仕事の優先順位のつけ方と迷った時の判断方法についてご紹介
2024.11.20
限られた時間の中で、複数の仕事を同時にこなしているビジネスパーソンも多くいることでしょう。
複数の仕事を抱えていると、優先順位をつけて、作業を進める必要がありますが、優先順位をどうやってつけるかわからないこともあるでしょう。
今回は、仕事の優先順位のつけ方や、迷った時の判断方法についてご紹介します。
優先順位のつけ方とは
ここでは、どうやって優先順位をつければいいのかを見ていきましょう。
やるべき仕事を書き出す
まず、やるべき仕事をすべて洗い出して、書き出しましょう。
それぞれのタスクに期日が決められているのであれば、それも一緒に書いておきましょう。
やらないことを決める
次に、タスクをすべて洗い出したら、どのタスクをやらないのかを決めましょう。
勤務時間は限られているので、対処できないタスクもあるでしょう。
やらないことを決めると、タスクの数が少なくなるので、優先順位がつけやすくなります。
重要度と緊急性を決める
やるべきタスクに対して、重要度と緊急性を考えて、優先順位をつけましょう。
重要度と緊急性の関係は、以下のような分類が可能です。
1.重要度が高く、緊急性も高いタスク
2.重要度は低いが、緊急性が高いタスク
3.重要度は高いが、緊急性が低いタスク
4.重要度が低く、緊急性も低いタスク
優先順位は、1が一番高く、4が一番低いです。
2のタスクを終えたら、3のタスクに取りかかりますが、2と3の優先順位は、仕事の内容や状況によって入れ替わることがあるでしょう。
また、2は、すぐに終わらせられる簡単なタスクが多いので、時間のある時に対処して、溜め込まないようにすることがポイントです。
優先順位をつけるのが難しい場合は、どうすればいい？
複数のタスクを抱えていて、優先順位をつけるのが難しいタスクもあるでしょう。
そのような時に、どのようにすべきかをご紹介します。
成果がすぐに出るタスクを先にする
重要度と緊急性で優先順位を決めきれない場合は、「難易度」と「効果の大きさ」という2つの軸で考えてみましょう。
1. 難易度が低くて、効果が高い→すぐにやる
2. 難易度は高いが、効果も高い→中長期的にやったり、タスクをさらに分解して取り組む
3. 難易度は低いは、効果も低い→手が空いたらやる
4. 難易度は高いが、効果も低い→やらない
すぐに終わるタスクから取りかかる
重要度と緊急性が同じくらいのタスクが複数ある場合、作業時間が短いタスクから取りかかりましょう。
タスクを短時間で終えることができれば、次の仕事にもスピーディーに取り組めるでしょう。
工程が多く長期的に進めるものから着手する
仕事には、複数の工程が必要で、複数人によって完結することがほとんどです。
そのため、工程が多くて、長期にわたる仕事は、スケジュール管理が重要です。
作業を早く終わらせると、業務の質や評価が上がるので、早めに取りかかるといいでしょう。
優先順位をつけた仕事をする際のポイント
では、優先順位をつけて、作業をする時のポイントをご紹介します。
時間を決める
作業をする時には、時間を決めておきましょう。
優先順位をつけたのに、のんびりと仕事をしていては、優先順位をつけた意味がなくなってしまいます。
1つのタスクに対しての所要時間を決めて、時間内に作業を終えられるようにすると、長時間労働になることを防げます。
完璧にやろうとしない
完璧な仕事を目指す姿勢はいいのですが、細かいところにこだわってしまうと、時間が足りずに、期日に遅れてしまうでしょう。
「取引先や上司から求められているものができれば、タスクを完遂した」という基準で仕事を進めることが重要です。
効率的にできるやり方を考える
複数の仕事を抱えている場合、スピーディーに仕事をこなしていかなければいけません。
そのため、単純に与えられた仕事をこなすのではなく、仕事が早く終わる効率的な方法はないかを考えるといいでしょう。
まとめ
限られた勤務時間の中で、仕事を効率よく消化するためには、優先順位をつけることが必要になります。
すべてのタスクを洗い出して、やるタスクとやらないタスクをふるいにかけて、緊急度と重要度に基づいて優先順位を決めましょう。
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