オンラインホワイトボードとは？メリットやデメリット、機能を解説
2024.11.21
「オンラインホワイトボードとホワイトボードは、何が違うの？」と疑問に思っている方もいるでしょう。
テレワークを実施している企業では、オンラインホワイトボードがあると、有意義なWeb会議ができ、仕事の生産性が上がると言われています。
今回は、オンラインホワイトボードのメリットとデメリット、機能などを解説します。
オンラインホワイトボードとは
オンラインホワイトボードとは、Web会議で、リアルなホワイトボードと同じように、共有画面上で書き込みをして、情報共有できるホワイトボード機能のことです。
手書き入力、テキスト入力、テンプレートを使用したフローチャートの作成など、情報共有手段がたくさんあります。
データは保存して、議事録としても使うことができます。
オンラインホワイトボードの機能とは
オンラインホワイトボードの機能を挙げてみましょう。
ホワイトボード機能
参加者が、共有のホワイトボードに書き込むことによって、アイデアを一つの画面に集約して、転記ミスなどのリスクを減らすことができます。
手書きとテキスト入力から選べるので、字を書くのが苦手な人でも気にする必要がありません。
保存機能
ホワイトボードに書き込んだ図やコメントを保存することができます。
保存した画面が、議事録になることもあります。
テンプレート機能
図形やフローチャートが用意されているため、作図の時間を減らすことができます。
頭の中のイメージが簡単にビジュアル化できるので、会議の効率がアップします。
ビデオ通話やチャット機能
オンラインホワイトボードには、ビデオ通話やチャット機能などのコミュニケーションツールが搭載されています。
ツールを使うと、参加者がオンラインでコミュニケーションすることができます。
データの取り込みと転送機能
会議をするには、資料が必要になりますが、オンラインホワイトボードを使う会議では、作成した図表や文書などのデータを取り込んで転送できるため、会議資料として使うことができます。
会議中に、資料をディスプレイに表示するため、資料をコピーして、参加者に配布する手間がかかりません。
オンラインホワイトボードのメリット
ここでは、オンラインホワイトボードのメリットを挙げてみましょう。
会議室代や交通費がいらない
会議をすると、会議室が必要になり、それに伴って、移動しなければいけないこともあります。
ですが、オンラインホワイトボードを使った会議では、パソコンなどのデバイスとインターネット環境があれば、会議が開催できます。
そのため、参加者が会議室に集まる必要がなく、会議室代や交通費を削減できます。
スムーズに情報共有ができる
Web会議では、言葉でコミュニケーションをしますが、頭でイメージしていることを言葉で正確に伝えるのは、なかなか難しいです。
ですが、オンラインホワイトボードを使うと、言葉に加えて、文字や図でイメージを伝えることができます。
そのため、参加者が情報を共有しながら会議を進めることができるので、勘違いや認識のずれなどを防ぐことが可能になります。
議事録として保存できる
参加者が書き込んだ画面を保存できるので、議事録として使うことができます。
オンラインホワイトボードの中には、WordやExcelなどのファイル形式にエクスポートできるものもあります。
資料を見つけやすい
紙資料の中から、必要な資料を見つけるためには、ファイリングされたたくさんの資料の中から探さなければいけないため、手間がかかります。
ですが、オンラインホワイトボードでは、会議別に資料を保存することができるので、ほしい資料をすぐに取り出すことができます。
オンラインホワイトボードのデメリット
今度は、オンラインホワイトボードのデメリットを挙げてみましょう。
ITリテラシーが低いと扱いにくい
オンラインホワイトボードを使いこなすためには、参加者のITリテラシーが必要になります。
ITリテラシーが低いと、オンラインホワイトボードの機能をよく理解できず、操作できなかったり、使いこなせないでしょう。
通信トラブルが発生することがある
オンラインホワイトボードは、インターネット環境とデバイスの性能に左右されるため、動作が遅くて、会議に支障をきたすおそれがあります。
そのため、無料のトライアルを利用して、基本動作がスムーズにできるかを確認して、複数人での同時編集がスムーズにできるかを確認しましょう。
オンラインホワイトボードを選ぶ時のポイント
オンラインホワイトボード選ぶ時のポイントをご紹介します。
使いやすさ
オンラインホワイトボードには、多種多様の製品があり、使い勝手も違います。
多機能であっても、使いにくいツールを導入すると、社内で浸透させれないため、どの従業員も使いこなせる製品を導入する必要があります。
機能
自社が必要としている機能が備わっているかを確認しましょう。
利用しているツールに、使いたい機能が搭載されていないと、他のツールを再検討しなければいけなくなってしまいます。
また、使わない機能がたくさんついているツールを導入すると、使いこなせません。
無料トライアルの有無
オンラインホワイトボードは、製品内容によって料金体系が違うので、比較した上で導入しましょう。
無料ツールもありますが、利用人数や機能に制限がついていることが多いので、不便を感じることがあるでしょう。
逆に、有料ツールは機能性は高いですが、製品ごとに特徴が異なるため、あらかじめ確認することが大切です。
有料ツールを導入する前に、無料トライアルなどで試験導入して、使い勝手や機能の確認をしておくことをおすすめします。
おすすめのオンラインホワイトボード
オンラインホワイトボードには、さまざまなツールがあって、特徴も異なります。
それぞれの特徴を知って、自社に合ったオンラインホワイトボードを導入しましょう。
Miro
Miroは、Web会議で共同編集できるオンラインホワイトボードサービスです。
アプリをダウンロードすると、パソコン、iPhoneやiPad、Androidでも使えます。
Miroの特長は、テンプレート機能が豊富で、閲覧人数は無制限な点です。
Zoom Whiteboard
Zoom Whiteboardは、無料で使うことができるオンラインホワイトボードです。
Zoom Whiteboardの特長は、ミーティング中や前後でも編集ができたり、PDFかPNGを選択して出力できる点です。
Strap
Strapは、日本語でのサポートも充実しているオンラインホワイトボードです。
導入後の初期設定までしてもらえるため、操作が苦手な人でも安心です。
有料プランのみになりますが、2週間の機能無制限の無料トライアルがあります。
Strapの特長は、フローチャートの作成が簡単にできたり、ホワイトボードの広さは無制限である点です。
まとめ
オンラインホワイトボードは、Web会議で伝わりにくいことを解消するためのツールです。
どの従業員でもうまく操作できるように、無料トライアルなどで使用感を確認してから、導入を検討するといいでしょう。
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