コミュニケーションギャップとは？コミュニケーションギャップの原因と改善方法

コラム

2024.08.08

ビジネスでは、情報共有や上司からの指示、商談など、業務を進める上で、コミュニケーションが不可欠です。

ですが、「自分の考えや主張がうまく相手に伝わってない」と思ったことはないでしょうか。

そのような状況が発生している場合、コミュニケーションギャップが起きている可能性があります。

コミュニケーションギャップが起こらないようにするために、問題点を理解して、コミュニケーションギャップの改善を進めましょう。

今回は、コミュニケーションギャップの原因と改善方法について解説します。

コミュニケーションギャップとは

コミュニケーションギャップ（Communications Gap）とは、価値観や世代、理解度の違いなど、さまざまな要因によって、話が正しく伝わらない状態のことを意味します。

伝えたかった事と伝わった事との間に大きな差が生じてしまい、それは、ストレスの原因になるだけでなく、重大なトラブルを引き起こすおそれもあります。

コミュニケーションギャップは、長い文章や膨大な情報量を伝える時に発生するのではありません。

短い文章や少ない情報量でも起こるため、コミュニケーションギャップが起きないように注意する必要があります。

コミュニケーションギャップが起こる原因

コミュニケーションギャップは、誰にでも起こります。

では、どのような原因によって、コミュニケーションギャップが生じるのか、以下で見てみましょう。

お互いの認識がずれている

お互いの認識にずれがあると、コミュニケーションギャップが起こります。

例えば、上司が複数の業務の指示をして、重要な業務を優先して取り組んでほしかったのに、部下は簡単な業務から取りかかったといったケースです。

情報共有の方法が不適切である

不適切な情報共有をしていると、コミュニケーションギャップが発生します。

例えば、一部の従業員にだけ情報共有が遅れてしまったといったことが挙げられます。

お互いの持っている情報が違うと、その状態で話が進むため、コミュニケーションギャップが起こります。

チームや組織内で情報共有の方法を統一して、情報の伝達に誤りが出ないように注意する必要があります。

会話に集中していない

会話に集中できなくて、聞き間違いや聞き逃しあると、コミュニケーションギャップが起こります。

仕事に追われている時などで、聞いた単語だけで全てを把握したと勘違いしていると相手が言ったことと違う解釈をしてしまいます。

ジェネレーションギャップが起きている

世代によって、社会情勢や労働環境は違うため、自分の世代の感覚で別の世代の従業員とコミュニケーションを取ると、理解をしてもらえないことがあるでしょう。

立場が違う

上司と部下、役員と従業員といった立場の違いによって、コミュニケーションギャップが生じることがあります。

例えば、上司は「部下が指示したとおりにしない」と思っていても、部下は「上司がきちんと指示してくれない」と思っているようなケースが挙げられます。

上司と部下では、スキルや経験が違うため、上司の指示と部下が欲しい指示に、差が出る可能性があります。

コミュニケーションギャップによって起こる弊害

コミュニケーションギャップは、さまざまな弊害を生み出します。

コミュニケーションギャップによる弊害を把握し、課題を改善しましょう。

業務の生産性が低下する

コミュニケーションギャップは、生産性を低下させます。

コミュニケーションギャップによって、情報共有がうまくおこなわれていないため、間違った情報を伝達することによって、業務をやり直ししなければいけなくなり、余計な時間がかかります。

自分の業務が停滞するだけではなく、現場をも巻き込むこともあり、そうなると、現場の生産性の低下にも繋がります。

従業員が離職する

コミュニケーションギャップのある職場では、従業員が離職する可能性が高まります。

コミュニケーションに課題を抱えたまま放置すると、従業員のモチベーション低下や人間関係の悪化につながるからです。

企業の競争力が落ちる

コミュニケーションギャップの問題を抱えている企業は、競争力の低下を招く可能性があります。

消費者行動が多様化している現在、企業は、組織力を高めて、迅速な経営アクションを求められていますが、スムーズなコミュニケーションが行われていない職場では、情報伝達の速度が遅いです。

そのため、顧客の反応や現場の実態などの重要な情報が伝わりにくくなってしまい、適切な経営判断を下せなくなるおそれがあります。

そうなると、競合他社に遅れをとって、業績の悪化が懸念されるでしょう。

コミュニケーションギャップの改善方法

コミュニケーションギャップを放置しておくと、企業活動における損失につながるため、企業全体でコミュニケーションギャップの改善に取り組みましょう。

共通言語を使う

認識のずれが生じないようにするために、組織内で、共通言語を使うことは重要です。

例えば、業界用語や社内用語など、誰でも理解できるような言葉を使ってコミュニケーションをすると、認識の違いを解消できます。

必要に応じて社内用語集を作成するのもいいでしょう。

報連相を徹底する

報連相（報告・連絡・相談）を徹底していると、認識のずれを解消できます。

ですが、部下は何を報連相すればいいのかわからないかもしれません。

そのため、管理職が、報連相を行いやすい環境や仕組みを整えるといいでしょう。

コミュニケーションを活発にする

普段からコミュニケーションが活性化されていない職場では、コミュニケーションギャップが発生しやすいです。

従業員同士が気軽に会話をして、発言できる環境を作っていくことは、コミュニケーションギャップを埋めるための重要ポイントです。

コミュニケーションツールを活用したりして、コミュニケーションのハードルを下げる工夫をしましょう。

聞いた内容を復唱する

聞き手が会話の内容を復唱すると、コミュニケーションギャップを防ぎやすくなります。

とくに、重要な業務内容の話をする際は、内容をしっかりインプットして、復唱でアウトプットすると誤解が減ります。

メモを取ってまとめたり、要点をチェックするようにしましょう。

まとめ

今回は、コミュニケーションギャップの原因と改善方法について解説しました。

コミュニケーションギャップは、大きなトラブルに発展する可能性があるため、解消しなければいけません、

社内のコミュニケーションを活性化させて、従業員同士の交流が深まれば、スムーズなコミュニケーションが期待できます。

社内のコミュニケーションのあり方を見直してはいかがでしょうか。

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