報告メールの書き方とは？適切な報告メールの書き方と例文をご紹介
2024.10.12
なぜ報告メールを正しく書かないといけないの？
報告メールとは、業務上で起こったことや状況、情報などを、上司に正しく伝えて共有するためのメールです。
そのため、報告メールは、正しい書き方で書くことが求められます。
例えば、報告の内容が曖昧だったり、グラフや表がなくて文章が長いと、上司は正確に内容を把握できません。
また、報告メールに対する質問や返答といった、無駄なやり取りをする必要も出てしまいます。
そのため、上司に正確な情報を伝達して、効率よく業務に取り組むために報告メールを正しく書く必要があります。
報告メールを送るタイミング
報告メールを送るのはいつなのかを確認しましょう。
勤務終了時
勤務終了時に、その日の業務内容や進捗状況をメールで報告します。
また、その日に学んだことや今後の課題などを書くこともあります。
業務終了時
業務が完了した時に、メールで報告します。
グラフや表を扱った場合、そのファイルを添付すると読みやすくなります。
ミスやトラブルが起きた時
会議をした時
会議で話した内容や決定事項を、メールで報告します。
会議に参加していなくても内容が理解できる報告メールを作ることが大切です。
報告メールの適切な書き方のポイント
報告メールの書き方が不適切だと、内容が相手に伝わらず、トラブルに発展する可能性があります。
では、報告メールの適切な書き方のポイントをご紹介します。
伝えるべきこと最初に書く
報告メールは、最初に伝えるべきことを書きます。
そうすると、上司は、何について書かれたメールなのかをすぐに理解できるため、フィードバックのスピードが上がります。
例えば、トラブルを報告する場合、「顧客から連絡があった」という内容ではなく、「顧客から”商品が不良品で使えない”と連絡があった」というトラブルにフォーカスした情報を報告したほうが、上司に意図が伝わりやすいです。
何の報告か一目で分かる件名にする
報告メールでは、何について報告されているのかを件名で一目で分かるようにします。
緊急度、固有名詞、年月日を件名に入れましょう。
例えば、緊急性が高い報告をする場合、「至急」「緊急」といった文言を件名に入れます。
そうすれば、メールの受信者は、「至急」「緊急」の文字を見ると、すぐに処理すべき案件だとわかります。
固有名詞や年月日というのは、「〇月〇日 展示会についての会議議事録」などです。
固有名詞や年月日を記載すると、一目で何について書かれたメールなのかわかるため、検索もしやすくなります。
箇条書きをする
相手に伝えやすくするために、箇条書きをしましょう。
例えば、進捗や今後の対応といった重要な報告は、箇条書きにしてわかりやすく記載するといいでしょう。
また、質問がある場合は、返答が欲しい内容を箇条書きでリスト化すると、返答が早くなることにつながります。
1スクロールで把握できる量にする
報告メールは、1スクロールで内容を把握できる量にしましょう。
何度もスクロールしなければいけない長文は、相手の時間や労力を奪ってしまうからです。
1スクロールで収まりきらない場合は、不要な修飾語や単語の重複を取り除くだけでも、全体がすっきりとしたまとまりになります。
1スクロールで報告がまとまらない場合は、データ化して、メールに添付するといいでしょう。
過不足なく情報を記載する
過不足なく情報を記載しましょう。
本文が長いと、何を報告したいのかが相手に伝わらず、相手は、メールを読むことがストレスになるでしょう。
そのため、「できるだけ短い一文にする」「詳細は本文に記載しないで、資料を添付する」といった工夫をして、必要な情報を過不足なく伝えましょう。
テンプレートを活用する
テンプレートを活用することも、おすすめです。
テンプレートを活用すると、項目を埋めるだけで、報告メールを書けるからです。
ですが、メールにテンプレート機能はついていないので、フォーマットは下書きにして保存する必要があります。
報告メールの例文：社内向け
トラブル報告の例文
進捗報告の例文
以下をご確認ください。
・進捗状況
・目標
・目標までの達成率や進捗率
・所感
・今後の対策
報告メールの例文：社外向け
今度は、社外向けの報告メールの例文を確認してみましょう。
進捗報告の例文
件名：〇月時点の〇〇（業務やプロジェクト名）について進捗のご報告
本文：
〇〇株式会社〇〇部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部〇〇です。
〇月時点の〇〇（業務やプロジェクト名）の進捗状況をご報告いたします。
・進捗状況
・目標
・目標までの達成率や進捗率
・所感
・今後の対策
ご報告は以上でございます。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご確認くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。
納品完了報告
まとめ
報告メールの書き方を習得すると、業務の効率化や信頼関係の構築が期待できます。
適切な件名や箇条書きをするなど、ポイントを押さえることが重要です。
情報を正確に伝えるために、上記のポイントを意識して報告メールを作成しましょう。
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