テレワークで在席確認する必要はあるの？在席確認の必要性とメリットなどを解説
2024.10.11
働き方改革の推進に伴って、多くの企業でテレワークが導入されています。
ですが、従業員がどのように仕事をしているかが分からないため、課題を抱えている企業も多くあり、対策が必要となっています。
今回は、テレワークでの在席確認する必要性とメリットなどについて解説します。
在席確認とは
在席確認とは、従業員がどこでどんな仕事をしているのかを把握することです。
テレワークのような自由な働き方を実施すると、従業員の勤務状況を確認することが難しくなります。
在席確認ができると、従業員の居場所がわかるため、すぐに的確な指示を出して、効率的に仕事を進めることができます。
テレワークで在席確認する必要性
昨今、テレワークを導入している企業に、在席確認の必要性が高まっています。
では、なぜテレワークをしていると、在席確認が必要なのでしょうか。
その必要性を挙げてみましょう。
勤務状況を把握するため
従業員の勤務状況を把握するために、テレワークで在席確認が必要とされています。
オフィス出勤の際は、上司が、従業員の姿を見て、在席しているかを確認できます。
ですが、テレワーク中は、業務開始時間から終業時間まできちんと仕事をしているかを確認できません。
従業員が決められた時間に仕事をしているかや、休憩を適切な時間に取っているかを把握するために、在席確認をする必要があります。
緊急の仕事に対応するため
急な仕事が出た時に、従業員の状況がわからないと、トラブルに発展する可能性があります。
顧客からクレームが来たり、締め切りが迫っているのに仕事を忘れている場合、取引先との関係に悪影響を及ぼします。
従業員の在席状況を確認できると、緊急時に迅速に対応できます。
テレワークで在席管理をするメリット
テレワーク中に在席管理をすると、さまざまなメリットがあります。
では、在席確認をすると、どのようなメリットがあるのかをご紹介します。
コミュニケーションが活性化する
テレワークで在席確認をすると、コミュニケーションが活性化します。
テレワークでは、従業員同士が顔を合わせることがないため、コミュニケーション不足が大きな課題となっています。
ですが、在席確認をすると、従業員の状況が把握できるため、コンタクトができる従業員とできない従業員を分けることができます。
そうなると、仕事の不明点や相談などのコミュニケーションを活性化させることができます。
不安がなく仕事に集中できる
オフィス勤務の場合、周りに多くの従業員がいますが、テレワークでは一人で仕事をします。
オフィス勤務からテレワーク勤務に変わったことによって、孤独を感じて、仕事に集中できない従業員も出るでしょう。
ですが、在席確認をすることによって、他の従業員とコミュニケーションが取れるため、心理的な不安を解消して、仕事に集中しやすい環境を整えることができます。
オフィススペースを分散化できる
コロナウイルスの感染拡大以降、企業は、狭いスペースでの従業員の密集を防ぐために、オフィススペースを工夫しなければいけなくなりました。
在席確認をすると、従業員が、場所を固定しないで働けるようになるので、ワークスペースを分散させることができます。
ワークスペースの分散化ができると、オフィスの縮小化や、従業員の通勤手当の削減にもつながります。
テレワークで在席確認を実現する方法とは
では、テレワークで在席確認を実現する方法をご紹介します。
在席確認ツール
在席確認ツールを導入すると、在席確認ができます。
在席確認ツールでは、従業員の在席状況や、従業員の氏名、所属部署などを表示できます。
また、従業員のスケジュールを確認したり、メッセージを書き込める機能を備えたツールもあります。
オンライン会議ツール
オンライン会議ツールを活用すると、在席確認ができます。
従業員のステータス状況を表示しておくと、連絡を取れるかどうかが確認できます。
また、オンライン会議ツールは、在席を確認するだけでなく、コミュニケーションツールとしても利用できます。
画面越しに、従業員が仕事の相談をしあったり、世間話ができると、コミュニケーションが活性化します。
まとめ
近年、テレワークなど働き方が多様化しており、従業員を管理するための在席確認の重要性が高まっています。
在席確認をすると、スムーズに仕事を進めることができます。
コミュニケーションを活性化し、生産性を向上させるために、在席確認ツールを導入するのも一つの方法と言えます。
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