今日は、最近よく使われるようになったコラボレーションツールについて解説します。

コラボレーションツールは、個人だけでなく、チームによる業務の効率化にも役立ちます。

チームでプロジェクトを行う場合、情報共有や進捗状況確認など、チームメンバーが、全体の状況を把握する必要があります。

そのため、社内のやりとりだけでなく、社外の取引先との情報共有やコミュニケーションを円滑化する機能を備えているツールが必要になります。

クラウド型として開発されたことから、インターネット環境があれば社外でも業務に携わることができるメリットがあり、働き方の多様化に伴って、コラボレーションツールを導入する企業は今後も増加してくると考えられます。

コラボレーションツールとして、どのようなものがあるのか見てみましょう。

社内外とのやりとりが気軽にでき、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスで使用できます。

一般的なチャットツールと異なるのは、ビジネス向けに特化させており、セキュリティを強化しながら、業務効率を向上させるさまざまな機能があります。

また、グループ全体への発信だけでなく、To（メンション）をつけて、特定の相手に情報発信や連絡をすることも可能です。

受け取る側は、メンションが付いたコメントや発言があると通知されるため、見落としを防ぐことができます。

音声のみでやりとりをする通話ツールと比べて、顔を見ながら対話できるので、相手の心情などを読みながら、コミュニケーションできるメリットがあります。

また、Web会議をして、資料を提示する際には画面共有機能を活用することで、紙媒体での資料を作成する負担が軽減できます。

1対1での面談だけでなく複数人での会議も可能で、打ち合わせや報告、コミュニケーションの場など、さまざまな活用が可能です。

ファイル共有をデバイスや場所を問わずにすることができるため、従来のオンプレミス型（社内サーバーへの保存）よりも利便性が向上します。

また、ビジネス向けのクラウドストレージ機能はセキュリティの強化がされており、ファイルやユーザーごとに権限設定できるのも特徴です。

チャットによるやりとりの中で情報共有が必要になった際にも、クラウドストレージを使うことでスムーズにファイルを共有することができます。

チームでの業務進行が必要な場面で非常に便利で、タスクの抜けや漏れの予防、進捗管理などに活用されています。

タスク管理機能は、個人の業務におけるタスク管理だけでなく、タスクの進捗状況やスケジュールをチーム内で共有することも可能です。

進捗状況を一目で把握できるため、遅れが生じてフォローが必要になっている業務をすぐに見つけられるメリットがあります。

コラボレーションツールから得られるメリットはたくさんありますので、コラボレーションツールを導入する際には、どのような業務やメンバーで使用するのか、目的を明確にしておくことが重要です。

コラボレーションツールのメリットについて説明しましょう。

ペーパーレスでやりとりができるため、紙媒体の管理にかかる業務負担が軽減できるメリットがあります。

また、いつでもどこでもアクセスが可能になるため、帰社しなければファイルの確認ができない、などの業務上のタイムラグも発生しません。

働き方改革による残業時間の削減などが進められている中で、勤務時間の削減につながります。

営業職や自宅勤務の従業員なども、移動時間をかけずに、オンライン上で会議に参加することが可能です。

移動の交通費や移動時間の削減ができ、他の業務に割ける時間が増えるメリットがあります。

したがって、残業時間の削減が実現できるため、生産性の向上は業務負担や人件費の軽減にもつながります。

おすすめのコラボレーションツールを紹介します。

・日報アプリ

クラウド上で日報の作成・管理をすることができるサービスです。日報は1日の終わりに業務の報告するための資料のことです。

日報アプリでは、日報をクラウド上で作成することができるため、いつでもどこでも報告することが可能になりました。

・ビジネスチャット

ネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するチャットツールで、ビジネス用に特化しています。

単純な連絡手段としてだけでなく、業務の効率化を図るために有効なツールとして多くの企業で利用されています。

・グループウェア

企業などの組織内のメンバーがスケジュールやタスク、業務に用いる資料、アイデアやノウハウなどを共有するためのシステムです。

自社の業務に合わせた案件管理や日報といった独自のシステムをデータベース上などで作成できる機能を備えたものもあります。

・チームコラボレーション

チームメンバー間のコミュニケーションを促進するための場所を提供するためのツールです。

グループでの話し合い、メンバー同士でのメッセージの送受信、コンテンツの共有といったさまざまな機能を提供します。

・メールシステム

サービス事業者側のクラウド環境にあるメールサーバへ、企業内からインターネット接続して利用するメールサービスのことです。

メール誤送信防止やアンチウイルスなどのセキュリティ対策をセットにしたメールシステムも多くあります。

・プロジェクト管理

プロジェクトの目標やスケジュール、プロジェクトチームのタスクを管理するシステムのことです。

作業量や作業負荷の可視化をはじめ、生産性の監視、リソースの最適化などのツールによって構成されています。

・タスク管理

個人のタスクや仕事を管理し、毎日のワークフローや進捗状況を整理しやすくするツールです。

個々の作業の概要を明示するとともに、チーム全体で利用することで、チーム内のメンバーのタスクも可視化、管理できるようになります。

・オンラインストレージ

インターネット上で利用できるファイル保存のためのディスクストレージサービスです。

作成したファイルをパソコンや外付けHDD等に保存することなく、クラウド上でのデータ保存が可能になります。

膨大なデータの容量を気にせず保存でき、複数人が同時にファイルを閲覧したり編集できるため、企業の情報共有や業務効率につながるサービスとして導入されています。

・カレンダーソフト

予定やタスク、目標などを登録し、視覚的にわかりやすく整理して、他の従業員と共有するためのツールです。

スケジュールの登録や変更、日・週・月・年などの表示切り替えといった基本的な機能だけでなく、会議予約（設備予約）、グループでのスケジュール管理、メールやプッシュ通知などリマインドなどの機能を備えています。

ビジネスの業績向上にはコミュニケーションと情報共有が不可欠です。

コラボレーションツールを適切に活用することで、緊密なコミュニケーションと情報共有が実現され、生産性向上や効率性向上が期待できます。

自社の課題や現状を考慮したコラボレーションツールの選定と運用をして、より成果を上げられるようにしていきましょう。

ブルームは、東京都新宿区西新宿の一等地住所を、業界最安値の月額300円～レンタルしています。

住所レンタル以外に、法人登記や郵便物転送サービスも提供しています。

ワンコインほどの良心的な価格設定でありながら、新宿区西新宿の一等地住所を借りられて、事業に必要なサービスを得られることが人気を集める理由となっています。

バーチャルオフィスの利用をお考えの方は、サービスが充実しているブルームの利用を検討してはいかがでしょうか。