初めて会議の案内メールを送ることになったら、どうしたらいいのか不安を感じるのではないでしょうか。

会議の開催をメールでする際には、正しい情報を分かりやすく伝えることが大切です。

そのためには、いくつかの押さえるべき点があります。

今回は、会議案内メールを作成する時のコツと注意点について解説します。

会議案内メールとは、会議の日時や場所、会議のテーマなどの詳細を案内するメールのことです。

会議案内メールは、多くの参加者に理解できるように、簡潔でわかりやすく作成する必要があります。

会議案内メールには、以下の項目を記載します。

・宛名
・冒頭の挨拶
・会議開催告知
・会議詳細
・文末の挨拶
・問い合わせ先

では、読みやすく、内容が正しく伝わる会議案内メールを作成するコツをご紹介します。

メールの見落としがないように、件名を工夫する必要があります。

社内会議であれば【会議出席依頼】と件名に明記して、メールが埋もれないようにしましょう。

参加可否の返信が必要であれば、件名に【要返信】をつけます。

メールソフトによって異なりますが、多くの場合、長い件名は全文が表示されません。

「何の会議をするのか」や重要度を件名に記載しておくと、相手に伝わりやすくなります。

会議案内メールは、1スクロールで趣旨が理解できる量にしましょう。

会議案内メールでは、会議の開催に関する内容を伝えることが趣旨ですので、凝った表現や起承転結の文章は必要ありません。

まず、必要な用件を伝えて、続く部分で会議の目的など詳細を説明すると、相手は読みやすいでしょう。

（Who（誰が）When（いつ）、Where（どこで）、What（何を）、Why（何故）、How（どのように））」を意識して、会議案内メールを作成しましょう。

また、会議の日時・開催場所・会議の内容などの要点が、ひと目でわかるように、箇条書きにするといいでしょう。

また、日時を告知する場合は、時間を「11：00」、「13：30」などのように24時間制で記述するといいでしょう。

会議の日時や場所を箇条書きにする際には、「・」（なかぐろ）や「：」（コロン）、区切り線などの位置を揃えて、見やすいレイアウトにしましょう。

記号や見出しの位置を揃えるだけでも整った印象を与え、メールを読みやすくできます。

地図の画像を貼り付ける場合、開くツールによってズレが生じることがあるため、マップツールで開けるURLやPDFにした地図画像を添付します。

会議で資料を使う場合は、会議案内メールに資料を添付します。

会議当日に資料を配布すると、資料を読み上げることに時間を取られて、会議に集中できなくなります。

会議案内メールに資料を添付して、「当日までにご確認ください」と記載しておきましょう。

また、「資料を添付しています」と一言を添えて、相手は資料が添付されていることを認識できるでしょう。

会議案内メールを送る時の注意点について、確認しておきましょう。

ビジネスメールを送る時には、丁寧な文章を書こうとして、冒頭の挨拶文が長くなりがちです。

ですが、会議案内メールでは、丁寧さよりも日時や場所など会議の必要事項を簡潔に伝えることが大切です。

冒頭の挨拶文は、「お世話になっております」や「お疲れ様です」だけにして、すぐに本題に入りましょう。

会議の前日に、翌日の会議についてのメールが届くと、予定が入っていて参加できない人もいるでしょう。

会議の参加者が多いほど、スケジュール調整が必要になるため、会議の2～3週間前までには、会議案内メールを送りましょう。

会議の参加者の中には、会議があることを忘れている人がいるかもしれません。

そのような事態を防ぐために、会議の前日や当日の朝に、｢明日は（本日は）◯時より◯◯の会議よろしくお願いいたします｣のようなリマインドのメールを送りましょう。

会議のキーパーソンが出席できなかった場合、会議が成立しなくなってしまいます。

毎日、たくさんのメールを受け取っていると、メールが埋もれてしまったり、返信が後回しにされることがあります。

また、メールの作成には時間がかかるため、返信にストレスを感じることもあるでしょう。

そのため、ひな形を利用すれば、下記のように、〇×で回答ができるため、メールの作成に時間を取られずに済みます。

【　】←参加の場合：〇　/　不参加の場合：×

ひな形を使うと、返信遅れや返信忘れを回避できます。

件名：〇〇のお打ち合わせの件

本文：

株式会社〇〇　

営業部主任　〇〇様

いつもお世話になっております。

△△株式会社の△△です。

〇〇のお打ち合わせについて、日程が決まりましたのでお知らせいたします。

・お打ち合わせ詳細
日時：〇月〇日（〇曜日）13:00～15:00
場所：弊社3F　会議室
住所：東京都〇〇区〇〇1-1-1 （添付いたしました地図をご参照ください）

議題：1.新製品の概要説明
　　　2.新製品の値段と納期
　　　3.導入における従業員研修と課題

参加者：貴社　部長　〇〇様、課長　〇〇様
　　　　弊社　営業部△△、△△

ご準備いただくもの：本メールに添付した資料をお持ちください。

以上、詳細をご確認の上、お早めにメールで確認済みの旨ご返信ください。

ご不明な点やご質問などございましたら、私〇〇までお知らせください。

当日は、何とぞよろしくお願い申し上げます。

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会社名＋部署名
氏名住所
電話番号
携帯電話番号
メールアドレス
WebサイトURL

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自社の上司や関係者に会議の案内を知らせるメールの例文をご紹介します。

件名：【要返信】◯◯部　新商品の会議のお知らせ

本文：

◯◯部各位

お疲れ様です。

先日お伝えしましたように、新商品の会議を◯月◯日に行うことになりました。

詳細は以下のとおりです。

日時：◯月◯日（◯曜日）10:00〜11:00
場所：3階 会議室A
参加者：◯◯部全員
議題：新商品の企画
資料：本メールに1部添付

欠席の場合、◯日までに理由と一緒に、◯◯部長に連絡を入れてください。

よろしくお願いいたします。

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署名
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会議案内メールは、簡潔でわかりやすいことが重要です。

メールが埋もれて確認されなかったり、何度もやりとりが発生しないように、コツを押さえたメールを作成しましょう。

また、参加者が会議を忘れないようにするために、会議案内メールは、前日や当日にリマインドメールを送信してアフターフォローをしておきましょう。

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