議事録をメールで管理するデメリットとポイントとは？
2023.03.21
議事録は、 会議で議論された内容や取り決められたことなどを記録し、会議の参加者間で情報を共有することを目的としています。
決定事項を明確にすることで、情報を共有した全員が把握しやすく、日々の業務に活かしやすくすることができます。
議事録の作成は、その時点の決定事項や次のアクションに対するコンセンサスを取る効果があるため、 結果的に、それ以降の会議の質を上げ、効率化が図られることになります。
ですが、メールによる議事録共有は非効率なやり方で、いくつかの問題も存在します。
今回は、議事録をメールで共有するデメリットと議事録を共有するために役立つポイントを解説していきます。
議事録をメールで共有するデメリットとは？
まず、議事録をメールで共有するデメリットについて見てみましょう。
ファイルの保管や検索が難しい
メールで送られてきた議事録は、従業員のパソコンに保管されますが、フォルダの整理をすると、非常に手間がかかります。
過去のファイルを見たい場合、メールを検索して、目的のファイルを見つけ出す作業をすることもありますが、これは非常に手間がかかります。
ファイルが重すぎて添付できない
議事録をメールで送る時に、資料も一緒に添付してもらいたいことがあります。
資料は、本文ではなく、ファイルとして添付しますが、メールでの添付ファイル容量は2MB以内に抑えるのが一般的です。
重すぎるファイルは、メールに添付できない可能性がありますので、ファイルを圧縮して送ったり、クラウドサービスを活用したりするなど、資料送付の方法を工夫をするといいでしょう。
メール誤送信のリスク
メールを使うと、必ず誤送信のリスクが伴うことを理解しなければなりません。
誤送信には、宛先の設定間違い、添付ファイルの間違いなどが含まれます。
議事録には機密事項が含まれていることも多いため、内容次第では大きな問題に発展するおそれがあります。
確認漏れや相手が確認したかがわからない
メールは、議事録共有だけに使用されるものではないため、多くのメールに議事録共有のメールが埋もれてしまい、確認漏れをしてしまう可能性も高まるでしょう。
さらに、メールが閲覧されたかどうかを送信者が知ることはできないので、せっかく送った議事録共有メールを相手が確認できません。
事録をメール以外にも共有する方法はあります。上手く活用することで、メールよりも効率的に業務に活かすことができます。
議事録をメール以外で共有するポイントとは？
では、議事録をメール以外で共有する方法とポイントについて解説していきましょう。
チャットを使った議事録共有
ビジネスチャットは、メールのように宛先を設定することなく、相手とグループを作って同じ画面上でやり取りできるコミュニケーションツールなので、わざわざ会議室に行って会議をする必要がありません。
ビジネスチャット上でおこなわれたやり取りは、そのまま議事録として残すことができるので、わざわざメールなどで文面を送る必要もありません。
グループウェアを使った議事録共有
グループウェアにはさまざまな機能がありますが、その中でも、議事録に特化したサービスがあります。
議事録の共有はもちろん、保管もできる上に、従業員が見やすいように編集することも可能です。
完成した議事録を確認して欲しい場合は、そのことをグループウェア内のコミュニケーションツールを使って通知することもできます。
まとめ
議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録するだけでなく、決定事項や決定にいたるまでの経緯を記録したものです。
社内で共有することで業務を円滑にしたり、トラブルを回避したりすることができます。
議事録を共有する際には、メール以外にもビジネスチャットやグループウェアなどのツールの活用も有効です。
これらのツールを上手く利用することで、メールよりも効率的に、議事録を共有できるでしょう。
議事録を共有したい人数などによって、目的に合う共有サービスは異なるので、会社に一番合った方法を探し、積極的に取り入れてみることをおすすめします。
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