経費精算を効率化する方法
2023.03.21
経理部には、さまざまな部署から経費精算の書類が届きます。
経費精算について漠然とわかっているようで、具体的にどんなことなのかよく分かっていないという声を耳にします。
今回は、経費精算を効率化する方法について解説します。
経費精算とは？
経費精算とは、会社の営業活動で、従業員が一時的に立て替えた費用（＝経費）を会社に申請し、払い戻しの精算をすることです。
例えば、取引先とカフェで打ち合わせをしたとします。
その時に支払ったカフェ代は、業務に関係する活動にかかった費用であるため、経費として会社に申請することができます。
経費精算が効率化できない原因とは？
では、経費精算が効率化できない原因について見てみましょう。
誤入力や記入漏れによる修正が必要
経費精算書に間違えがあると、修正が必要になり、手間がかかります。
従業員が経費精算書を紙で提出した場合、経理担当者が内容を確認してシステムに入力する場合、書類に記入する時とシステムに入力する時に、誤りが発生する可能性が高いです。
明細の確認に時間が必要
領収書やレシートのない場合は、再発行してもらう必要がありますが、そうなると、経費精算に時間と手間がかかるでしょう。
経費精算の承認がうまく進まない
従業員が経理部に経費精算書を持って行くのではなく、従業員の経費精算書を上司が確認し、上司が承認してから経理部に届く企業があります。
紙の申請書を使う場合は、承認者が外出していたり、出張していると、承認者がすぐに書類を確認できないことがあります。
そうなると、経理担当者のもとに経費精算書が届くまで時間がかかります。
経費精算を効率化する方法とは？
それでは、これらの問題を解決するためにはどうすればいいのかについて見ていきましょう。
経費精算書を電子化する
経費精算書の電子保存です。
クレジットカード、交通系ICカード、QRコード決済での利用明細のデータを経費精算に直接利用することで、入力の手間だけでなく、紙の書類を紛失するリスクも低減できます。
経費精算システムを利用する
経費精算効率化のためには、経費精算システムを利用してみるのもいいでしょう。
経費精算システムは、経費精算や承認をまとめてするシステムです。
撮影した領収書を認識して自動入力する機能、システム上で上司が承認や差し戻しできる機能、システム上で申請状況が確認できる機能があります。
経費精算システムの利用で最も期待できるのは、入力作業の自動化による効率化とミスの防止、不正の防止です。
インターネットがあれば利用できるため、オフィス外でも経費精算の処理ができます。
経理業務を社外に委託する
社内で経理部を運用するためには、人員の確保、育成をする必要があります。
会社の規模によっては、経理部の体制を作るのは時間とコストがかかります。
そのような時には、社外に業務を委託するのも効率化の1つの手です。
経費精算効率化推進のポイントとは？
経費精算を効率化しようとすると、これまでの経費精算と方法を大きく変えなければならず、手間と時間がかかるため、経費精算の効率化を推進する際のポイントを紹介します。
従業員にヒアリングをする
経費精算の効率化は、経理担当者だけでなく、申請する従業員や承認者にも関係します。
効率化するための方法を適切に選択するには、全従業員から経費精算の現状についてヒアリングする必要があるでしょう。
システム導入後のサポートは万全にする
効率化のために新しいシステムを導入しても、運用や定着を担当者に任せきりにすると、問題が生じることがあります。
経費精算システムを導入する場合は、全従業員に変更の内容を周知し、うまく使えるように教育し、導入後のことも考えて準備を進めましょう。
まとめ
書類による経費精算は、ルールを変更したり、システムの導入を図ったりすることなどによって効率化できます。
システムを導入する前に、まずは書類の電子化を進めていきましょう。
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