報連相はいつするのがいい？報連相のタイミングの重要性と適切な伝え方
2024.08.04
報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の3つをまとめた造語で、ビジネスにおけるコミュニケーションの基本です。
仕事をスムーズに進めるために欠かせないものですが、報連相のタイミングが適切でないと、報連相が伝わりにくくなってしまいます。
今回は、報連相のタイミングの重要性と適切な伝え方について解説します。
どのような時に報連相をすればいい？
ミスやトラブルが起きた時
進捗報告する時
スケジュールが変更になった時
報連相の目的
では、報連相をする目的とは何でしょうか？
以下で見てみましょう。
業務の効率化
業務の効率化は、報連相の目的の1つです。
従業員が上司に業務の進捗報告をすると、上司は、適切なタイミングでフォローできます。
そうなると、業務がスムーズに動くため、業務の効率化につながります。
ミスの防止
ミスやトラブルを防止するためにも、報連相をします。
トラブルが起こった時に、従業員が上司にすぐに報告をすれば、上司が相手に謝罪をして迅速に内容を改善することができます。
従業員がミスをしても、その経緯や対策をチーム内で共有すれば、他の従業員が同じミスをしないように注意することができます。
問題の早期解決
業務上の困りごとや疑問点などがある場合、上司に相談すると、適切なアドバイスを得ることができます。
自分一人だけで悩んだり試行錯誤するよりも早く問題解決につながります。
報連相をしないほうがいい時とは
相手が忙しい時
相手が会話をしている時
何度も報連相をする時
報連相で大切なポイント
ここでは、報連相で大切なポイントについてご紹介します。
指示した上司に報告する
他の従業員を介して報告することは、報告とではありません。
指示を出した上司に直接報告することが、ビジネスマナーです。
重要な案件はすぐに報告する
上司が忙しそうにしていることを理由に報告が遅れると、仕事に支障をきたします。
対策をしなければいけない報告や、関係者にフィードバックしなければいけない案件の場合、すぐに上司に報告しましょう。
結論から伝える
まず、結論を上司に伝えます。
結論から話すとコミュニケーションコストを削減することができるからです。
途中経過・原因・分析は、上司から話すように言われたら、詳しく説明しましょう。
前置きはできるだけ短くし、言い訳や苦労話は不要です。
「事実」と「意見」は分けて報告する
客観的な事実を正確に伝える必要があります。
自分の意見を述べたい場合は、事実を報告した後で、「あくまでも私見ですが」と断ってからにしましょう。
事実と意見を一緒に報告すると、上司が状況を把握できず、間違った解釈をする可能性があります。
口頭報告か文書報告かを選ぶ
緊急を要する案件や伝えるだけの報告の場合は、口頭で伝えましょう。
上司が不在の場合は、電話で報告します。
報告する内容が複雑な場合、データや図表など適切な資料を添えて、説明する必要がありますが、まず、口頭で結論だけ話しておいて、その後すぐに文書による報告をしましょう。
口頭で報告する時にはメモを持参する
上司は、報告をもとに対応策などを指示するため、口頭で報告をする際は、必ずメモを取りましょう。
メモを持参することは、報告をする時だけでなく、相談する際にもメモを持参しましょう。
まとめ
報連相を適切に行うと、作業が効率化し、人間関係を調整することができるため、タイミングを考えて配慮する必要があります。
そのため、内容の明確さやタイミングなどに注意しなければいけませんが、意識して繰り返していると身に付きます。
報連相をスムーズに行えると、仕事が進めやすくなり、人事評価も上がる可能性がありますので、実践してみましょう。
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