情報共有会議は無駄？無駄をなくして効率化する方法をご紹介
2024.09.08
多くの企業では、情報共有をするために、会議が行われています。
ですが、メールで情報共有できるため、「会議は無駄な時間」と感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は、情報共有だけの無駄な会議を廃止し、効率化するための解決策を解説します。
情報共有だけの会議が無駄な理由
なぜ情報共有会議が無駄になっているのでしょうか。
その原因を解説します。
目的以外のことを議論している
目的以外のことを議論している会議は、無駄な会議に該当します。
例えば、新サービスについての情報共有を目的としているのに、新サービスとは関係のない話をしている場合などです。
議論の内容が脱線すると、もとに戻すことが難しくなってしまい、無駄な会議が続いてしまいます。
共有する情報がたくさんある
情報共有を目的とした会議であっても、共有する情報がたくさんありすぎると、どの情報を優先して共有したらいいのかわからなくなってしまいます。
また、参加者全員に関係のない情報が、会議で共有されると、時間の無駄になります。
事前に会議で共有する情報をまとめておくといいでしょう。
会議の開催が目的になっている
会議の開催が目的になっていると、情報共有が疎かになります。
会議を開く際には、どのような情報を共有するのかを決めておくことが重要です。
参加者に会議のテーマを事前に知らせておくと、スムーズに情報共有ができます。
情報共有だけの会議を廃止すべき理由とは
情報共有だけの会議を廃止すべき理由について解説します。
意思決定がされない
会議で事業に関する意思決定が行われない場合、会議の目的を見直さなければいけません。
例えば、タスクの進捗状況や情報共有は、会議で取り上げなくても共有できます。
事業の目標達成に必要な意思決定や意見交換が行われていない会議をやめて、その時間を他の業務に充てるといいでしょう。
会議が形骸化している
定例会議など、開催が目的になっている会議は廃止したほうがいいでしょう。
形骸化している会議は、集まることが目的となっています。
会議は、事業を成功させるために必要な内容を議論するためのものです。
明確な目的がない会議は廃止して、その時間は業務に充てることが重要です。
関係ない人が参加させられる
議題とは無関係な従業員が会議に強制参加させられている場合、その従業員は、業務を止めなければいけないため、業務に支障をきたします。
また、参加者が多い会議は、時間が長くなるだけでなく、発言機会のない従業員は、「無駄な時間を過ごしている」と思ってしまいます。
会議には、管理職が参加し、会議後に、他の従業員と会議の要点を共有すれば効率的になります。
情報共有だけの無駄な会議を無くすための方法
情報共有だけの無駄な会議を無くすには、どうしたらいいでしょうか。
以下で見てみましょう。
会議の目的を明確にする
会議の目的を明確にしましょう。
例えば、「売上目標を達成する施策」といった議題を決めておくと、スムーズに会議が進みます。
また、会議中に話が脱線しないように、共有内容をリスト化したり、進行表を用意しておくといいでしょう。
会議の目的と異なる意見がある場合、別途アンケートやメールなどで回収して、次回の議題にするか個別に対応するといいでしょう。
適切な頻度と時間を設定する
会議をすると、参加者の業務時間が割かれるため、会議の頻度と時間を設定することが重要です。
会議の頻度が多いと、会議の準備を負担に感じたり、会議のために無理やり議題を設けたりする可能性があります。
そのため、業務に支障のない頻度で会議を開催しましょう。
また、会議の時間は、最大でも1時間が適切とされています。
時間が長すぎると、議題から話が脱線したり、意思決定のための意見交換がされなくなることもあります。
効果的な会議をするために、共有内容や議題の数を絞って、意思決定のためのディスカッションを活性化させましょう。
適切な人数に絞って行う
会議の参加者は、適切な人数に絞りましょう。
会議の参加者の勤務時間は、組織にとって大切な資源です。
組織の生産性を向上させるにも、会議への参加人数は、意思決定を行える必要最小限にしておく必要があります。
参加者が役割意識を持つ
会議をスムーズに行い、時間内に意思決定をするには、参加者全員が役割意識を持って会議に参加しなければいけません。
役割とは、会議の進行役である「ファシリテーター」、会議時間を管理する「タイムキーパー」、会議内容を記録する「議事録担当」などのことです。
会議の役割を決めると、議題に集中でき、スムーズに会議を進めることができます。
情報共有ツールを導入する
情報共有ツールを導入して、会議の効率化を図るといいでしょう。
会議以外でも情報共有が行えるシステムを整えておくと、会議での無駄な時間を削減できます。
まとめ
「意思決定が行われていない」など、会議の目的から大きく逸れている場合、会議中に情報共有をすることは無駄になります。
会議の無駄を無くして効率化するには、開催頻度や参加人数も見直して、目的を明確にするといいでしょう。
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