既読機能はいらない？既読機能がいらない理由
2024.11.21
仕事で使うコミュニケーションツールに、既読機能があると、相手が読んだかどうかを確認できて便利です。
ですが、「既読がついているのに返信が来ない」というトラブルが発生することがあるので、「既読をつけたから返信しなければいけない」ことがプレッシャーに感じるというデメリットもあります。
今回は、既読機能の必要性や、仕事のコミュニケーションで既読機能がいらない理由について解説します。
既読機能とは
既読機能とは、チャットなどのコミュニケーションツールで送ったメッセージを、相手が開封したか分かる機能のことです。
メッセージが開封されたら、メッセージの近くに、「既読」と表示されます。
複数人でグループを作成している場合、「既読」以外に、開封した人数が表示されるため、何人中何人が開封したのかがわかります。
既読機能の役割
では、既読機能の役割を挙げてみましょう。
相手が読んだかどうかがわかる
相手がメッセージを読んだかどうかがわかることが、既読機能の一番大きな役割です。
メールやチャットは相手の状況がわからないため、既読機能がついていると、相手にメッセージが伝わったかどうかを送信者がわかります。
そのため、メッセージがきちんと伝わったかどうか心配になって、メッセージを再送したり、電話をする手間が不要になります。
相手に返信を促すことができる
相手に返信を促すことも、既読機能の役割です。
既読機能とは、送信者が受信者の閲覧状況を確認できるシステムのことです。
したがって、既読から返信までタイムラグがあると、送信者はそれも把握できます。
受信者がメッセージを確認しているのに、返信が遅れていることがわかるため、大半の人は、「既読にしたら、すぐに返信しないといけない」という気持ちになります。
災害時に役立つ
災害時に既読機能が役に立つことがあります。
災害発生後、被災者に送ったメッセージが既読になっていれば、安否確認ができるからです。
被災者が、返信ができない状況に置かれていても、既読によって生存を伝えることができます。
既読機能がいらない理由
既読機能は、便利に活用できるというメリットがありますが、デメリットも存在します。
では、既読機能があるデメリットをご紹介します。
返信のプレッシャーがある
既読機能は、受信者にすぐに返信を促すメリットがありますが、プレッシャーをかけてしまうことがデメリットとして挙げられます。
「既読をつけたから、早く返信しなければ」というプレッシャーが、ストレスにつながるおそれがあります。
ストレスをなくすために、未読のままにしている従業員もいるでしょう。
そのため、スムーズにコミュニケーションが進まず、ストレスを抱えてしまって、業務に支障が出るおそれがあります。
業務効率が低下する
業務効率が低下してしまうことが、既読機能のデメリットでもあります。
通知が来ると通知バッジが表示されたり、音が鳴るので、すぐに開封してしまうことが多いでしょう。
既読をつけると、「早く返信しなければ」と焦って、仕事が後回しにして返信する可能性があります。
コミュニケーションツールでのやりとりをする人数が多くなるほど、通知がたくさん来るため、そのたびに、仕事の手を止めなければいけなくなると、業務効率が低下するおそれがあります。
人間関係が悪くなる可能性がある
人間関係が悪くなる可能性があることも、デメリットの一つです。
既読機能は、メッセージの開封を知らせるため、開封後メッセージの返信がいつも遅いと、送信者は、あまりいい印象を持たないでしょう。
このような状況が続くと、職場の人間関係の悪化が懸念されます。
未読スルーにされることがある
未読スルーになってしまうことがあることも、既読機能のデメリットです。
未読スルーとは、メッセージを開封しないで放置することです。
既読にすると、すぐに返信しなければいけなくなってしまうため、自分に都合がいいタイミングまで、既読にしない人がいるのです。
未読スルーになると業務が停滞したり、相手に不信感を抱いたりすることもあるので、注意しましょう。
既読機能を快適に使うための注意点
既読機能を適切に使うために注意すべき点を以下で見てみましょう。
ルールを決める
既読機能を適切に使うには、ルールを決めましょう。
例えば、既読から〇時間以内に返信するといったルールを設定すれば、「既読をつけたらすぐに返信しないと…」といったプレッシャーに悩まされることもないでしょう。
受信者が返信しやすいように内容をまとめる
受信者が返信しやすいように内容をまとめることが大切です。
受信者が、すぐに既読にしたり返信したりすることができない場合もあるでしょう。
そのような時に、できるだけ早く返信をもらうには、回答を「はい・いいえ」の2択にして、簡潔に内容をまとめることをおすすめします。
返信が必要な場合は記載しておく
相手が返信しなければいけない場合は、その旨を記載しておきましょう。
例えば、急ぎの場合、【緊急】といったように、相手が一目で要件がわかるようにすると、優先的に回答してもらえるでしょう。
まとめ
既読機能は、既読が表示されるので、相手がメッセージを確認したかが一目で分かるため、返信を促す効果が期待できます。
ですが、受信者にプレッシャーを与えたり、人間関係が悪化する原因にもなります。
そのため、ルールを作るなど、送信者と受信者の双方がコミュニケーションしやすい工夫をしましょう。
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