テレワークで質問しづらい原因は？その問題点と改善策について解説
2024.08.26
働き方改革の一環として、テレワークを導入している企業が増えています。
テレワークの課題として、「質問しづらい」ということをよく耳にします。
では、どのような原因があると、テレワークで質問しづらい状況になってしまうのでしょうか。
今回は、テレワークで質問しづらい原因や改善策などについて解説します。
テレワークで質問しづらい原因とは
テレワークを実施すると、環境の変化やコミュニケーション不足などから、質問がしづらくなります。
では、テレワークで質問しづらい原因は、何なのかを見てみましょう。
もともと従業員間のコミュニケーションが不足している
職場の環境や多忙さによって、従業員間のコミュニケーションが少ないと、意思疎通が難しく、仕事に影響が出ることがあります。
例えば、会話の機会が少ないと、誤解が起きやすくなることがあります。
従業員間のコミュニケーションがもともと不足していると、話しかけにくいため、テレワークで質問しづらくなってしまいます。
業務の属人化が起こっており、マニュアルがない
職場で属人化が起こっていると、他の従業員が、業務内容や仕事の手順がわからないというリスクが生じます。
そのため、何度も質問しなければいけなくなり、手間や負担がかかってしまいます。
業務の属人化が起こっていて、マニュアルがないと、担当者以外に質問できないため、テレワークで質問しづらくなってしまいます。
文字では伝えにくい
職場で対面で話すのとは違って、テレワークでは、画面越しにコミュニケーションツールによって会話をします。
例えば、メールなど、文字だけを使って質問する場合、要点が相手に伝わりにくくなり、質問することに負担を感じてしまうことがあります。
インターネット上でのやりとりは、相手の状況も把握しづらいため、的確に質問ができないので、質問しづらくなってしまいます。
テレワークで質問しづらいと、どのような問題が生じるのか
テレワークで質問しづらい環境に置かれていると、自分だけの問題だけではなく、業務全体に影響を及ぼしてしまいます。
テレワークで質問しづらいと、どのような問題が生じるのかを見てみましょう。
業務を効率化できない
質問できないと、業務が止まってしまうため、その分作業時間が減ってしまいます。
また、時間内に集中して仕事を終わらせれないと、残業することになってしまう懸念があります。
そのため、質問がしづらいと、業務が効率化ができず、仕事全体に影響を及ぼしてしまう問題があります。
スキルアップできない
質問することによって、気づきや新しい発見が得られることがあります。
例えば、他の従業員と情報を共有して、生産性を向上することができます。
ですが、質問ができないと、スキルアップできず、成長できなくなってしまいます。
それは、自分だけでなく、職場全体の成長を妨げる要因になるでしょう。
ミスが増える
質問できないと、ミスやトラブルが起こりやすくなります。
一方、質問できると、確認することによって、ミスを回避しやすくなり、ミスが起きてしまっても、最小限の労力で対応できます。
テレワークで質問しづらいと、ミスやトラブルが増えてしまう問題が発生します。
テレワークで質問しにくい状況の改善策とは
テレワークの場合もオフィス勤務時と同じように、企業は、従業員がコミュニケーションをしやすい環境を整えることが重要です。
では、テレワークで質問しづらい状況の改善策にはどのようなものがあるのかを見てみましょう。
気配りのある言動を心がける
コミュニケーションをしやすい環境を整備するには、従業員それぞれが、普段から、気配りのある言動で仕事のやりとりをする必要があります。
例えば、メールの文面で誤解をされるような表現をしないといったことが挙げられます。
従業員が建設的な言動ができるように配慮しましょう。
定期的にオンライン面談をする
テレワーク勤務では、メールなどの文面でのやりとりが主になるため、従業員の疑問や相談を聞き取りやすいように、オンライン面談をするといいでしょう。
従業員に、個別のオンライン面談を実施すると、従業員は質問しやすくなります。
マニュアルを作成する
質問する回数を減らすために、業務の流れを説明したマニュアルを作成して共有するといいでしょう。
属人化も防げるため、担当者以外の従業員が仕事をすることになっても、スムーズに業務を行うことができます。
まとめ
テレワーク勤務で、質問がしにくいと、業務が効率化されなかったり、ミスが増えるといった問題が生じます。
そのため、従業員間で配慮のある言動を心がけたり、オンライン面談を実施するなどして、テレワークで質問しにくい状況を改善していきましょう。
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