メールの宛先間違いや漏れに対してのお詫びの方法と防止策

コラム

2024.08.17

メールの宛先間違いや漏れは、誰にでも起こり得るミスです。

ミスによって、仕事への支障や情報漏洩などのトラブルに発展することもあります。

ですが、原因を把握し、対策を講じることで、再発を防止することができます。

今回は、メールの宛先間違いや漏れが起こる原因やと止策について解説します。

メールの宛先間違いや漏れが起きる原因とは

ほとんどのメールの宛先間違いや漏れの原因は、人為的なミスによるものです。

では、その原因について、以下で見てみましょう。

本文に宛名を書いていない

本文の冒頭に宛名を書いていないと、メールの宛先間違いや漏れが生じてしまいます。

メールでは、本文の冒頭に宛名を書くのがマナーで、宛名を書くと、メールアドレスと宛名の不一致や漏れに気づくことができます。

宛名を書く時に、メールアドレスを確認するようにして、メールの宛先間違いや漏れを防ぎましょう。

確認しなかった

確認をし忘れると、メールの宛先間違いや漏れが起きてしまいます。

仮に、宛先が間違っていたり漏れていたとしても、送信前に確認すれば、間違えに気づきます。

送信前の確認が習慣づいていないと、ファイルの添付漏れなど他のミスも生じてしまいます。

宛先を間違えて入力する

メールアドレスを間違って入力してしまうことも挙げられます。

メールには、「yama」と打つだけで「yamada@･･･」などのアドレスの候補を表示するオートコンプリート機能がついていることがあります。

このオートコンプリート機能を使って、メールアドレスを直接入力する時に、同姓の人や名前が似ている人などを選択してしまい、メールの宛先間違いが発生することがあります。

メールの宛先間違い漏れのお詫びの方法

メールの宛先間違いや漏れをしてしまったら、すぐにお詫びをしなければなりません。

では、お詫びの方法について見てみましょう。

メールでお詫びをする

メールの宛先間違いや漏れのお詫びをする時には、メールでお詫びをします。

電話やSNSなど、他の手段もありますが、メールのミスを他の手段を使ってお詫びをすると分かりづらくなることがあります。

そのため、間違った点を記載したお詫びメールを送りましょう。

重大な誤送信のお詫びは電話でする

重大な誤送信をしてしまって、相手に削除依頼をしなければいけない場合は、電話でお詫びをします。

例えば、社外秘のデータを誤って取引先に送信してしまった場合や、ある取引先に関する資料を別の取引先に送信してしまった場合などが挙げられます。

こういった重大なミスはすぐに対応しなければいけないため、電話でお詫びをして、その際に削除依頼をしましょう。

電話で詳細な説明ができない場合は、電話だけでなく、メールでもお詫びをした方がいいでしょう。

間違えに気づいたら、すぐにお詫びの連絡をする

ミスの大きさに関係なく、ミスに気づいたらすぐにお詫びの連絡をすることが重要です。

すぐにお詫びの連絡をすれば、被害を最小限に抑えることができるからです。

お詫びが遅くなるほど、相手は、いっそう不快感や不信感を抱いてしまうでしょう。

メールの宛先間違いや漏れに気づいたら、早急にお詫びの連絡をしましょう。

どのメールが間違っていたのかを記載する

お詫びメールを送る時に、どのメールが間違っていたのかを記載する必要があります。

「先ほど送信したメール」と伝えても、相手は、どのメールのことを言っているのかがすぐに分からないでしょう。

「いつ送ったメール」と具体的に明記すれば、相手は、間違いのあったメールがどのメールなのかがわかります。

原因と対応策を伝える

お詫びメールには、ミスの原因と対応策を記載する必要があります。

どうしてメールの宛先間違いや漏れが起こってしまったのかという原因と、今後の対策を相手に伝えましょう。

また、原因には、言い訳や嘘を書かずに、自分の間違いを素直に認めて、伝えましょう。

複数人へのメールにミスがあった場合、全員にお詫びする

複数人へのメールに宛先間違いや漏れがあった場合、全員にお詫びメールを送ります。

間違いがあった人や宛先から漏れていた人だけにお詫びのメールを送ったら、相手は、「自分だけが宛先から漏れていた」と不快な思いをする可能性があります。

全員にお詫びメールを送る時に、「宛先に不備がありました」と理由を記載して、特定の人が不快にならないように注意しましょう。

メールの宛先間違いや宛先漏れを防ぐ方法

どうすればメールの宛先間違いや宛先漏れを防ぐことができるのでしょうか。

ここでは、防止するための方法をご紹介します。

送信前に確認をする

メールを送信する前に、徹底して確認をしましょう。

例えば、宛先、本文の内容、誤字脱字、添付ファイルに注意して確認すると、ミスを減らすことができるでしょう。

第三者に確認をしてもらうことも、1つの方法です。

メール本文に宛名を書く

メール本文の冒頭に、宛名を書くことを習慣づけましょう。

宛名を書く時に、メールアドレスと照らし合わせて、間違いがないかを確認するといいでしょう。

注意喚起の設定をする

メールの送信前に、注意喚起のポップが出るように設定することもおすすめです。

取引先へのメールや複数人へのメールを送る時には、注意喚起の設定にするなど、必要に応じてツールの力を借りるといいでしょう。

まとめ

人為的なミスによって、ほとんどのメールの宛先間違いや漏れは起こります。

そのため、そのようなミスが出ないように、送信前の確認や注意喚起の設定をしましょう。

メールを送信したら、取消したり、編集ができないため、重大な誤送信が起きないように、確認することを習慣づけましょう。

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