商談メールとは？商談メールの適切な書き方や例文を紹介
2024.08.20
かつては、飛び込み営業や電話によるテレアポが、営業の手段でした。
ですが、時代の変化やインターネットの普及によって、メールで営業をする企業が増えています。
商談メールは、訪問営業やテレアポよりも手軽にできますが、文字でやりとりをするため、相手の興味を引いて商談につなげるのはなかなか大変です。
そこで今回は、商談メールの適切な書き方や例文をご紹介します。
商談メールとは
商談メールとは、自社の商品やサービスに興味を持ってもらい、それらを提案する時に送るメールのことです。
ビジネスでは、1日に膨大なメールを受信することも多いため、目に留まる工夫をしないと、メールが埋もれてしまい、メールを読んでもらえないこともあります。
そのため、商談メールは、相手の興味を惹き、返信を促し、「ぜひ利用したい」と思われる文章を書く必要があります。
商談メールには、以下の項目を記載します。
・件名
・宛名
・挨拶と自己紹介
・メールを送った理由や目的
・商談の提案
・結びの挨拶
・問い合わせ先と署名
商談メールの書き方
商談メールでアポを獲得するには、ポイントを押さえてメールを作成すると、成功率を高めることができます。
では、以下で具体的に見てみましょう。
件名は一目で内容がわかるよう記載する
件名は、一目で内容がわかるように、簡潔に記載します。
相手は、毎日たくさんのメールを受信しているため、件名の内容で、メールを開封するかを判断します。
したがって、件名には目的を示唆する具体的なキーワードを入れることが重要です。
長すぎる件名は、受信ボックスの一覧画面で省略されることがあるため、20文字ほどにしましょう。
例えば、「新サービス〇〇のご提案」と記載するといいでしょう。
宛名はコピー・ペーストする
挨拶文を記載する
宛名を記載したら、丁寧な挨拶文を記載して、相手への敬意を表現しましょう。
「お世話になっております。株式会社〇〇の山田と申します。」と記載すると、フォーマルな印象を与えることができ、ビジネスメールとしての礼儀を保つことができます。
やり取りをしたことのある会社へは、以下のように記載しましょう。
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
初めてメールを送る相手には、以下のように記載しましょう。
〇〇株式会社
〇〇様
突然のメールでのご連絡、大変失礼いたします。
私、〇〇という商品を扱う〇〇株式会社に勤めている営業の〇〇と申します。
結論から記載する
結論を冒頭に書くことによって、目的を直接に伝えて、相手の時間を節約することができます。
例えば、新製品のお知らせや特別オファーの提案といった、相手が知りたいと思う内容を最初に記載して、相手の関心を引くといいでしょう。
顧客のメリットを記載する
相手にどんなメリットがあるのかを理解してもらうと、商談のアポイントにつながりやすくなります。
例えば、「弊社のサービスを利用すると、貴社の業務効率が飛躍的に向上します」といった具体的なメリットを示すと、相手はメールの続きを読みたいと思うようになるでしょう。
複数のアポイントの候補日を提案する
アポイントの日程候補を伝える場合は、相手の都合を考慮して、3つ以上の日程候補を送りましょう。
複数の選択肢を提示することで、相手は自分のスケジュールに合う日時を選びやすくなります。
また、相手が他の日時を提案しやすいように、「ご都合に合わない場合は、ご希望の日時を教えていただけますでしょうか」と付け加えるのも効果的です。
お得なオファーの場合は、返信期限を設定する
期間限定のサービス提供など、お得な条件でのアポイントをメールで提案する場合、「本オファーは〇〇日までの特別提案となっております」と記載して、返信期限を記載しましょう。
こうすることによって、相手に決断を促し、アポイントの成立を早める効果が期待できます。
商談メールの例文
ここでは、シーン別の商談メールの例文をご紹介します。
新規顧客開拓のための商談メール
件名：〇〇サービスについて 商談のご案内 〇〇株式会社〇〇
本文：
株式会社〇〇
ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇株式会社営業部の〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見し、現在展開されている〇〇事業に関しまして、弊社サービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
弊社は、〇〇業界が抱える〇〇の課題を解決するためにお役立ていただいている、〇〇商品を取り扱っております。
このサービスは、現在100社でご利用いただいており、〇〇を平均で〇％向上させた実績がございます。
詳細の資料につきましては、下記URLよりご覧になれます。
[URLを添付]
貴社が同様の課題をお持ちでしたら、他社様の導入実績なども交えてご案内させていただきたく存じます。
つきましては是非詳細をご案内差し上げたく、ご商談の機会を賜れましたら幸いに存じます。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、以下の日程で、ご都合のよろしい時間をご教示いただきたく、お願い申し上げます。
[日程の候補]
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
上記の日時がご都合に合わない場合は、ご希望の日時をご教示いただけましたら幸いに存じます。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
既存顧客への商談メール
件名：〇〇の課題に有効な〇〇商品のご案内
本文：
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社営業部の〇〇でございます。
以前、弊社の〇〇商品をご利用いただき、誠にありがとうございました。
この度、弊社が新たに商品化した〇〇が、貴社の〇〇事業の目標達成にお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡を差し上げた次第でございます。
少しでもご興味をお持ちいただけましたら、訪問してご案内させていただきたい所存です。
誠に勝手ではございますが、私が訪問可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いでございます。
[日程の候補]
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
上記日時以外でも可能でございますので、お気軽にお申し付けください。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
日程が決定した後に送信する商談メール
件名：Re:Re: 〇〇の課題に有効な〇〇商品のご案内
本文：
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社営業部の〇〇でございます。
この度は、私どもの提案にご興味をお持ちいただき、アポイントメントの機会をいただきまして誠にありがとうございます。
ご多用のなかお時間を割いていただき、大変ありがたく存じます。
この機会を通じて、貴社に大きな価値を提供させていただくことができますよう、一意専心努めさせていただきます。
以下に、アポイントメントの控えを記載させていただきます。
日程：〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
場所：貴社オフィス
訪問者：営業部〇〇、〇〇（以上２名）
日程の変更がございましたら、このメールに返信していただけますでしょうか。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
日程変更の依頼する時に送信する商談メール
件名：日程変更につきまして
本文：
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社営業部の〇〇でございます。
先ほど、お電話で相談いたしました通り、訪問日程を下記のように変更させていただきます。
日程：〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
訪問者：営業部〇〇、〇〇（以上２名）
私が日程候補をお伝えしたにもかかわらず、こちらの都合で変更となってしまいまして、誠に申し訳ございません。
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
商談のリマインドメール
件名：明日〇月〇日の商談のリマインドと事前資料の送付
本文：
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社営業部の〇〇でございます。
さて、明日〇月〇日に予定しております弊社との商談につきまして、以下の内容でご確認させていただきます。
日程：〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
場所：貴社オフィス
訪問者：営業部〇〇、〇〇（以上２名）
また、商談の質を高めるため、事前に弊社の製品資料を添付いたしますのでご一読いただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせくださいませ。
明日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
訪問後に送信するお礼のメール
件名：本日の商談のお礼
本文：
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社営業部の〇〇でございます。
本日は、お忙しい中を、商談のお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
お会いしたことで、貴社の現状と今後の展望について深く理解することができました。
また、弊社が提供するサービスが、どのように貴社の目標達成に貢献できるかを考える有意義な時間となりましたこと、心より感謝申し上げます。
本日ご依頼いただきました見積書につきましては、今週中にお送りいたしますので、今しばらくお待ちくださいませ。
ご不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後とも、貴社のビジネスに伴走できるよう尽くしてまいりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
商談メールを送信する際に押さえておきたいポイント
商談メールの送信方法を工夫をすると、商談を有利に進めることができます。
では、商談メールを送信する際に押さえておきたいポイントを見てみましょう。
メールを送信するタイミングを決める
相手の興味や関心を高めるには、適切なタイミングでアポイントメールを送信する必要があります。
火曜日から木曜日の午前中に送るといいでしょう。
月曜日は週の初めで忙しく、週末前は業務を締めることに注力するため、火曜日から木曜日にメールを送信すると、相手はメールをチェックする時間を取りやすでしょう。
また、相手の職種、習慣を考慮して最適なタイミングを検討する必要もあります。
メールの返信は最優先にする
相手が返信したら、すぐに対応をしましょう。
スピーディなレスポンスは、相手への敬意を示すことができます。
ビジネスメールは、24時間以内の返信がマナーとされていますが、数時間内に返信することを目指しましょう。
迅速な対応は、相手にとって好印象で、商談成功へつながりやすくなります。
アポ率が上がらない場合、ターゲットを見直す
潜在顧客にアプローチをすると、アポイント率を高めることができます。
潜在顧客とは、自社の商品やサービスを必要としている可能性が高い人物や企業のことです。
商談メールを送る前に、その人物や企業が、自社の商品やサービスに興味を持ちそうかをリサーチすることが必要です。
商品やサービスを提供できる見込み客を絞り込むと、アポイント率の向上が期待できます。
ですが、アポイント率が思うように上がらない場合は、ターゲットの見直しを行うことも検討したほうがいいでしょう。
まとめ
今回は、商談メールの適切な書き方や例文をご紹介しました。
単に商談メールを送るだけでは、開封率や返信率が上がらず、効果が出ないでしょう。
そのため、相手の興味を引いて、相手のニーズを捉えた本文を書くように心がけましょう。
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