社内に催促メールを送るタイミングとは？ポイントと例文も解説
2024.11.16
仕事は、社内の人の連携と協力があってこそ成立します。
ですが、「確認事項についての社内メールを送ったけど、全然返信が来ない」という経験をした方もいるでしょう。
ビジネスにおいては、相手からの返信がなかった時などに、催促メールを送らなければいけないシチュエーションがあります。
今回は、社内に催促メールを送るタイミングやポイントなどについて解説します。
社内に催促メールを送るタイミング
「相手にお願いしていることをまだやってもらってないけど、催促したほうがいいのかな？」と困っている方もいるでしょう。
どんな時に、催促メールを送るのか、以下で挙げてみましょう。
提出物の締切が迫っている時
期日までに提出してほしい書類や資料が届いていない時は、催促メールを送って相手に行動してもらう必要があります。
ですが、年末調整や扶養控除申告書といった公的機関で発行する書類などは、日中働いていると、なかなか取得できないことがあります。
そのため、「お忙しいところ恐縮ですが」と相手を配慮するひと言を添えて、提出を促すといいでしょう。
作業依頼の返信を催促する時
資料作成など、依頼した作業への対応が期日までされていない時に、催促メールを送ります。
相手に現状がどうなっているのかを聞いて、余計な負担をかけないように配慮しましょう。
日程調整の返信を催促する時
ミーティングなどの日程調整の返信が来ない場合は、資料作成や会議室の予約といった準備が必要になるので、早めに催促メールを送ったほうがいいでしょう。
ですが、相手が多忙で予定が立てられないといった事情も考えられるので、相手の状況を気遣うメールを送ることが大切です。
参加確認の返信を催促する時
複数人が集まる会議などの参加確認への返信がない場合は、相手に返信がほしい旨を伝えましょう。
1日に多くのメールを受け取っていると、メールが埋もれてしまっていることもあるでしょう。
メールに気づかなかったなど、ミスは誰でもしてしまうので、寛容な気持ちでメールを送りましょう。
催促メールを送る時のポイント
催促メールを送る際には、相手の感情を害さない催促メールを送る必要があります。
では、どのような催促メールを送るといいのかご紹介します。
前回までのやり取りを詳細に伝える
催促メールを作成する際には、これまでのやり取りを記載することが重要です。
やり取りをした日付、依頼内容、締め切り日など詳細を記載すると、相手は依頼内容を詳しく思い出すことができます。
メールでやり取りしていたのであれば、これまでのメールのやり取りを引用するといいでしょう。
用件を明確に記載する
催促メールの内容を明確に伝えましょう。
相手は、多忙な中で催促メールを確認するため、他のメールに埋もれたり、後回しにされる可能性があります。
件名を見ただけで催促メールであることがわかると、優先度が上がって、開封される可能性が高くなります。
催促する理由を記載する
催促メールには、催促理由を記載することが大切です。
「返信してください」と記載するのではなく、「取引先とスケジュール調整があるため返信してください」と記載すると、返信しなければいけない理由が明確ですので、相手の行動を促しやすくなります。
行き違いになった場合に備える
メールを作成している時に、相手が依頼に対応したのに、それを知らずに、行き違いで相手に催促メールが届いてしまうことがあります。
そのため、「既にご対応いただいている場合は、このメールをご放念いただきますようお願いいたします」といった一文を添えて、行き違いになった場合に備えておきましょう。
この一文がないと、「もう対応済みなのに催促してきた」と気分を害されてしまう可能性があるからです。
締めの文面で対応を促す
メールの最後に、「忙しいと思うけど対応してほしい」という姿勢を伝えましょう。
「ご多忙な中、お手数をおかけしますが、〇日までにご対応お願いします」と、はっきりと伝えましょう。
ですが、相手が急かされていると感じるメールを送ると、相手は不愉快な思いをしてしまいます。
そのため、締めの文面として、「ご事情によって遅れてしまう場合は、ご連絡いただけましたら、対応させていただきます」と寛容な姿勢を見せましょう。
そうすると、相手は「申し訳ない」と思って、すぐに動いてくれます。
社内に催促メールを送るときの例文
社内に催促メールを送るときの例文を見てみましょう。
参考にしてみてください。
件名： 【至急】契約書の確認のお願い
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。
商品部の山田です。
表題の件ですが、〇月〇日の契約書について確認されていないようでしたので、お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。
現在ご対応いただいている最中でしたら、申し訳ありません。
これからご対応いただくのであれば、本日中に決裁を完了していただけると幸いです。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
催促メールを送った後に返信があったら、どうすればいい？
催促メールに返信が来たら、忙しい中を返信をしてくれたことに対して、お礼の気持ちを伝えましょう。
「無理なお願いをして申し訳ありません」といった言葉で配慮を表しましょう。
催促メールを出しても返信がない場合は、どうすればいい？
催促メールを出しても返信がない場合は、件名に【至急】、【重要】などの文言を入れて、相手に緊急性を伝えましょう。
また、「ご連絡がいただけなくて心配しております」と記載して、相手が連絡をくれないことに対する懸念を表すのもいいでしょう。
また、メールだけでなく、電話でも連絡をすると、相手に緊急性が伝わります。
まとめ
相手が依頼に対応しないで期日を過ぎたら、催促メールを送って、状況を確認する必要があります。
催促メールには、前回までのやり取りや用件を明確に記載し、冷静に状況を確認するメールを送るようにしましょう。
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