会議の議事録とは？書き方のコツや目的を解説
2024.09.08
会議の前に、議事録を作成するように上司に指示されることがある人もいるでしょう。
会議が行われる場合、議論の内容や取り決めを「議事録」として記録する場面があります。
「どうやって作成するんだろう」と悩んでいる方でも、きちんと準備をすれば議事録の作成は難しくありません。
今回は、議事録の書き方のコツや目的を解説します。
議事録とは
議事録とは、会議で議論された内容や決定事項などを、忘れないよう記録に残したもののことです。
ですが、コンサルティング会社ではは、議事録は関係者への報告書ではなく、クライアントへの納品物としての役割を持つ場合もあります。
議事録は、会議終了後に参加者に議事録を配布したり、公開することにより、決定事項を再確認できます。
また、決定した経緯を記載することで、会議に参加しなかった関係者にも決定事項を共有しやすくなります。
会議の議事録を残す目的
議事録を作成する際には、議事録の目的を把握しておく必要があります。
議事録を作成する目的を押さえておきましょう。
決定事項を共有する
会議に参加しなかった関係者に決定事項を伝えて、情報共有するために、議事録を作成します。
決定事項だけを伝えると、結論への過程がわからず、正確に共有できないことがあります。
そのため、議事録のような会議の内容を簡潔にまとめた文書が必要になります。
認識を再確認する
会議終了後、話し合った内容について参加者の認識が正しいかを再確認することも、議事録を作成する目的です。
会議の内容について参加者によって認識が違っていると、取り組むべきタスクに問題が生じるでしょう。
認識の齟齬によるトラブルを防ぐためにも、議事録を作成することは重要です。
発言者を明確にする
発言者を明確にして、責任の所在を明確にすることも、議事録を作成する目的の一つです。
誰が発言してそのような決定なったのか、担当者が誰なのかがはっきりしていないと、決定事項が無意味になってしまいます。
タスクを確認する
議事録の目的には、タスクを確認することもあります。
決定に至った背景ややるべきことを議事録に記載しておくと、どのようなタスクをすべきなのかをチーム内で共有できます。
備忘録にする
議事録は、会議で話し合った内容や決定事項の備忘録になります。
いつ何が決定したのかといった経緯も記録しておくと、後日エビデンスとして確認できます。
議事録があると、「言った、言ってない」というトラブルに直面することもないでしょう。
議事録の必須項目
議事録に必ず記載すべき事項は、以下の通りです。
・表題
・日時（西暦、24 時間表記など統一する）
・開催場所
・出席者
・議題
・決定事項
・次回開催予定
議事録を書く際に押さえておくべきポイント
では、議事録を書く際に押さえておくべきポイントについて解説します。
簡潔な文章で書く
短時間で内容を理解できるようにするために、議事録は簡潔な文章で記載する必要があります。
発言の一言一句をすべて書き写すのではなく、重要なポイントを抜き出してまとめるといいでしょう。
また、要点を箇条書きにすると、読みやすくなります。
敬語や「です・ます調」を用いた文章は長くなるため、「だ・である調」を使用すると効果的です。
代名詞は使わない
今週・来年・先日といった代名詞は、具体性に欠けるため、具体的な日時・数字・固有名詞を記載しましょう。
例えば、今週は、「2024年9月7日週」のように、日付に「週」を付けて表現します。
また、月日だけを記載すると、1年後にはわからなくなってしまうため、必ず年も記載しましょう。
5W1Hを利用する
5W1Hを使って、簡潔で分かりやすい議事録を作りましょう。
5W1Hとは、「いつ（When）・どこで（Where）・だれが（Who）・何を（What）・なぜ（Why）・どのように（How）」のことです。
例えば、「いつ（When）」には会議の開催日時、「どこで（Where）」には会議の開催場所が該当します。
5W1Hを使うと、記載すべき内容の書き漏れを防ぐことが可能です。
敬語を省く
議事録は簡潔に記載することが重要なので、敬語を省きましょう。
例えば、「～に決定いたします」ではなく、「～に決定する」と記載します。
会議の流れに沿って記載する
議事録は、会議の流れに沿って書きます。
議題の順序を入れ替えたり、異なる議題を一つにまとめると、混乱を招いてしまうからです。
議題や項目は「〜の件」にする
議事録に記載する議題や議題内の各項目は「〜の件」と記載します。
例えば、「新製品の納期の件」と言った具合です。
議題と項目を簡潔にまとめて、何についての話し合いかがひと目でわかるようにしましょう。
早く提出する
議事録は、会議に参加していない人への情報共有などの目的があるため、迅速に提出することが重要です。
議事録は、編集やデザインといった細部にはこだわらず、会議終了後24時間以内に提出しましょう。
まとめ
会議の議事録は、関係者が会議内容を振り返ったり、問題を引き起こさないために活用する必要があります。
会議に参加をしなかった人が理解できるようにするためにも、書き方などを工夫してみてください。
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