「社内向けに依頼メールを送ることになったけど、マナーやルールが分からない」とお困りの方もいるでしょう。

相手を不快にさせないように、失礼のないメールを送るためにはどうすればいいのでしょうか？

そこで今回は、依頼メールの作成時の意識すべきポイントや例文などを解説します。

社内向け依頼メールとは、社内のある特定の人に、何かを依頼する時に送るメールのことです。

社内でのメールと言っても、適切な書き方でビジネスマナーを守った丁寧な表現にしなければいけません。

調査によると、「過去1年間、仕事でメールを受け取って、不快に感じたことがたまにある、または、よくある」の合計が45.84%と、半数近くの人が不快を感じたという結果になりました。（引用：一般社団法人日本ビジネスメール協会がおこなった「ビジネスメール実態調査2021」）

また、不快に感じた理由は、「必要な情報が足りていない（42.03%）」「文章が攻撃的（36.09%）」「文章が失礼（35.63%）」でした。

つまり、ビジネスメールでは、的確で丁寧なメールを送る必要があると言えるでしょう。

社内メンバーを不快にさせないメール作成のために意識すべきポイントについて見てみましょう。

件名がわかりにくいと、相手が読み忘れてしまったり、対応が遅れる原因になってしまいます。

そのため、件名に、[お願い]や[ご依頼]と記載しておきましょう。

すぐに対応してほしい場合は、[至急]と記載すると、相手は、急ぎの対応が必要であることをすぐに理解できます。

件名に「至急」「重要」「要返信」の文言や「A社見積書の確認依頼」などの具体的な単語を入れることで、重要度や緊急度の高さが分かります。

また、依頼メールの開封を促すために、重要なキーワードを最初に記載して、20文字程度におさまるようにしましょう。

依頼メールの冒頭に、宛名を書きましょう。

社内向け依頼メールでは、部署名と相手の名前、または、名前だけ記載することが一般的です。

「人事部各位」と記載すると、誰がその依頼を受けるのかがわかりません。

依頼する相手を明記して、誰への依頼であるかをわかるようにしましょう。

差出人の名前は、「山田」ではなく「山田翔」のように氏名を記載します。

5W2Hを意識して、依頼内容を具体的に書きましょう。

・Why（なぜ）

・Who（誰が）

・What（何を）

・When（いつまでに）

・Where（どこで）

・How many/ How much（どのくらいの数／どれくらいの量・予算）

・How（どのようにして）

5W2H全部をメールに入れる必要はありません。

依頼内容や相手によって使い分けるようにしましょう。

期限を設けて、いつまでに対応してほしいのかを明記しましょう。

期限が書かれていないと、相手は依頼内容を後回しにしてしまうかもしれません。

「手が空いたら」といった曖昧な表現をすると、認識の齟齬が生まれるのでやめましょう。

「〇月〇日〇時まで」と明確に期限を設定することが重要です。

相手が忙しくて対応できない場合は、再度新たな期限を設けて、スケジュール調整することが大切です。

添付ファイルがある場合、件名か本文中に添付ファイルがある旨を記載しましょう。

相手がファイルをダウンロードして保存しやすいようにファイル名をつけておくと、相手に親切な印象を与えます。

また、添付したデータを開きやすいように、文書をPDFに変換したり、ファイルサイズが3MBを超える場合は圧縮すると、相手に負担にならないでしょう。

依頼メールに、感謝の気持ちを添えておきましょう。

相手は、忙しい中を、仕事の手を止めて対応してくれます。

例えば、「お手数をおかけしますが」「大変恐縮でございますが」といった、相手を気遣うフレーズを入れるといいでしょう。

依頼メールでは、避けたい表現があります。

以下で挙げてみましょう。

右側が、適切な表現です。

・お願いします　→　お願いいたします／お願い申し上げます

・〇〇してください　→　〇〇していただけますでしょうか？／〇〇していただければ幸いです

・教えてください　→　ご教示ください

語尾を変えると、相手に丁寧な印象を与えることができます。

依頼する時には、命令口調にならないように注意しましょう。

では、社内依頼メールの例文をご紹介します。

件名：企画書「食器の新商品」の確認のお願い

本文：

〇〇課長

お疲れ様です。

〇〇〇〇です。

〇社との打ち合わせで使用する企画書のご確認をお願いいたします。

企画書のデータを3点添付しますので、ご確認くださいませ。

なお、お忙しい中恐縮ですが、打ち合わせが来週の水曜日なので、「〇月〇日（〇）11時」までに確認と修正いただければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
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件名：〇〇に関する資料作成のお願い

本文：

〇〇さん

お疲れ様です。

〇〇〇〇です。

先日会議で話した〇〇に関する資料の作成をお願いします。

〇〇について、パワーポイントで資料を作成していただけると助かります。

資料作成時の注意点は、以下の通りです。

・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
・〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇

お手数ですが、「〇月〇日（〇）〇時」までに作成いただければ幸いです。

難しい場合には調整いたしますので、お知らせください。

不明点があれば、〇〇〇〇までお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

件名：有給休暇申請の依頼

本文：

〇〇課長

お疲れ様です。

〇〇です。

〇〇月〇〇日〜〇〇月〇〇日までの〇日間、私用のため、有給休暇を頂戴したく存じます。

〇〇の業務に関しては、〇〇さんに引き継ぎをお願いし、滞りなく進められるようにしております。

ご迷惑をおかけいたしますが、ご了承のほど、よろしくお願いいたします。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
〇〇部 〇〇〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇〇
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今回は、社内依頼メールを書く際のポイント、避けた方がいい表現、例文などを解説しました。

どのようにメールを書けばいいか悩んでしまう人も多いでしょうが、マナーやルールを知っておくことで失敗を避けられます。

相手の気持ちを考えて、丁寧なメールを送ることを意識するといいでしょう。

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