タスク管理のコツとは？効率的にタスク管理をする方法などを解説
2024.08.19
「タスク管理を効率化するためにはどうすればいい？」と思っている方は少なくないようです。
業務をスムーズに進めるには、タスク管理が欠かせません。
実際、効果的なタスク管理ができる人は、仕事のパフォーマンスが高いと評価される傾向にあります。
ですが、タスク管理のコツを知らないと、「予定していたタスクが終わらない」ということになりかねません。
そこで今回は、効率的にタスク管理をする方法などを解説します。
タスク管理とは？
タスク管理とは、業務を効率的に進めるために、その業務で発生する一つひとつの作業を把握して管理することです。
タスク管理を行うメリット
仕事でタスクをうまくこなせるようになると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
以下で見てみましょう。
作業の優先順位がわかる
タスクの重要度と緊急度によって、作業の優先順位がわかることが、メリットです。
タスクがたくさん存在しても、まずどの作業をしなければいけないのかがわかっていれば、他の作業に着手せず、こなすべきタスクに専念できます。
業務全体を把握できる
業務全体を把握できることもメリットです。
例えば、タスク管理ツールを使っていると、メンバーそれぞれのタスクの進捗がリアルタイムで共有されます。
プロジェクトは、複数のタスクが組み合わさっているため、プロジェクト全体の進捗も確認できます。
担当者が明確になる
タスク管理をすると、いつまでに誰が何をすべきかが明確になります。
タスク管理によって担当者が明確になっていると、役割分担がきちんとできて、他の従業員とも連携しながら業務を遂行できます。
タスク管理のコツとは
効率的なタスク管理をするには、コツを押さえておくといいでしょう。
では、タスク管理のコツをご紹介します。
タスクを洗い出し具体化する
まず、やるべきタスクを洗い出しましょう。
すべてのタスクを洗い出すと、プロジェクトの全体像を把握できます。
タスクの洗い出しが済んだら、細分化して、タスクごとのボリュームを把握します。
次に、タスクの期限を決めましょう。
期限を決める時は、実現可能な期間を設定することが重要です。
タスクに優先順位をつける
それぞれのタスクの優先度を設定しましょう。
タスクの優先度をカテゴリに分けて整理して、重要なタスクを見逃さないようにしましょう。
例）
・重要かつ緊急：期日のある顧客対応、報告書の提出期限など
・重要ではないが緊急： 急な社内会議、営業電話など
・重要だが緊急ではない：新しいプロジェクトの構想など
・重要でも緊急でもない：社内の不要なやり取り、雑談など
タスクにかかる時間を把握する
複数のタスクを同時進行させたり、長期プロジェクトを進める場合は、ガントチャートを作成して、タスクの進行状況を視覚的に把握できるようにしておきましょう。
自分でやる仕事と任せる仕事を分ける
自分のタスクだけを増やし続けると、タスクに対応できなくなるでしょう。
他の従業員に任せられるタスクは、他の従業員に任せて、自分がやるべき重要な仕事に余裕を持って取り組めるようにしましょう。
スケジュールに余裕を持たせる
スケジュールに、適度なフリータイムを確保しましょう。
ビジネスでは、トラブルなどの予想外の事態が起こることもあります。
ですが、スケジュールが詰まっていると、完了すべきタスクが遅れてしまう可能性があります。
タスクを設定しない時間を作っておくと、トラブル起こっても、対応する時間を確保することができます。
マルチタスクをしない
複数のタスクを同時に進めると、タスクが変わるたびに、頭も切り替えなくてはいけません。
したがって、集中力が続かず、ミスが生じるおそれがあります。
一つのタスクに集中して完了させた方が、全体の生産性を向上させられます。
タスク管理に時間をかけすぎない
タスク管理の目的は、仕事をスムーズに進めることだからです。
タスク管理ツールを導入する
メモをしていると、タスクの遅延や確認漏れが起こりやすいです。
タスク管理ツールを使うと、そのような問題を減らすことができるため、業務効率の向上につながります。
ツールのリマインド機能を活用する
注意をしていても、タスクの抜け漏れが出てしまうことがあります。
タスク管理ツールのリマインド機能を活用すると、ツールがタスクの期日前にリマインドしてくれるため、タスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。
まとめ
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