テレワーク中に電話の転送はできるの？テレワーク中の電話対応について解説
2024.09.23
「テレワーク中に会社にかかってきた電話に対応できない」とお困りの方もいるのではないでしょうか。
昨今、テレワークを導入する企業が増えたことに伴い、電話転送サービスを活用する企業も増えています。
今回は、テレワーク中の電話対応の問題や電話転送サービスについて解説します。
電話対応がテレワークの課題とされている理由
会社にかかってくる電話対応をどうすればいいのかということが、テレワークを実践する企業が抱える問題です。
具体的には、何が問題になっているのか以下に挙げてみましょう。
電話対応のために出社する必要があるため
オフィスにかかる電話に対応するために、従業員が電話番としてオフィス出社する必要があります。
当番制で従業員を出社させたとしても、テレワーク中の従業員への電話の取り次ぎのせいで、本来の業務ができず、生産性が下がってしまいます。
ビジネスチャンスを失う可能性があるため
テレワーク中に出社する従業員数は、通常勤務時より少ないです。
そのため、電話対応策を考えておかないと、取引先や顧客からの問い合わせに対応できず、新たなビジネスチャンスを損失する恐れがあります。
また、対応が遅くなったことによって、会社の信頼やイメージを下げてしまうこともあるでしょう。
特定の従業員に負担がかかるため
テレワークの電話対応策が不十分であると、特定の従業員だけに負担がかかることがあります。
例えば、ある特定の従業員が電話対応のために出社している場合、テレワーク中の従業員に取り次ぐのに時間がかかって、本来の業務の時間が少なくなってしまいます。
また、仕事の種類によって、毎日出社しなければいけない従業員と、出社しなくてもいい従業員が存在します。
そのため、特定の従業員だけが出社して負担がかかってしまうと、不公平感だと従業員の不満が出やすく、モチベーションの低下につながってしまいます。
なぜテレワークで電話転送が必要なのか？
電話転送は、テレワークでの電話対応策に役立ちます。
電話転送をすれば、担当者が電話を取ることができるので、電話番のための出社をする必要がなくなるからです。
また、テレワークをしていても、電話によるビジネスチャンスを逃しにくくなります。
電話転送サービスのメリット
電話転送サービスのメリットを以下に挙げてみます。
・従業員は電話番のための出社をしなくていい
・電話の取り次ぎミスを削減できる
・ 電話によるコミュニケーションを維持できる
テレワーク中の従業員に電話を転送する方法
テレワーク中の従業員に電話を転送するには、電話転送サービスを導入するといいでしょう。
電話転送サービスを利用して、会社に設置した固定電話宛ての着信をテレワーク中の従業員の番号へ転送できます。
電話転送サービスを利用すると所定の料金がかかりますが、ビジネスで役立つさまざまな機能を利用できることが多いです。
また、システムの構築や導入後のサポートにも対応してくれることもあります。
国内の代表的な通信事業者（キャリア、電話会社）は、電話転送サービスを行っています。
各社の電話転送サービスを以下の通りです。
NTT東日本・西日本「ボイスワープ」
ボイスワープは、NTT東日本・西日本による電話転送サービスです。
NTT東日本・NTT西日本の加入電話（固定電話）、INSネット（ISDN回線）、ひかり電話(IP電話）で利用でき、あらかじめ指定した番号に転送することが可能です。
KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」
KDDI光ダイレクトの着信転送サービスは、同社のIP電話 (IPフォン)・直収電話の回線契約者向けの有料オプションサービスです。
着信時に、あらかじめ指定した電話番号に転送してくれるだけでなく、用途に合わせた設定ができます。
ソフトバンク「多機能転送サービス」
多機能転送サービスは、ソフトバンクの固定電話サービス「おとくライン」の回線契約者が付属できる、有料オプションです。
着信があったら、指定された別の電話番号に転送するサービスです。
まとめ
テレワークをする際に、電話対応は課題になりやすいです。
ですが、電話転送サービスを導入すれば、課題を解決できる可能性が高いため、電話対応に悩んでいるのであれば、電話転送サービスを利用することをおすすめします。
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