電話の折り返しマナーとは？折り返し電話のスムーズなかけ方とマナーについて解説
2024.10.17
電話に出られなかった時には、折り返しの電話連絡をする必要があります。
電話の折り返しにはマナーが求められるため、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
今回は、適切に電話を折り返すためのマナーやポイントをご紹介します。
どうして折り返し電話をする際にマナーが必要なの？
折り返しの電話をしなければいけないということは、その時点で相手を待たせています。
その後のやりとりが円滑にいくように、マナーを意識して折り返し電話をすることが望ましいです。
ですが、準備をしないで折り返し電話をしてしまうと、不必要な折り返しが増えてしまうことがあります。
そのため、マナーを意識して適切な準備をしてから、折り返し電話をかけるようにしましょう。
折り返し電話をかけるときのマナー
折り返し電話をかけるときのマナーをご紹介します。
あらかじめ情報を整理しておく
電話をかける前に、情報を整理しましょう。
資料を用意しておくと回答や提案などがスムーズにいくようになります。
また、都合のいい時間帯などメモにまとめておくといいでしょう。
忙しい時間には折り返し電話しない
以下のような忙しい時間帯には、折り返し電話をしないようにしましょう。
・業務開始直後
・お昼休み
・お昼休みが終わった直後
・業務終了直前
・営業時間外
相手の状態がととのっていないであろう時間帯に折り返しの電話をすることは、避けるようにしましょう。
できるだけ早く折り返す
できるだけ早く折り返し電話をしましょう。
折り返し電話を早くすれば、お互いの仕事の手を止めてしまうことを少なくできます。
また、折り返し電話を気にかける時間も少なくなるので、仕事に集中できます。
お詫びをする
折り返し電話でああることを伝えて、「先ほどは電話に出ることができずにに失礼しました」とお詫びをしましょう。
電話に出られなかったのか理由は、相手には関係がありません。
電話に出られず、相手の仕事の手を止めていることがあるため、お詫びをする必要があるでしょう。
折り返し電話をする際の注意すべきポイント
折り返し電話をする際の注意すべきポイントを挙げてみましょう。
折り返し電話をする時は静かな場所を選ぶ
外出している時に折り返し電話をする場合、できるだけ静かな場所で電話をしましょう。
駅のホームや交通量の多い道路などの騒がしい所から電話をかけると、相手は話が聞き取りにくくなります。
相手が不在のときの対応
こちらから折り返し電話をかけた時に、相手が不在の場合、こちらからかけ直しをする旨を、伝言してもらったり留守電に残しておきましょう。
相手の会社の従業員が電話に出た場合は、「いつごろでしたら、電話がつながりやすいでしょうか」と、スケジュールの確認をしておくと、その後のやりとりがスムーズにいくでしょう。
また、メールなどで連絡をしておくのも効果的です。
メールなどを送る時には、「電話に出なかったから」という直接的な言い回しをしないで、「電話を差し上げましたが、お忙しいようでしたので…」と、やわらかい表現を意識しましょう。
伝言や留守電を確認したことを伝える
折り返し電話がすぐに相手につながった場合、伝言された内容や留守電を確認したことを伝えましょう。
把握している内容を伝えると、すぐに本題に話ができるからです。
折り返しの際の会話例
ここでは、折り返しの際の会話例をご紹介します。
折り返し電話で相手が電話に出た場合
自分：「株式会社〇〇の〇〇と申します。××様はいらっしゃいますでしょうか？」
相手の会社の従業員：「少々お待ちください。××におつなぎします。」
相手；「お世話になっております。〇〇です。」
自分：「株式会社〇〇の〇〇です。先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした。今、お時間はよろしいでしょうか？」
「ご連絡いただいた□□の件ですが～」
折り返し電話で留守電になった場合
折り返しの電話をしても、相手が出ずに留守電になってしまったら、電話を切るのではなく、メッセージを必ず残しましょう。
その場合の会話文を以下に挙げてみましょう。
株式会社◯◯の◯◯です。
本日はお電話いただいたにもかかわらず、出られず申し訳ございませんでした。
お電話のタイミングがあわなかったようですので、◯時頃にあらためてお電話いたします。
折り返しが遅れてしまった場合
自分：「株式会社××の○○と申します。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
相手の会社の従業員：「〇〇ですね。承知いたしました。少々お待ちください。」
相手：「お待たせして申し訳ございません。〇〇です。」
自分：「○○です。折り返しのお電話が遅くなりまして、誠に申し訳ございませんでした。お時間がよろしければと思いまして連絡させていただきましたが、ご都合はいかがでしょうか。」
まとめ
仕事で折り返しの電話をした時につながらなかったり、こちらから折り返し電話をすぐにできないことも少なくありません。
ですが、折り返し電話をする際には、お詫びの言葉を添えたり、なるべく早くかけ直すなど、最低限のマナーに気をつけましょう。
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