メール返信が遅い時の影響と改善策を解説
2024.08.25
メール対応が遅いと、クレームや信用度低下を引き起こす要因となります。
ですが、メール対応が早いほど、業務効率が上がり、取引先からの信用度が高まります。
今回は、ビジネスのメール返信が遅い時の影響と改善策について解説します。
メール返信が遅いとなるのは、いつから？
業務上のやり取りの多くがメールでされるため、毎日、メールを確認することが一般的になっています。
メール対応に、スピードが求められるようになっており、多くの人がこまめにメールを確認しています。
では、メール返信が遅いとなるのは、いつからなのでしょうか。
メールの受信から24時間以上過ぎると、ビジネスメールの返信が遅いとされます。
スケジュールを調整しなければいけなかったり、納期が迫っている場合に、メールの返信が遅れると、関係者の作業が止まってしまうため、気づいたらすぐにメールの返信をする必要があります。
また、メールの内容によっては、数時間以上返信がないと、相手は、待たされているという感覚になって、不満が強くなってしまい、相手との関係性が悪化する可能性が高まります。
メールの返信までに時間を要する時は、指定の日時までに回答する旨とお詫びを先にメールで伝えておきましょう。
メール対応が遅いことのデメリット
メールの返信が遅いと、相手に悪い印象を与える要因になります。
では、メール対応が遅いことのデメリットについて見てみましょう。
信用を失う
進捗やスケジュールに関する内容は、返信が遅いと、作業の流れが止まってしまい、納期遅れにつながります。
返信がない時間が長いと、相手に対して不誠実な対応をしていると思われて、悪い印象を与える原因になってしまうのです。
そのため、ビジネスのメール返信が遅いと、取引先や顧客からの信用を失うことがあると言えます。
仕事ができない人と思われる
多くの場合、複数人が協力して、商品やサービスを提供している場合が多いので、メールが遅れると連携が崩れてしまいます。
メール返信が遅いと、仕事ができない人と思われてしまい、スムーズにコミュニケーションが取れなくなるでしょう。
ビジネスのメール返信が遅いと、仕事の処理スキルがない誤解を受ける悪影響が考えられます。
業務効率が低下する
メールの返信が遅れると、作業が止まってしまいます。
例えば、残業時間が増えてしまったり、納期に間に合わなくなったりと、トラブルになることもあります。
したがって、メールの返信が遅いと、作業全体の効率低下につながる懸念が生じます。
連絡の手間がかかる
メールの返信が遅いと、電話で確認する手間が増えてしまいます。
コミュニケーションコストがかかってしまうだけでなく、仕事の集中力が奪われることもあるでしょう。
メール返信が遅いことへの対処方法
作業の流れを止めないために、状況を見ながら、情報共有が早くなる工夫をしましょう。
ビジネスのメール返信が遅い場合の対処方法を解説します。
催促メールを送る
重要度が高い場合は、数日後に再度メールを送ります。
すぐに返信をするように働きかけず、丁寧な文面を作成して、送信すれば、コミュニケーション不足のトラブルを避けれます。
急ぎの場合は、電話をかける
緊急度が高かったり、納期が差し迫っている場合には、メールでなく、電話で再度連絡をしましょう。
営業時間内に電話をして、丁寧な口調で、失礼にならない対応をする必要があります。
返信しやすい文面にする
メールのコミュニケーションコストを減らすために、箇条書きや番号を振って、わかりやすい文面を作成しましょう。
例えば、質問する際には、各質問に、1番・2番といった番号をつけて、どの番号が正解なのかを聞く形式にすると、返信にかかる時間や負担を減らすことができます。
まとめ
メールが遅れてしまうと、作業が停滞して、取引先から仕事ができないと思われて、信用を失うおそれがあります。
作業の流れを止めないために、催促メールや返信がしやすい文面を送る工夫をしてみるといいでしょう。
緊急の案件の場合は、電話をかけるなど、メール以外の連絡手段も活用しましょう。
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