情報共有の目的や情報共有を効率化するポイント
2024.08.25
情報共有の重要性を理解していても、効果的に活用できていない会社は少なくないようです。
情報共有の効率化は、従業員同士の活発なコミュニケーションを促します。
ですが、職場の環境改善やデジタル化が進まず、適切な情報共有ができていないと、職場のコミュニケーションが活性化できません。
今回は、情報共有の目的や効率化するポイントなどについて解説します。
情報共有はなぜ重要なのか
まず、なぜ社内での情報共有が重要なのかを確認していきましょう。
情報を探し出す手間が増える
業務効率化を図り、生産性を上げるために、情報共有は欠かせません。
「あのデータはどこにあったかな…」と、パソコンのあらゆるファイルを開いた経験はありませんか？
情報共有のシステムが整っていないと、どこに情報があるのかを把握できず、無駄な労力と時間がかかってしまいます。
このようなロスが積み重なると、業務効率の低下につながってしまいます。
企業の信頼が低下する
顧客からの問い合わせを受けたのに、必要な情報がどこにあるのかがわからないと、迅速な対応ができません。
時間がかかるほど、待たされた顧客は、不満を持ってしまうでしょう。
不満を持たれてしまうと、それを払しょくするのは非常に難しいです。
ですが、情報共有体制を整えて、問い合わせに対してすぐに対応できれば、自社や自社製品全般に対してポジティブな印象を与えることができます。
情報共有の効率化ができない原因とは
職場の環境や仕事の進め方に無駄があると、うまく情報共有することができません。
情報共有の効率化ができない原因を見てみましょう。
暗黙の了解や無駄なルールがたくさんある
長く勤務している従業員や発言力が強い従業員がいると、部署の従業員同士でしか通用しない暗黙の了解で、情報共有のルールが決められてしまっていることがあります。
そうなると、部署全体の効率が向上しないため、会社が働きかけて改善いなければいけないでしょう。
情報共有に時間がかかるルールが多くて、スムーズに共有ができないと、情報共有の効率化はできません。
紙媒体を使っている
情報共有をする際には、紙媒体ではなく、デジタル方法にすると、作業の流れが効率よく進みます。
紙媒体での情報共有をしていると、社内のペーパーレス化が進まないため、デジタル方法を取り入れる必要があります。
デジタル化が進んでいない
電話やFAXといった、従来のコミュニケーションツールしか使っていないと、コミュニケーションコストがかかって、業務全体の流れが遅くなってしまいます。
社内のデジタル化が進んでいないと、情報共有の効率化はできません。
情報共有を効率化するポイント
情報共有を効率化するには、工夫をする必要があります。
では、情報共有を効率化するにはどんなことをすればいいのかをご紹介します。
情報共有をするメリットを理解してもらう
従業員に、情報共有で得られるメリットを理解してもらう必要があります。
情報共有によるメリットとは、「従業員のノウハウを共有できる」「ほしい情報がすぐに手に入る」といったことが挙げられます。
従業員個人が持っているノウハウを、他の従業員と共有すると、全体の作業スピードが上がるため、業務や教育にかける時間を短縮できます。
情報共有のためのルールを設定する
情報共有をする際には、明確なルールを設定しましょう。
ですが、従業員が情報共有しやすいように、導入当初は、従業員が取り組みやすい作業に関するルールを策定するなど、限定的なルールにすることも有効です。
情報共有しやすい環境を整備する
情報共有がしやすい環境を整備しましょう。
役職や職種に関係なく、誰でも気軽に情報共有できると、コミュニケーションが活性化します。
他の従業員とは異なる意見や情報を述べても、理不尽に批判されない心理的安全性が確保されていることが大切です。
情報共有ツールを導入する
情報共有のためのツールを導入しましょう。
コミュニケーションツールを導入すると、効率的に情報が共有されます。
従業員のITリテラシーに関係なく、誰もが簡単に使えるツールを導入すると、教育コストを削減できます。
まとめ
社内の情報共有を効率化するためには、ルールを策定したり、情報共有しやすい環境を整備する必要があります。
特に、コミュニケーションツールを導入すると、業務効率が大幅に向上します。
自社の目的に合った効率化を進めていきましょう。
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