ファシリテーションの目的や役割、必要なスキルや進め方について解説
2024.10.12
会議をしても、「議論が全然進まない…」「問題が解決できていない…」という経験のある方もいるでしょう。
そのような問題を解決するのが、ファシリテーションです。
今回は、ファシリテーションの目的や役割、必要なスキルや進め方などを解説します。
ファシリテーションとは
ファシリテーション（facilitation）とは、会議がスムーズに進むように仕切ったり、まとめることです。
例えば、参加者の発言を促したり、発言しやすい雰囲気づくりをしたり、議論が脱線しないように要点をまとめたりすることが挙げられます。
ファシリテーションの役割
ファシリテーションには、どのような役割があるのか、以下で見てみましょう。
会議の目的を決める
ファシリテーションの役割には、会議の目的を決めることがあります。
会議の前に、何についてどのように話し合うのかを考えて、最終的な目的を明確にする必要があります。
目的がないと、結論が出ないだけでなく、時間が無駄になってしまいます。
会議の雰囲気をよくする
ファシリテーションには、会議の雰囲気を高める役割があります。
参加者が発言しにくかったり、発言間違えが許されないと、雰囲気が悪くなってしまうでしょう。
そのため、ファシリテーターは、参加者の心理をよく読み取って、コントロールする必要があります。
参加者が自由に発言できるように、意見に対して興味を示す振る舞いが求められます。
参加者間のコミュニケーションの促進
ファシリテーションは、参加者間のコミュニケーションを促進する役割もあります。
参加者がお互いを理解しながら話し合うと、今までにないアイデアを生み出したり、会議の生産性向上が見込まれます。
ファシリテーターは、発言者が偏らないようにしたり、参加者に質問するといった役割が求められます。
ファシリテーションをするメリット
ファシリテーションをすると、どのようなメリットがあるのか、以下で確認しましょう。
活発に意見交換ができる
ファシリテーションが適切に行われていると、発言者が偏らないように配慮されたり、意見が違っても上の立場の人が有利にならないようにコントロールできるため、参加者は、自由に意見を述べることができます。
積極的に意見交換ができると、多くの新しいアイデアが生み出され価値創出に繋がりやすくなります。
結論が出やすくなる
論点がすれた時に軌道修正をしたり、意見を整理して可視化したりする役割が、ファシリテーターにはあります。
また、全参加者一人ひとりが理解できているのか、不明点がないかを確認しながら、サポートします。
したがって、複雑な問題や、意見の対立があっても、解決を導き出しやすくなるでしょう。
情報を整理できる
情報をうまく整理できることも、ファシリテーションのメリットです。
会議では、ファシリテーターが、参加者の発言を整理したり、論点にズレが生じた時に軌道修正をしてくれるので、情報が整理されやすくなります。
ファシリテーションに必要なスキル
会議の生産性を高めるためには、ファシリテーションに、さまざまなスキルが求められます。
どのようなスキルを持った人が、ファシリテーションに適任なのか確認しましょう。
聴く力
参加者が話しやすい雰囲気を作るには、聴く力が欠かせません。
例えば、以下の能力が必要とされるでしょう。
・発言を最後まで聞く
・声のトーンや表情などを合わせる
・うなづいたり相槌を打つ
・発言を言い換えて要約する
このように、「あなたの話をしっかり聞いています」という姿勢を示すと、発言者は安心感を覚えるでしょう。
また、その状況を見ている他の参加者も、安心して発言しやすくなります。
整理する力
多くの人が出席する会議は、参加者の発言を整理するスキルが必要になります。
ファシリテーターに、整理力がないと、論点がずれたまま話が進んだり、間違った意思決定につながるおそれがあります。
意思決定までのプロセスに支障が出ないように、参加者の論点をまとめて、正しい方向に会議を進めることが重要です。
理解する力
理解力も、ファシリテーションには必要です。
参加者のさまざまな意見をすばやく理解して、会議をコントロールしなければいけないからです。
また、専門的なテーマを議論する場合、知識を身につけておくことも重要です。
ファシリテーションの進め方
有意義な会議にするために、ファシリテーションが意識しなければいけないポイントをご紹介します。
会議のテーマと目的を明確にする
議論をする前に、会議のテーマと目的を明確にしましょう。
会議のテーマを参加者全員で共有して、参加者の意見をまとめて、結論を出す必要があります。
タイムキーピングをする
会議の時間は決まっているため、会議の時間が延長しないようにタイムキーピングすることも大切です。
タイムキーピングでは、参加者それぞれの発言時間、議論の時間、まとめの時間などを、プロセスごとに時間を設定します。
事前に参加者に伝えておくと、まとまりのある発言を期待できるでしょう。
結論を出し合意事項を明確にする
ファシリテーターが、議論した内容をまとめて、結論を出します。
また、今後の行動に関して、誰が、いつ、何をするのかなどの合意事項を明確にします。
議論で決まらなかった未決定事項をはっきりさせて、次回の会議における論点として記録しておくといいでしょう。
まとめ
ファシリテーションには、会議の生産性を高めたり、結論をまとめる役割があります。
参加者とうまくコミュニケーションを取って、有意義な会議にしましょう。
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