オンライン会議は発言しにくい？発言しにくいことを解決する方法
2024.10.09
オンライン会議は、場所を問わず会議に参加できるメリットがありますが、対面の会議と比べると、参加者の発言が少ないという印象を持っている方も少なくないでしょう。
発言しづらくて、オンライン会議がうまく進まないと、通常業務に支障をきたすことになってしまうでしょう。
今回は、オンライン会議の課題と発言しにくいという状況の解消方法をご紹介します。
どうしてオンライン会議では発言しづらいの？
どうしてオンライン会議では発言しづらいのでしょうか。
以下に、その理由を挙げてみましょう。
他の参加者と重ねて発言しづらい
発言しようとすると、他の参加者の発言とかぶってしまうことがあります。
かぶらないようにタイミングを見計らっていると、空白の時間ができてしまうこともあります。
また、オンライン会議では、空間的距離があるので、誰かが一緒に話をしてしまうと、誰が話をしているのか認識しづらくなります。
そうなると、会議の雰囲気もトーンダウンしてしまうでしょう。
自分の発言に対してリアクションが少なく、発言する気がなくなる
オンライン会議では、相手の表情や反応を読み取りにくいため、相手の発言に対してのリアクションが少なくなりがちです。
自分の発言に対してリアクションがあると、安心感が与えられ、モチベーションが上がります。
ですが、自分の発言に対してリアクションが少ないと、自分の発言への興味がないという感覚に陥ってしまい、発言がしづらくなってしまいます。
ネット環境が違うため、通信が途絶えることがある
オンライン会議をすると、各参加者の通信状態が異なるため、途中でネットワークが切れてしまうことがあります。
そうなると、会議を中断することになってしまい、発言しづらくなる要因と言えます。
会議の時間が足りない
オンライン会議は、対面式会議よりも時間がかかりやすい傾向にあります。
ですが、それを理解しないで、会議の時間を設定しまうと、「会議の時間が足りないから発言をやめよう」という心理状態にさせてしまいます。
そのため、会議の時間が足りないと、オンライン会議で発言しにくくなってしまいます。
オンライン会議で発言しづらい状況をなくすための対策
オンライン会議で発言しづらいことを、どうやって改善すればいいのでしょうか。
オンライン会議で発言しづらい状況を解消するための対策について見てみましょう。
事前にオンライン会議の議題を共有しておく
参加者が会議の議題を事前に共有しましょう。
また、「今日は新企画を5つ提案したら終了」といった会議の目標を明確にしておくことも重要です。
オンライン会議のルールを決めておく
会議のルールを決めて参加者に周知させましょう。
例えば、発言をする時は手を挙げるなどです。
ルールを作る際には、参加者にヒアリングをしておきましょう。
会議の冒頭に雑談を入れる
オンライン会議が苦手な人もいるでしょう。
会議の雰囲気をやわらげ、話しやすくするために、会議を始める前に雑談をして話しやすい状態にしておくといいでしょう。
ファシリテーターを決める
ファシリテーターを決めておきましょう。
ファシリテーターとは、会議で参加者の発言を促したり、話をまとめたりすることで、話し合いをより良いゴールに導く進行役のことです。
会議中に参加者が理解をしているかを確認する
ファシリテーターは、参加者が会議の内容を理解しているかどうかを確認するために、「ここまで大丈夫ですか？」「質問はありますか？」と聞きましょう。
オンライン会議では、一部の参加者だけが発言しがちですので、発言を聞いている参加者の状況も把握しながら進行することも大切です。
参加者全員に発言させる
ファシリテーターが、発言していない参加者を名指しして、全参加者が発言できる機会を作りましょう。
発言しやすい雰囲気づくりをする
参加者が発言しやすい雰囲気づくりをすることも大切です。
参加者の発言やアイデアを否定しないで、「いいね！」といったリアクションやうなづきを意識するといいでしょう。
軽くほほえんでいると、発言者は、相手に承認されている感覚を得られるため、効果的です。
参加者全員が、明るい空気を作ると、発言しやすくなるでしょう。
まとめ
今回は、オンライン会議で発言しにくいことの解消方法について解説しました。
オンライン会議で活発な意見交換ができると、業務効率や利益のアップにもつながります。
それぞれの参加者が発言しやすくなるような雰囲気を作って、会議を有効に活用しましょう。
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