報連相の目的とは?必要性と効果的に報連相をするポイントについて解説
2024.09.11
報連相は、業務をスムーズに行うためのビジネス上のコミュニケーションの基本です。
報連相が適切にできていないと、業務効率が低下したり、取引先に大きな迷惑をかけることになってしまいます。
今回は、報連相の目的や必要性、効果的に報連相をするポイントについて解説します。
報連相とは?
報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとったビジネス用語です。
「報告」とは、部下が上司に指示された業務の進捗や成果を伝えることです。
「連絡」とは、上司やチームメンバーなどに、業務の進捗や関連情報を知らせることです。
「相談」とは、業務を進めていく中で、課題やトラブルなどを共有して、アドバイスを求めることです。
報連相の目的とは
報連相は、以下の目的で行われます。
スムーズに業務遂行できる
報連相がうまく行われていると、業務に関する必要な情報が共有されるため、業務効率の低下やミス・トラブルの発生を防ぐことができます。
報連相をすることによって、進捗が把握しやすいため、上司は、次の業務を準備したり、進捗が遅い業務をフォローすることができます。
人間関係が良好に保たれる
報連相をすると、コミュニケーションの数が増えます。
したがって、お互いの認識のずれを解消できるため、良好な人間関係や顧客満足度の向上が期待できます。
問題に迅速に対応できる
報連相をすると、トラブルを未然に防げたり、問題が発生した時に迅速に対応できます。
トラブル発生時にすぐ報告すれば、すぐに対応をすることができ、被害を最小限に抑えることができるでしょう。
チームワークを円滑に進められる
チームメンバー間で報連相をすると、各従業員のタスクの進捗状況がわかります。
そのため、手が空いているメンバーが、他のメンバーのサポートをすることができます。
報連相を正しく行うためのポイント
ここでは、報連相を正しく行うポイントをご紹介します。
ポイントを押さえて、正しい報連相をしましょう。
結論を先に述べる
報告をする際は、時間を無駄にしないためにも、まず結論を伝えて、その後で原因や経緯などを述べましょう。
結論を先に伝えると、上司はすぐに状況が把握ができ、次の指示を出しやすくなります。
客観的な事実を正確に伝える
報連相をする時は、客観的な事実を伝えましょう。
自分の感想を述べてしまうと、情報の客観性を損なう可能性があるので、注意する必要があります。
ミスやトラブルはすぐに報告する
ミスやトラブルが起こったら、被害を最小限に食い止めるために、すぐに上司に報告しなければいけません。
報告が遅れると、被害が大きくなってしまい、取り返しがつかなくなることがあります。
相談や報告をする際は、メモを持っていく
部下が上司に相談や報告をする場合、メモを持っていくといいでしょう。
相談の場合、上司からアドバイスをもらいますが、話の内容すべてを暗記できないため、メモにアドバイスを書いておくと、アドバイスを振り返ることができます。
また、報告する時に、焦ってしまい、何を言ったらいいのかわからない時がありますので、自分が伝えるべき内容をメモに書いて、報告しましょう。
伝えるタイミングを見極める
情報を共有するには、報告や連絡は、決まったタイミングに、メールなど事前に決めた方法で伝えましょう。
また、トラブルやミスの場合は、迅速に共有しましょう。
報連相の関連語「おひたし」「かくれんぼう」とは
報連相の関連語である「おひたし」と「かくれんぼう」について解説します。
「おひたし」とは
「おひたし」とは、以下の言葉の頭文字をとったビジネス用語です。
お:怒らない
ひ:否定しない
た:助ける
し:指示する
部下が遠慮なく伝えることができるよう、上司にも「おひたし」という対応のポイントがあります。
上司が部下から「報連相」を受けたら、部下の言葉を「おひたし」しながら、サポートしましょう。
「かくれんぼう」とは
かくれんぼうは、以下の言葉の頭文字をとったビジネス用語です。
・かく:確認
・れん:連絡
・ぼう:報告
かくれんぼうと報連相との違いは、「報告」が「確認」になっている点です。
かくれんぼうは、部下が上司に対して提案をして、上司は、それを「確認」して、問題がなければ承認します。
まとめ
「報連相」は、ビジネスの基本のスキルです。
報連相を適切にすると、業務効率がアップしたり、人間関係を良好にできるなど、さまざまなメリットがあります。
報連相を効果的に行うには、ポイントを押さえて、スキルを身につけることが求められます。
コストを抑えて、自宅住所を知られずに都心一等地住所を使って仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
バーチャルオフィスを利用したいと考えている方には、ブルームをおすすめします。
ブルームは、月額300円~という業界最安値でありながら、レンタルアドレス・郵便物転送・法人登記のサービスが利用可能です。
レンタルしている住所は、三井・住友などの財閥系高層ビルや東京都庁が近隣にある、東京都新宿区西新宿の一等地住所です。
ぜひブルームの利用を検討してみてください。