取引先に通知します。
具体的には、新しい事務所の住所やアクセス、連絡先を伝えましょう。
通知方法は、メール、電話、手紙など、取引先のコミュニケーション方法に合わせるといいでしょう。
銀行口座やクレジットカードの登録情報を変更する
銀行口座やクレジットカードなどの情報を変更します。
これを怠ってしまうと、給与の支払いや円滑な取引ができなくなるおそれがあります。
変更手続きは、オンラインフォームや書面を提出することで行えますので、移転後の新しい住所などの正確な情報を知らせましょう。
また、従業員からの信頼を維持するために、従業員にも、給与振込情報の変更を知らせて、給与支払いが滞らないように注意しましょう。
事務所移転に必要な手続き
事務所移転に必要な手続きには、どのようなものがあるか見てみましょう。
労働基準監督署で手続きする
事務所を移転する際に、従業員の労働時間、賃金、休日といった労働条件が変わるため、労働基準監督署に届ける必要があります。
こうすることで、企業が、従業員の権利を守って、労使の合意を反映したものとなるように正確に記入しましょう。
移転後の新しい事務所の労働条件、変更の理由などを記載します。
従業員の同意が必要な場合、適切な手続きを踏んで同意を得ることも大切です。
年金事務所に連絡する
事務所の移転に際して、従業員の年金情報を更新する必要があります。
年金事務所への連絡を忘れてしまうと、従業員が将来の年金受給をできなくなるおそれがあります。
年金事務所に、移転後の新しい事務所の住所などを伝えましょう。
手続きは、所定のフォームに従業員の基本情報や事務所の変更内容を記入して、必要な書類と一緒に提出します。
年金情報の変更手続きは、従業員の将来に影響を与えるため、必須事項ですので、適切な手続きを行いましょう。
法務局で移転登記変更申請をする
法務局で移転登記変更申請が必要となります。
これをすると、新しい事務所の所在地が登記されて、法的な位置づけが更新されるのです。
移転登記変更申請は、新しい事務所の住所や所有者情報を提出します。
申請をすると、法務局が審査をします。
審査が完了したら、正式な移転登記が行われます。
税務署で手続きをする
税務関連情報の変更手続きをする必要があります。
この手続きをすると、正確な税金申告と納税ができます。
まず、新しいオフィスでの法人税や所得税の申告書類を作成し、税務署に提出します。
そうすると、適切な税金の評価がされます。
また、消費税の取引先情報や税率の変更も行っておきましょう。
上記以外にする手続き
・定款の変更
・事業開始等申告書
・防火対象物使用開始届出書
・消防計画作成（変更）届出書
・防火・防災管理者選任（解任）届出書
・車庫証明の取得（社用車がある場合）
提出期限が定められているものもあるため、移転前にリスト化しておくといいでしょう。
事務所移転にかかる費用の目安
事務所を移転すると、引越費用や不用品の処分費用などさまざまな費用がかかります。
どんな費用がかかるのか見てみましょう。
引越費用
引越費用とは、旧事務所から新事務所へ、パソコンや書類などを運ぶ際にかかる費用のことです。
企業の状況によって異なりますが、従業員1人あたり3万円程度が目安と言われています。
多くの引越し業者は、4時間制や8時間制といった時間制による料金形態と、100kmを基準とした距離制による料金形態を導入していることが多いです。
時間や距離が超過すると、追加料金が発生するシステムになっています。
運搬する荷物の数や料金形態を出してみて、引越費用をシミュレーションしてみるといいでしょう。
原状回復費用
原状回復費用とは、事務所を借りる前と同じ状態に回復させるための費用のことです。
原状回復は、退去時に借主がすべきこととなっています。
利用した状態が悪かったり、内装を改造していると、現状回復に時間や手間がかかるため、費用が高くなります。
通常、敷金を使って、現状回復費用をカバーして、足りない分を支払うことが多いです。
1坪あたり3万円程度が相場だといわれていますが、場合によっては1坪あたり4〜5万程度かかる場合もあります。
不用品廃棄費
不用品廃棄費は、新事務所で使用しないものを廃棄する時にかかる費用のことです。
リサイクル業者に買い取ってもらえれば、その換金を引越費用に充てることができたり、環境保護にもなります。
各種手続きの費用
事務所の住所が変わると、さまざまな手続きが必要になり、その費用がかかります。
例えば、以下の費用がかかるでしょう。
・名刺やパンフレットの再作成の費用
・登記の変更（3万円程度）
住所が記載してあるものは全て再作成しなければいけないため、それなりの費用がかかります。
内装工事費
内装工事費は、1坪あたり10万円程度が目安となります。
ですが、デザインに凝った事務所にすると、予定より費用が増大する可能性があります。
事務所移転の費用と手間を削減する方法
事務所を移転すると、費用が多くかかります。
事務所移転費用や手間を削減する方法として、バーチャルオフィスをおすすめします。
バーチャルオフィスを使うと、都心一等地の住所を利用して、オフィスの家賃などの固定費を抑えることができます。
バーチャルオフィスを選ぶなら、ブルームがおすすめです。
ブルームは、東京都新宿区西新宿のビジネス一等地の住所を、業界最安値の月額300円から貸し出しています。
バーチャルオフィスの検討にあたって何かお困りのことがございましたら、バーチャルオフィスブルームにお気軽にお問い合わせください。
