「わかりやすいWeb会議の案内メールを作りたい」と考えている方は、少なくないでしょう。

Web会議（オンライン会議）を実施するには、ZoomなどのWeb会議システムで発行した接続URLを案内メールで送付する必要があるため、慣れていないと、手間に感じてしまうことがあります。

Web会議とは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスとネット環境によって、場所や時間を問わずに顔を合わせてコミュニケーションを取れる会議のことです。

Web会議の要点をまとめて、入室用のURLを送るメールのことを、「Web会議案内メール」と呼び、開催者が事前に出席者に送ります。

Web会議招待メールとも言います。

メールに記載する内容は、開催日時、参加案内、Web会議に参加するためのURLなどです。

Web会議案内メールは、会議内容を事前に確認したり、当日の進行をスムーズにするために送られています。

会議をするためには、出席者が会議の場所にいることが重要ですので、出席予定者のスケジュールを押さえる必要があります。

では、読みやすく内容が正しく伝わるWeb会議案内メールを作成するコツをご紹介します。

メールの件名は簡潔にして、会議のだいたいの内容がひと目で伝わるようにしましょう。

短文で要点が分かるような件名を考えてみてください。

以下に例を挙げます。

件名：新製品発売に関するお打ち合わせの件（○○月○○日）

件名：【○月度】定例会議のご案内

件名：【要確認】次期予算会議開催のお知らせ

何についての会議をするのかが、相手に伝わる件名にしましょう。

「5W1H：（Who（誰が）When（いつ）、Where（どこで）、What（何を）、Why（何故）、How（どのように））」を使って、重要な日時などを知らせます。

長文ではなく、箇条書きにして、日時・開催場所・会議の内容などが、ひと目で出席者に理解できるようにしましょう。

日時を告知する場合は、時間を「11：00」、「14：30」のように24時間制で記述するといいでしょう。

メールを受け取った方が会議に出席するようにするには、会議の目的を具体的に記載することも重要です。

会議の主旨が分かりにくいと、メールを最後まで読まないで欠席する人が出てくるかもしれません。

Web会議は、メールで送ったURLから相手に入室してもらいます。

Web会議の初心者には、当日の流れや参加方法をメールで簡単に説明しておくといいでしょう。

Web会議で必要になる資料は、案内メールと一緒に送信しましょう。

事前に送信すると、出席者が資料を読むことができ、会議の内容が理解できるため、質問を考えてくることもできます。

資料を共有しておくと、会議時間の削減や進行をスムーズにできるため、Web会議の案内メールを送る際は、資料のデータを添付しましょう。

Web会議の前日か当日の朝に、「本日　○○時よりお打ち合わせさせていただきます」とお知らせするリマインドメールを送付しましょう。

出席者が会議のことを忘れてしまっていることがありえるからです。

そうならないようにするために、Web会議の前日か当日に、リマインドメールを送付して、出席者に思い出してもらうようにしてください。

ここでは、Web会議の案内メールの例文をご紹介します。

件名：【Web会議のご案内】〇〇会議のお知らせ

株式会社A
山田様

いつもお世話になっております。

株式会社Bの鈴木です。

この度は、お忙しいところを、お打ち合わせの機会を設けていただき、誠にありがとうございました。

オンラインミーティングの日時が決定しましたので、以下にご案内を差し上げます。

お手数ですが、事前にご確認いただければ幸いです。

【オンラインミーティング　開始予定日時】
4/1（月）13:00～

開始時刻になりましたら、Webカメラ内蔵のパソコンやスマートフォンで、以下のURLをクリックして、アクセスをお願いいたします。

・接続URL　https:// 〇〇〇〇
・ミーティングID: 〇〇〇〇
・パスワード: 〇〇〇〇

Web会議システム「○○○」で接続します。

【事前ダウンロードが必要な場合】事前に以下からアプリのダウンロードをお願いいたします。
https://
【事前ダウンロードが不要な場合】事前のダウンロード等は必要ございません。

ご事情で、お打ち合わせの時間変更・延期・キャンセルされたい場合は、お気兼ねなくご連絡ください。

【お客様の声・導入事例】

参考として、弊社のお客様の事例を以下にご紹介いたします。
お手すきの際にご確認いただければ幸いです。

・お客様事例タイトル
https://
・お客様事例タイトル
https://

【資料ダウンロード】
・〇〇（商品・サービス名）　カタログ　ダウンロード
https://
・〇〇（商品・サービス名）　チラシ　ダウンロード
https://

ご質問などがございましたら、お気兼ねなくご連絡ください。

今後ともよろしくお願いいたします。

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署名
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今回は、Web会議案内メール作成のコツや例文についてご紹介しました。

基本的なメール作成のコツが身についていれば、Web会議案内メールの作成はそれほど難しくないでしょう。

注意したい点は、箇条書きで要点を見やすくまとめることや、5W1Hを使って簡潔に記載することなどです。

多くの方に会議へ参加していただけるよう、どなたにでも分かりやすく伝わりやすいメールを作成しましょう。

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