納期確認メールとは？納期確認メールが必要な理由と適切な書き方 [例文つき]
2024.10.04
納期を確認したい場合、納期確認メールを取引先に送ります。
ですが、メールでやりとりすることによって、業務時間を割いてしまうため、わかりやすく簡潔な文章を作成しなければいけません。
今回は、納期確認メールの適切な書き方や注意点、そして、例文をご紹介します。
納期確認メールとは
納期確認メールとは、取引先に納品日を確認したい時に送るメールのことです。
納期確認メールには、以下の項目を記載しましょう。
・メール本文の冒頭に挨拶文を記載する
・納品日を確認する
・納品日を確認する理由を記載する
・他に確認事項があれば記載する
・結びの挨拶文を記載する
納期確認メールの書き方
メールで納期確認をする場合、簡潔で分かりやすい文面を書きましょう。
件名はひと目で納期確認とわかるようにする
メールの件名は、内容がひと目で分かるように明記しましょう。
例えば、「納期の確認につきまして」と記載すれば、相手はすぐに「納期について書かれているメール」ということがわかります。
相手には、毎日たくさんのメールが届いており、忙しい中をメールチェックします。
そのため、メールが他のメールに埋もれず、優先的に対応してもらえるように、メールを開封しなくても内容がわかる件名をつけましょう。
確認のリマインドに利用する
納期以外に不明点がある場合、納期確認メールを送る際に、他の確認事項も一緒に質問しておきましょう。
十分やり取りをしたと思っても、「お互いの認識が違っていた」「洩れている点があった」といったことは起こり得るでしょう。
納期確認メールでまとめて質問すると、リマインドメールとしての機能も持たせられ、トラブルを回避することができます。
相手を気遣う気持ちを伝える
納期確認メールのように、取引先に何かを依頼するメールにおいては、相手を気遣った丁寧な表現にしましょう。
とは言っても、相手にわかりやすく伝えるために、丁寧な長文ではなく、内容をできるだけ簡潔に記載する必要があります。
確認事項は箇条書きにして、それ以外の文章には「～いただけると幸いでございます」と丁寧な文章を書くといいでしょう。
納期確認メールを送る時の注意点
納期確認メールを送る際には、どんな点に気をつけたらいいのでしょうか。
注意すべき点について確認しましょう。
メールを送信する曜日と時間帯に注意する
納期確認メールは、メールを送る曜日や時間帯に注意しましょう。
例えば、始業直後や業務終了直前の忙しい時間帯、お昼休み、営業時間外にメールを送るのはやめましょう。
また、月曜日や金曜日、連休前や連休明けなどは避けましょう。
メールは、都合に合わせて開封できますが、日頃の心遣いが信頼関係を築くことを心に留めておきましょう。
納期確認メールの例文
件名：〇〇の納期に関するご確認
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
先日ご注文いただきました〇〇の商品の納品日について、確認したいことがございます。
メールには、2月1日（水）とありましたが、2月1日は木曜日でございます。
1月31日（水）と2月1日（木）のどちらが正しい納期となりますでしょうか。
今週末から連休を挟むこともあり、念のためご連絡いたしました。
連休前でお忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただきますようお願い申し上げます。
よろしくお願い申し上げます。
…………………………………………………………………
株式会社〇〇 〇〇〇〇（自分の名前）
まとめ
納期確認メールを作成する際は、わかりやすい件名にしたり、簡潔に本文を書くなど、相手にわかりやすくするための工夫をするといいでしょう。
また、納期以外の不明点などを一緒に問い合わせると、リマインドメールとして活用できます。
メール作成時の注意点に配慮して、失礼のないメールを送りましょう。
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