内定者フォローメールの内容や必要性、ポイント、例文などを解説
2024.10.20
優秀な人材を確保するには、内定者へのフォローメールが重要です。
ですが、送る頻度や内容を間違えると、内定辞退を招きかねません。
内定者フォローメールは、入社前のトラブルを防ぐだけでなく、内定者との信頼関係を強固にするメリットもあります。
今回は、内定者フォローメールの必要性やポイント、例文などを解説します。
内定者フォローメールとは
内定者フォローメールとは、内定後から入社前までの間、辞退を避けるために企業が内定者に送るメールのことです。
内定者フォローメールを送ると、内定者は、入社までのスケジュールなどを把握でき、企業は、サポートや情報発信が取り入れやすくなります。
内定者は、仕事への質問や交流を通して、従業員とコミュニケーションを図る機会を持つことができます。
内定者フォローメールの必要性
なぜ内定者フォローメールが必要なのでしょうか。
内定者フォローメールの必要性をご紹介します。
内定者が、就業前に仕事について質問できる
内定をもらってから入社するまでの間、内定者は不安な気持ちで過ごしていることもあるでしょう。
企業の従業員と話す機会があると、仕事の内容がイメージしやすくなって、入社までの期間を安心して過ごせます。
就業前に内定者が感じる疑問や不安について質問できるようにするために、内定者フォローメールは大切です。
情報を発信できる
内定後の社内イベントなどに参加できない内定者に対して、必要な情報を伝えることができます。
内定者が忙しくても、メールで会社が伝えたい情報を発信できるため、企業は、内定者フォローメールに取り組む必要があります。
内定者フォローメール送る時のポイント
内定者フォローメール送る時に押さえておくべきポイントをご紹介します。
メールを送る回数に注意する
メールを送る回数に注意しましょう。
内定者フォローメールを何度も送信すると、内定者をフォローするのとは逆効果になってしまい、内定者の負担になってしまいます。
一方、頻度が少ないと、「入社しても問題ない会社なのか」と、不安を抱かせてしまうこともあります。
メールを送る回数は、1ヶ月に1回ほどにして、内定者と適切な距離を保ちましょう。
丁寧な文面を書いて失礼のないようにする
内定者が読んでいて失礼を感じない文章を送るために、丁寧で適度に距離感がある文面を書きましょう。
くだけた言い方になっていないかなどを、他の従業員に確認してもらいましょう。
同世代の従業員が対応する
内定者が気軽に質問できるように、内定者と同じ年代の従業員が対応するといいでしょう。
先輩社員として、入社前に感じた不安などを共有でき、内定者にとって話がしやすいことから、安心感が生まれます。
年代の近い従業員が対応することによって、横のつながりを強化しましょう。
できるだけ早く返信する
内定者から質問メールが届いたら、できるだけ早く返信しましょう。
レスポンスが早いと、内定者からすると、信頼できる会社という安心材料につながり、今後の関係が維持しやすくなるからです。
返信が遅れる場合は、事前にメールで連絡すると、内定者は不安感に駆られることはなくなります。
内定者フォローのメールの例文
内定者フォローのメールの例文をご紹介します。
内定通知後
件名：【要返信】内定式のご連絡
本文：
◯◯様
◯◯株式会社 採用担当のAです。
このたびは内定承諾のご連絡をありがとうございました。
さて、11月1日に内定式を実施しますので、このメールに出欠をご返信ください。
出席、欠席いずれの場合も、10月1日までにご連絡をお願いいたします。
＜内定式当日の予定＞
9：30 本社1階ロビー集合 採用担当者より説明
9：45 内定式会場（◯◯会館大ホール）へ移動
10：00 内定式
11：45 昼食会場へ移動
14：00 内定者懇親会
昼食は、立食形式で、各部署の先輩社員も参加いたします。
・持参していただく物：筆記用具、身分証明書
内定式では、内定式終了後に懇談会を予定しております。
○月○日 (○) 内定者研修1回目
○月○日 (○) 内定者研修2回目
○月○日 (○) 入社式
ご不明点や不安なことがあればお気軽にお問い合わせください。
◯◯様とお会いできる日を楽しみにお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
（署名）
まとめ
内定者フォローメールは、連絡事項を伝えることだけでなく、内定者の不安を取り除くことを目的としています。
内定者が、安心して入社できるフォローアップ体制を構築すると、内定辞退を減少させることができます。
内定者の気持ちに寄り添って、丁寧な内定者フォローメールを送りましょう。
コストを抑えて、自宅住所を知られずに都心一等地住所を使って仕事をしたい方におすすめのバーチャルオフィス「ブルーム」
ブルームは、東京都新宿区西新宿の人気エリアの住所をレンタルしているバーチャルオフィスです。
会社や事務所、店舗の住所を西新宿にすると、一等地住所による高いブランド力も持ち合わせることができるでしょう。
月額料金は、業界最安値の300円～ですので、費用を気にすることなく気軽に利用できる点も大きなメリットです。
オフィス代を安く抑えて、一等地住所で仕事をしたい方は、ブルームの利用を検討してはいかがでしょうか。
