仕事ができる人の仕事の断り方とは
2024.09.04
忙しい時に、仕事を依頼されて困ったことはありませんか？
急な仕事や無理なお願いをされて、内心、断りたいと思っても断れないといった経験をしたことのある方は少なくないでしょう。
ですが、何でもかんでも引き受けていると、長時間労働やストレスが溜まってしまいます。
今回は、相手の印象を悪くしないための、仕事の上手な断り方をご紹介します。
仕事を断れない理由
では、なぜ仕事中に、急に他の仕事を頼まれたら、断れないのでしょうか。
以下でその理由を見てみましょう。
嫌われたくない
相手に嫌われたくなくて、依頼を断れないことがあります。
嫌われると、職場での居心地が悪くなってしまうと思うからです。
また、誰でも他人からいい人と思われたいので、自分から他人に嫌われるようなことをしたくないのです。
断ってしまって、他人から「非協力的な冷たい人」と思われたくなくて、引き受けてしまう人は少なくないでしょう。
断ると、次の仕事を任せてもらえないかもしれないと不安になる
仕事を断ると、次の仕事も任せてもらえないかもしれないと不安になります。
自分のキャリアから遠くなってしまうことに不安になってしまうのです。
このような要因から、仕事を断れなくなってしまいます。
プライドが高すぎる
仕事ができない人と思われたくなくて、仕事を断われない人もいるでしょう。
自分の仕事で手一杯で、さらに他の仕事を受ける余裕がないのに、プライドが高すぎて、仕事を引き受けてしまうケースがあります。
頑張れば何とかできると思っている
頑張れば、何とか終わるだろうと、楽観的に考えて、仕事を引き受けてしまう人もいます。
ですが、実際に仕事をしてみると、完結できないことがあります。
自分の能力を見誤って、無理に仕事を受けてしまっているケースも多くあります
仕事を断るメリット
仕事を頼まれて、断ったら、どんなメリットがあるのか以下で見てみましょう。
自分の仕事に集中できる
本業以外の仕事を詰め込まなければ、自分の仕事だけに集中することができます。
スケジュールに遅れることがなく、集中してクオリティの高い仕事ができるでしょう。
ストレスが減る
無理に引き受けた仕事は、たくさん抱えれば抱えるほど、ストレスが溜まってしまいます。
ストレスが溜まると、本業でもいい結果がでないでしょう。
無理な仕事を断ることによって、ストレスを軽減して、本業に注力できることは大きなメリットといえるでしょう。
ミスが減る
無理な仕事を引き受けて、余裕がなくなると、パフォーマンスが低下し、ミスが起きてしまうでしょう。
また、キャパオーバーすると、ミスを繰り返すようになります。
そのため、無理な仕事は断ったほうが、ミスを減らせるでしょう。
仕事の上手な断り方とは
断った後のことを考えると、断りづらくなるでしょう。
では、依頼者が不快に思わずに、良好な関係を保ったまま断るにはどうしたらいいのかをご紹介します。
上手な断り方とは、「感謝→理由→断る→提案」の流れで伝えることです。
感謝を伝える
仕事を依頼されることは、ありがたいので、喜びの気持ちを伝えましょう。
最初にストレートに、「無理です」と言ってしまうと、相手は、驚き、残念がるだけでなく、怒ってしまうこともあるかもしれません。
そのため、「お声を掛けていただいて嬉しいです。」「ご依頼いただきありがとうございます。」と、感謝の気持ちを伝えることを心がけましょう。
断る理由を伝える
仕事を断るのは、理由があるので、その理由を相手に伝えましょう。
そうすることによって、、依頼主は、嫌な感情をかなり軽減できます。
断る理由をなるべく具体的に伝えましょう。
例えば、「○○について知識が浅く、○○の工程に必要以上の時間がかかってしまう可能性が高く、ご迷惑をお掛けしそうです。」といった具合にするといいでしょう。
ハッキリと断る
断ると決めたら、やりとりを少なくするために、 はっきりと断りましょう。
もしその時に、はっきりと断る勇気がないのであれば、「予定を確認します」と言って持ち帰って、気持ちを整理してから断るのがいいでしょう。
断る時に、「いや～、あの～、ちょっと今は…」と言ってしまうと、相手は、もう少し頼めば、引き受けてくれるだろうと思うでしょう。
代替案を伝える
依頼を断る場合、今回の依頼とは違う形で成果を挙げるために、以下のような「代替案」を提示しましょう。
「今は引き受けられませんが、来週であれば対応可能です」
「私は引き受けられませんが、〇〇さんは対応できると思います」
「○日までならできるのですが」
「○○の期日を遅らせることで調整すればできます」
「〇の仕事はできませんが、△の仕事ならお手伝いできます」
引き受けられないとはっきり断って、代替案を提示できるとスマートです。
仕事を上手に断るコツ
では、仕事や依頼を上手に断るコツをご紹介します。
その場で無理に断らない
本当は断りたくても、断る理由が思いつかない場合、「スケジュールを確認して連絡します」「調整中の予定があるので、それ次第になります」と言って、すぐに返答するのはやめましょう。
相手によっては、断ってしまうとその後の関係に影響することがあるため、慎重に対応する必要があります。
暇な人と思われないようにする
仕事があまり入っていなさそうと思われると、仕事を依頼されやすくなります。
退屈そうにしていると、依頼される隙を与えてしまうので、注意しましょう。
断る練習をする
断る時に緊張してしまって、うまく言い出せない人は、断る練習をしましょう。
頭で何を言ったらいいのかを考えることと、口に出して練習することは全然違うからです。
相手を想像しながら断る練習をすることをおすすめします。
取引先からの依頼を断る例文
◯◯株式会社
◯◯様
いつもお世話になっております。
△△株式会社のと申します。
この度は、弊社との新規取引のご相談をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくのご相談をいただきながら誠に不本意ではございますが、今回のお取引は辞退させていただきたく存じます。
現在、弊社では、想定を上回るご依頼をいただいております関係上、御社の希望される納期までに対応することが難しい状況にあるからでございます。
何卒ご了承くださいますよう、お願い申し上げます。
もし2ヶ月ほどの納期の調整が可能でございましたら、お引き受け可能と存じます。
お急ぎのところ恐縮ですが、ご検討いただければ幸いでございます。
よろしくお願いいたします。
上司の依頼を断る場合の例文
◯◯部長
お疲れ様です。
◯◯株式会社への企画書作成の件につきまして、お声がけいただき、ありがとうございます。
現在、株式会社◯◯の企画書作成をしておりまして、本日中に仕上げる必要があるため、申し訳ありませんが、今からの対応は難しい状況です。
明日の10時に株式会社◯◯での打ち合わせがあるため、明日の13時からであれば対応可能と思われますが、いかがでしょうか。
よろしくお願いいたします。
まとめ
何も考えずに、「すみません、できません。」と断ると、マイナスな印象が強く残ってしまいます。
取り組みたい気持ち、譲歩する姿勢と、前向きな言葉を入れて断ると、相手に悪い感情が芽生えにくくなります。
自分の仕事をうまく進めていくには、依頼を断ることも必要です。
「引き受けたい」という前向きな姿勢を見せながら、はっきりと断るようにするといいでしょう。
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