バックオフィス業務とは、利益には直結しない部門で、顧客と直接関わりがない総務や人事、経理、法務、庶務など、社内の従業員のためにする業務を意味します。

バックオフィス業務が売り上げに直接関係しない業務である一方、会社の売上に直結する営業や販売、カスタマーサポートなど、顧客や見込み客と関わる部署での業務をフロントオフィス業務と呼びます。

バックオフィス業務は、直接、会社の売上に関係しないことから、アナログ感がまだ定着しており、バックオフィス業務は効率化を改善できる余地が十分あるでしょう。

ですが、バックオフィス業務のデジタル化が進んでおり、大きく業務効率化が向上し、生産性が上がった企業が増えています。

この背景には、現在経済産業省により早期対策を提起されている2025年の崖と言われているレガシーシステム（既存のシステムの老朽化と複雑化）という問題があります。

古いシステムから新しいシステムに変えず、レガシーシステムの刷新に乗り遅れた企業の事業機会の損失が危惧されている問題で、2025年に最大12兆円に及ぶ経済損失が生じる可能性が出てきています。

そのため、経済産業省は企業に早期対策としてレガシーシステムを抜けて、業務の効率化を図るデジタル化への移行を提起しています。

その中でもレガシーシステムが目立つ部門と言えば、バックオフィス業務ではないでしょうか。

では、どんな点が問題なのか、見ていきましょう。

バックオフィス業務は、請求書などの書類を大量に扱うため、ファイルで膨大な書類の管理をしています。

書類が必要となった場合、ファイルの保存場所を探さなければならなかったり、場合によっては、印鑑が必須となり、非効率的です。

ブラックボックスとは、手が出せない状態のことです。

例として、ある担当者が、⚪⚪ソフトを使っていたが、退職や人事移動で、担当外となった場合、後任者は、1から⚪⚪ソフトを使って、業務をこなしていかなければいけません。

属人性が強いと、ブラックボックス化が起きやすくなります。

後任者の業務の負担が増えてしまい、前任者の仕事を１から見直す必要があり、後任者の業務の負担を増やしてしまうことになってしまいます。

テレワークにより、働き方が大きく変化しましたが、より一層業務のデジタル化が重要になってきました。

複雑なバックオフィス作業はアウトソーシングに適していますが、ルーティン業務はITツールによって効率化が可能です。

ITツールによって効率化が実現できるバックオフィス業務には、以下のものがあります。

・スケジュール調整

・データ作成補助

・記帳代行

・データ入力や資料作成

・請求書発行

・勤怠管理

上記以外にも効率化できるITツールは、多種多様にありますので、社内で実施している業務と照らし合わせて、最適なサービスを選ぶといいでしょう。

それでは、バックオフィスの業務を効率化すると、どのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

バックオフィス業務のデジタル化により、人件費の削減ができます。

ペーパーレス化を実施している会社では、紙代・書類印刷代・書類保管費用といった固定費が、かかりません。

バックオフィス業務には、単調な作業や過度な集中を求められる作業を含むものがありますが、給与計算などは、絶対に間違えられない作業であるため、そのような業務に携わる従業員は、モチベーションの低下が起こりやすい傾向にあります。

単調な業務を効率化することで、担当する従業員のモチベーションの低下を防ぐことができます。

また、バックオフィス業務担当者のモチベーションを維持することで、業務上のミスが減り、従業員の満足度向上にもつながる可能性もあります。

アウトソーシングやITツールの活用によって、バックオフィス業務の効率化により得られるメリットの大きさは、計り知れません。

アナログ作業を続けるよりも新しいサービスを導入し、業務の効率化を進めましょう。

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