人事異動や退職、産休などで担当者が変更になる場合、取引先に挨拶のメールを送ります。

ですが、適切な書き方を知らないと、取引先との信頼関係にも影響が及ぶこともあるでしょう。

今回は、担当者変更による引き継ぎメールのマナーなどについて解説します。

ビジネスでは、信頼関係を築くためのコミュニケーションが重要なため、報告や連絡を欠かさないようにしなければいけません。

例えば、取引先と長いつきあいを続けていくために、担当者が代わったら、連絡することが大切です。

いつから後任者が担当するのかを事前に把握できれば、業務の流れを止めずに引き継ぎできるでしょう。

そのため、後任の担当者の紹介と引き継ぎメールを早めに送る必要があります。

ここでは、引き継ぎメールを送るタイミングについて、以下に挙げてみます。

・部署の異動が決まった時

・担当者が会社を辞める時

・産休や育休など長期間休みを取る時

・仕事量を社内で調整する時

上記のようなケースの場合、取引先に引き継ぎメールを送る必要があります。

仕事の流れを止めないようにするために、引き継ぎメールは事前に済ませておきましょう。

では、引き継ぎメールを送る時のマナーをご紹介します。

担当者が代わると決まったら、早めに取引先に連絡しましょう。

引き継ぎ直前に伝えると、仕事が停滞したり、相手に大きな負担がかかってしまい、信頼関係に影響を及ぼす可能性があるからです。

引き継ぎ期間を確保すると、取引先との関係作りなどの後任者へのサポートができるようになります。

ですが、情報解禁のタイミングに注意しましょう。

異動などの情報を社外へ伝えていいのかを上司に確認したほうがいいでしょう。

一般的に、前任者が、引き継ぎメールを先に送って、その後に、後任者が着任の挨拶をします。

そのため、後任者が前任者より先に引き継ぎメールを送らないように、いつメールを送るのか後任者と話をすり合わせおきましょう。

前任者の引き継ぎメールに、追って後任者が連絡をすることを一言添えておくと、スムーズに引き継ぎができます。

メールに担当者が変わる理由を記載しないと、相手は不信感を持ってしまうでしょう。

担当者変更理由を詳しく伝える必要はありませんが、異動や退職といった情報は相手に伝えておくべきです。

担当者変更理由は、分かりやすく簡潔に記載しましょう。

また、「担当を外されてしまったため」「他の案件で忙しいため」といったネガティブな表現は避けるようにしましょう。

取引先の担当者が、後任者がどのような人物なのかをイメージできると、コミュニケーションが取りやすくなります。

そのため、後任者の名前や簡単な紹介文だけでなく、後任者の仕事ぶりやスキル、人柄などを伝えておくといいでしょう。

前任者が取引先に伝えておきたい情報がある場合、引き継ぎメールに記載して、共有しましょう。

また、相手がメールを短時間で読めるように、必要な内容を簡潔に記載するといいでしょう。

CCやBCCを使った一斉送信メールは、止めましょう。

相手への敬意を欠いてしまうのと、情報の漏洩につながるおそれがあるからです。

担当者変更があると、取引先は不安を感じてしまいます。

取引先と良好な関係を保つために、引き継ぎメールに、感謝の気持ちやお礼のメッセージを記載しましょう。

前任者が取引先に送る引き継ぎメールの例文をご紹介します。

件名：[異動のご挨拶] 株式会社〇〇　△△（自分の名前）

本文：
株式会社△△　
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の△△でございます。

急なご連絡で大変恐縮ですが、〇月〇日をもちまして、〇〇支社に異動することになりました。

在任中、〇〇様には大変お世話になり、心より感謝しております。

後任としまして、今後は、同じ課の〇〇が貴社を担当させていただくことになりました。

〇〇は、入社以来、長らく営業に携わっており、〇〇業界の知識も豊富でございます。

本来であれば直接ご挨拶にお伺いするべきではございますが、メールでのご連絡となり、誠の申し訳なく、お詫び申し上げます。

後日改めて、後任の〇〇からご連絡させていただきます。

〇〇様、ならびに、貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、責任を持って引き継ぎを行っていく次第でございますので、今後も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

件名：[異動のご挨拶]　株式会社〇〇　△△（自分の名前）

本文：
株式会社△△　××部
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の△△でございます。

私事で恐縮ではございますが、この度一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職することとなりました。

在任中、〇〇様には大変お世話になりました事、心より感謝しております。

後任としまして、今後は同じ課の〇〇が貴社を担当させていただくことになりました。

〇〇は入社以来、長らく営業に携わっており、〇〇業界の知識も豊富です。

本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきではございますが、メールでのご連絡となりましたこと、誠に申し訳なく、お詫び申し上げます。

後日改めて、後任の〇〇から連絡をさせていただきます。

〇〇様、並びに、貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、責任を持って引き継ぎを行っていく次第でございますので、今後も変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

件名：[産休による担当者引き継ぎのご連絡] 　株式会社〇〇　〇〇（自分の名前）

本文：
株式会社△△　××部
〇〇様

いつもお世話になっております。

株式会社〇〇の△△でございます。

私事で大変恐縮ではございますが、〇月に出産を控えており、〇月〇日から産休をいただくこととなりました。

産休中の業務につきましては、同じ課の〇〇が後任として担当いたします。

後日改めて〇〇からご連絡させていただきます。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
・後任の担当者名：〇〇部　〇〇〇〇
・電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
・メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

本来であれば直接ご挨拶にお伺いすべきではございますが、こちらのメールにてご挨拶とさせていただきたく存じます。

〇〇様にご迷惑をおかけしないよう十分配慮いたしますので、今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

産休後は復帰する予定でございますので、また〇〇様と一緒にお仕事ができまさうことを心より楽しみにしております。

末筆ながら、皆さまのご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今度は、担当者変更によって、業務を引き継いだ後任者の引き継ぎメールの例文をご紹介します。

件名：[担当着任のご挨拶]　株式会社〇〇　△△（後任担当者の名前）

本文：
株式会社△△　
〇〇様

平素より大変お世話になっております。

株式会社〇〇の△△と申します。

この度、貴社を担当させていただいております〇〇（前任者名）が、〇月〇日付けで異動となりましたため、新任として私が担当させていただくことになりました。

先日までは〇〇業務を担当しておりましたため、不慣れなこともあり、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、貴社のお役に立てるよう精一杯務めさせていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

後日、改めてご挨拶させていただきたく存じますが、まずは取り急ぎメールにてご連絡申し上げます。

今回は、担当者変更による引き継ぎメールのマナーなどについて解説しました。

引き継ぎメールは、取引先と信頼関係を保つために不可欠です。

相手が不安を感じないように、マナーを守った丁寧な引き継ぎメールを送って、スムーズに担当引き継ぎができるように環境を整えましょう。

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