経費精算システム
2023.03.21
経費精算システムとは、経費精算をする上で、必要な申請書の作成、承認者の承認、その後の仕訳から会計ソフトに流し込むまでの業務を効率的にするためのシステムです。
経費精算システムをうまく活用すれば、月またぎの遅れた経費精算や、歩留まりを解消でき、スムーズな経費精算を実現することができます。
経費精算システムを導入することで、申請作業の手間が省けたり、経理担当者の業務の負担が軽減します。
また、経費を精算する時に、申請者と承認者による認識のズレが起こり、コミュニケーションのストレスにもなりかねません。
経費精算システム導入による自動化を図ることで、従業員同士の意思疎通をスムーズにし、申請から承認までのプロセスで問題が起こりにくくなります。
今回は、経費精算システムのメリットとデメリットをご紹介します。
経費精算システムのメリットとは？
経費精算システムを導入することで、経理担当者・申請者・承認者にメリットがあります。
入力の手間の削減
書類に記入をして申請書類を作成していたのが、パソコンなどに入力するだけで申請書を作成することができるため、申請書の作成が楽になり、作成時間を大幅に削減することができます。
作業がWEBで完結
申請書を作成したら、システム上で承認者に対して承認依頼をすることができます。
今までは承認者のところまで行って、承認してもらっていたので、承認までに時間がかかっていましたが、従業員は、システム上で承認依頼ができるため、スムーズな承認依頼を実現することが可能です。
自動計算のため、計算・確認作業を削減
紙での申請では申請者自身が計算をするため、計算ミスをする可能性が高いので、経理担当者が再計算して確認をする必要や必須項目の記入漏れなどの確認をする必要があります。
経費精算システムは自動計算が可能なので、計算ミスをなくすことができます。
経理担当者はミスなく申請書が上がってくるため、確認作業や計算作業を大幅に削減することができます。
仕訳作業の自動化
経費精算システムを導入すると、仕訳作業を自動ですることが可能になります。
仕訳作業は時間もかかりますが、自動で仕訳が完了するため、時間をかけて経理担当者が申請内容をチェックし、仕訳する必要がありません。
経費精算システムを導入するメリットだけでなく、システムを導入するにあたって注意するべきこととその対処法についても理解を深めておくことで、よりスムーズな運用と業務の効率化を実現することができるでしょう。
経費精算システム導入によるデメリットとは？
従業員が対応できず、システムを使いこなせない
紙で経費精算をしていた企業がシステムを導入する時に考えなければならないのが、システムが従業員にとって使いやすいかどうかです。
操作が難しいシステムを導入すると、慣れるまでに時間がかかってしまったり、ミスが発生する恐れもあるため注意する必要があります。
すべての作業がシステム化できるわけではない
経費精算システムを使えば、すべての作業を効率化できるわけではありません。
システムによって効率化できる作業や特徴が違うため、料金や機能数だけでシステムを選んでしまうと、効率化したかった作業が効率化できなかったという状況に陥る危険もあります。
運用方法について考えなければならない
経費精算システムを使うためには、運用方法の整備が必要です。
経費精算システムは、営業担当者など経理にあまり詳しくない従業員が利用することが多いため、いつから導入するのか、基本的な使い方など、システム導入に関する周知は導入前に準備しておく必要があります。
まとめ
経費精算システムは、従来の経費精算業務をスムーズに進められるツールです。
経理担当者の負担軽減や、手入力によるエラーなどを防ぐ役割もあり、自社の課題解決に適しています。
安心できるサポート体制をとっているサービスを選ぶことで、従業員にも経理担当者にも運用しやすい方法でシステムを運用する方法を見つける手助けをしてくれるでしょう。
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