社外にお礼メールを送るポイントを解説 [例文つき]
2024.11.14
ビジネスにおいては、契約が成立した時や商談の後に、取引先の担当者にお礼のメールを送るシーンはたくさんあります。
ですが、お礼メールを書こうとしても何を書いたらいいのかわからず、困っている方もいるでしょう。
今回は、お礼メールを送る際のポイントや注意などを解説します。
取引先にお礼メールを送る際のポイント
相手に感謝の気持ちが伝わるようにするために、丁寧な言葉遣いをしてお礼メールを作成しましょう。
では、取引先に、お礼メールを送る際に押さえておくべきポイントをご紹介します。
できるだけ早く送る
できるだけ早くお礼メールを送りましょう。
お礼したい出来事があった当日に、お礼メールを送る人は少ないと言われています。
そのため、早くお礼メールを送ると、他の人との差別化ができます。
例えば、午前中の出来事についてのお礼メールを送るのであれば、その日の夕方までに送信するといいでしょう。
また、午後の出来事や夜の飲み会については、翌日の始業時間前に送ることが望ましいです。
件名は簡潔でわかりやすいものにする
件名は、簡潔にわかりやすく書きましょう。
件名を見ただけで、何についてのメールなのかが一目でわかるようにするといいでしょう。
例えば、「今朝の〇〇〇のお礼」といったぐあいです。
「先ほどはありがとうございました」のような件名は、何が言いたいのかわからないため、やめましょう。
定型文を使わない
定型文にしてしまうと、事務的にメールを作成したような印象を相手に与えてしまい、感謝の気持ちが伝わりにくくなります。
お礼をしたくなる出来事や、どんなことに感謝の気持ちを持ったのかなどを記載すると、テンプレート的なお礼メールと差別化することができて、相手の印象に残りやすくなるでしょう。
取り急ぎという言葉を使わない
ビジネスメールでは、「取り急ぎ」という言葉をよく目にします。
ですが、取り急ぎという言葉には、「時間はないけど、とりあえず急いで要件を伝えます」という意味です。
つまり、「お礼メールを送るのに時間が取れない」、というのは、失礼にあたると考えられます。
相手によっては気分を悪くしてしまうこともあるため、注意する必要があります。
他の要件を伝えない
お礼メールの内容と全然関係のないことは書かないようにしましょう。
お礼メールと関係のないことまで書いてしまうと、何を伝えたいのかがわからず、他の要件のついでにお礼メールを送ったように思われてしまいます。
お礼メールで使えるフレーズ
お礼メールで使えるフレーズを以下に挙げてみましょう。
「心よりお礼申し上げます」
「重ねてお礼申し上げます」
「心より感謝申し上げます」
「感謝いたしております」
「深謝いたしております」
「衷心より感謝申し上げます」
「恐縮至極に存じます」
「感謝の気持ちでいっぱいです」
「感激しております」
取引先に送るお礼メールの例文
ここでは、社外向けの例文をご紹介します。
参考にしてみてください。
商談のお礼
件名： 〇月〇日の商談のお礼
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
先ほどは、お忙しい中を、貴重なお時間を頂戴いたしまして、誠にありがとうございました。
いただいた有益なご意見をもとに新企画を進めさせていただきますので、お力添えいただけますと幸いです。
私からの提案につきまして、ご質問やご不明点がございましたら、遠慮なくお知らせくださいませ。
〇〇様のお役に立てるように全力で取り組んでまいります。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
新規注文のお礼メール
件名:〇〇のご注文のお礼
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
このたびは、〇〇のご注文をいただきまして、誠にありがとうございます。
貴社とのお取り引きが始められることになり、大変うれしく思っております。
ご注文いただきました〇〇は、〇月〇日までに納品させていただきますので、お待ちいただきますようお願いいたします。
また、商品についてご不明な点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
アポイントをいただいた時のお礼メール
件名：〇/〇 〇時の打ち合わせのお礼
本文：
株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。
ご連絡ありがとうございます。
〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、弊社製品〇〇〇について、ご説明する機会をいただき、誠にありがとうございます。
以下の日程にて、貴社に訪問させていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。
日時：〇月〇日〇時～〇時
場所：貴社会議室
目的：弊社製品〇〇〇のご案内
訪問者：2名（上司の〇〇も同席させていただきます）
当日、お聞きになりたいことや欲しい資料などございましたら、準備いたしますので、お気兼ねなくご連絡ください。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
まとめ
感謝の気持ちを伝えるお礼メールは、スピーディーに送ることが大切です。
本記事でお伝えしたポイントに注意して、丁寧なお礼メールを送って、取引先との良好な関係を構築しましょう。
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