電話に出れなかった時の謝罪メールの書き方を解説 [例文つき]
2024.10.16
不在にしてたり、会議中など、電話に出られないことはよくあります。
ですが、適切な対応を怠ると、重要な機会を逃したり、相手との関係を損ねたりする可能性があります。
今回は、電話に出れなかった時の謝罪メールの書き方を解説します。
電話に出られなかったことへの謝罪のメールとは
会議中だったり、他の電話などに出ていて電話に出られない場合、こちらに非があるわけではありません。
ですが、相手が電話をかけてくれたのに、タイミングが合わなかったことによって、相手にはタイムロスが生じています。
そのため、謝罪メールを送ることで、相手に配慮ができるという印象を与えることができ、その後の仕事や人間関係がスムーズにいく可能性が高まるでしょう。
なぜ電話に出れなかった時に謝罪メールを送る必要があるの？
謝罪メールは絶対にしなければいけないのではありません。
折り返し電話をかけることが望ましいですが、相手が電話に出られるとは限らないため、謝罪メールを送る必要性が出てきます。
お互いの状況に合わせて、臨機応変な対応ができるようにしましょう。
電話に出られなかった時の謝罪メールを送る際のポイント
電話に出れなかった時の謝罪メールを送る際に、押さえておくべきポイントがあります。
以下で見てみましょう。
迅速に対応する
電話に出れなかったら、できるだけ早くメールを送ることが大切です。
電話に気づいてから1時間以内、遅くとも当日中にメールを送るようにしましょう。
後回しにすると、相手は、「ないがしろにされている」と不信感を抱いてしまいます。
また、時間が経つほど、このような誤解を解くのは難しくなるため、できるだけ早くメールを送りましょう。
電話に出れなかった謝罪をし過ぎない
勤務中に電話に出られないのは、誰にでも起こりえます。
相手もそれを理解しているので、かしこまりすぎないように気をつけましょう。
必要以上に謝罪すると、かえって失礼に当たってしまいます。
簡潔で明確な文面で伝える
相手にとって、電話に出れなかった理由は、関係がありません。
電話に出れなかった理由を長々と書くと、相手は読むのに時間がかかってしまいます。
理由を記載したとしても、「会議だったため」といったように、ひとことにまとめる配慮ができるといいでしょう。
電話に出れなかった時の謝罪メールの書き方
電話に出れなかったことへの謝罪の気持ちを伝えるには、どのような謝罪メールを書くといいのでしょうか。
以下で、謝罪メールの書き方を見ていきましょう。
件名をわかりやすく書く
電話をかけた相手は、自分からのメールを待っている可能性があります。
そのため、件名に、自分の社名や名前を入れることで、メールに気がついてもらいやすくしましょう。
相手が件名を見てすぐに内容がわかるように、件名を工夫する必要があります。
社名や自分の名前の後に謝罪する
メールでの挨拶をしたら、電話に出れなかったことへの謝罪の言葉を記載しましょう。
文末に謝罪の言葉を入れると、電話に出れなかったことをないがしろにされているような印象を与える可能性があるからです。
不在のためメールで連絡したことを伝える
電話をしたけれど不在だったので、メールで連絡したということを相手に理解してもらいましょう。
というのも、用件によっては、メールで伝えないほうがいい場合があるからです。
電話に出られなかった時の謝罪メールの例文
電話に出られなかった時の謝罪メールの例文をご紹介します。
取引先からの電話に出られなかった場合の例文
件名：本日のお電話につきまして
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 〇〇部の〇〇です。
本日13時頃にお電話をいただきましたが、会議中でお受けすることができず、大変申し訳ございませんでした。
ただいま社内に戻りましたので、至急ご連絡差し上げたく存じます。
本日18時までであれば、お電話でのご連絡が可能でございます。
また、明日9時以降でしたら終日対応をすることができます。
ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇〇〇
上司からの電話に出られなかった場合の例文
件名：先ほどのお電話につきまして
本文：
〇〇課長
お疲れ様です。
〇〇課の〇〇です。
14時頃にお電話をいただきましたが、お客様と電話中で応答できず、誠に申し訳ございませんでした。
ただいま電話が終了いたしました。
大変恐縮ですが、課長のご都合がよろしければ、改めてお電話させていただいてもよろしいでしょうか。
私は、本日18時まで社内におりますので、いつでもご連絡していただけます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご指示いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
〇〇課 〇〇
まとめ
今回は、電話に出られなかった時の謝罪メールの書き方について解説しました。
電話に出れなかった時の状況によっては、すぐに電話で折り返し謝罪ができないこともあります。
そのような場合は、上記を参考にポイントを押さえた謝罪メールを送りましょう。
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