訂正メールを送る際のポイントや例文について解説
2024.08.19
取引先に間違ったメールを送ってしまったことはありませんか？
間違いは、誰にでも起こりうることなので仕方がありませんが、その後の対応が重要です。
メールに間違いがあって、訂正メールを送る場合は、お詫びをすることがビジネスマナーとなっています。
今回は、訂正メールを送る際のポイントや例文について解説します。
訂正メールが必要な場合とは
訂正メールを送る時のポイント
個人情報や機密情報漏えいのような大きなトラブルに発展する可能性がある場合は、すぐに上司に報告し、指示を仰いでから対応してください。
すぐに訂正メールを送る
間違った情報を伝えてしまったことに気づいたら、すぐに訂正メールを送信しましょう。
緊急を要する場合は、まず電話で訂正し謝罪してからメールを送るなど、状況や間違えの内容に応じた行動をとる必要があります。
件名に訂正メールだと分かるように記載する
件名は、【訂正のおわび】のように【】（隅付きかっこ）を使うと強調できます。
訂正箇所を伝える
訂正メールでは、訂正箇所を分かりやすくする必要があります。
メールの内容に誤りがある場合は、間違えている箇所と訂正したい箇所を明確にしましょう。
例えば、下記のように、「誤」「正」を並べて、わかりやすく伝えるといいでしょう。
誤：生産数 10個
正：生産数 100個
訂正以外の内容を記載しない
再発防止対策と今後の姿勢を明記する
訂正メールの締めで、再発防止対策と今後の姿勢を明記して、謝罪します。
今後の関係が悪化しないように、丁寧に謝罪しましょう。
例：
今後は、このようなことがないように再確認を徹底いたしますので、何卒、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。このたびは誠に申し訳ございませんでした。
訂正メールの例文
間違いに気づいたら、すぐに対応することが重要です。
では、訂正メールの例文をご紹介します。
メールの内容を間違えた時の訂正メールの例文
件名：【訂正のおわび】展示会の日時につきまして
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
株式会社△△の△△です。
昨日お送りしたメールに、展示会の日時を間違えて記載しておりました。
大変失礼いたしました。
誤：11:00～17:00
正：10:00～16:00
場所は、ご連絡しましたように、「弊社2階 展示会場」でおこないます。
混乱を招き、誠に申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、再度ご確認のほどよろしくお願いいたします。
添付ファイルを間違えた時の訂正メールの例文
件名：【訂正のおわび】発注書につきまして
本文：
◯◯株式会社
◯◯様
株式会社△△の△△です。
先ほどお送りした発注書でございますが、添付ファイルに間違いがございました。
誠に申し訳ございません。
正しいファイルを本メールに添付いたしましたので、ご確認いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、先ほどのファイルは破棄していただければと存じます。
今後はこのような間違いをしないよう、再確認を努めてまいります。
このたびのファイル添付間違えにつきましては、大変申し訳ございませんでした。
訂正メールを送らないようにする工夫とは
間違ったメールを送ってしまうと、訂正連絡のために、時間と手間がかかってしまいます。
そのため、訂正メールを送らないようにする工夫が必要と言えます。
では、訂正メールを送らないようにするには、どうすればいいのか、以下で解説します。
送信前に確認を徹底する
誤送信対策のシステムを導入する
誤送信対策ツールとは、メールの誤送信を防ぐためのツールです。
ヒューマンエラーを防止したり、送信者の負担を軽減することができます。
添付ファイルの自動暗号化や、一定時間の送信を保留にできる機能がついたツールもあります。
まとめ
ですが、間違ったメールを送信してしまうことは誰にでも起こります。
どのような対応をするかが、非常に重要です。
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