言った言わないのトラブルとその対処方法
2023.03.21
商談中や会議などのやり取りは、ちょっとしたミスのせいで、大きな問題に発展することもがあります。
仕事中に起こる上司と部下の間、取引先との間などで、よくある「言った言わない」のトラブルも、その１つです。
では一体なぜそのような問題が起こってしまうのでしょうか？
今回は「言った言わない」のトラブルが起こる原因と、その対処法について解説します。
「言った言わない」のトラブルが発生する原因とは？
まず、「言った言わない」のトラブルが発生する原因について見てみましょう。
記録をしていない
人が短期的に記憶できる情報量は限られていますし、記憶する数が増えるほど、記憶は曖昧になります。
疲れていたりすると、脳が疲れていて記憶力が低下してしまうこともあります。
記憶だけに頼って、書面などの記録がないと、思い込みで事が進んでしまい、何が正しいかを確認することもできません。
認識の違い
言ったほうが言ったつもりでも、相手に正しく伝わっていなかったり、相手が違った解釈をしたケースです。
さまざまな環境や背景をもった他人同士が一緒に仕事をしているので、言葉ひとつによって誤解を生じることや、意図するべきことが伝わっていないことが発生します。
確認不足
指示や依頼を受けた時点で、復唱したり、確認をしなかったため起こることがあります。
確認をすることで、認識の違いや言い間違い、聞き間違いに気がつくこともあります。
「言った言わない」のトラブルの対処方法とは？
このようなトラブルは、仕事をする上での信頼関係にも繋がってきますので、言った言わないのトラブルの対策方法をご紹介します。
会議や商談は議事録をとる
人とコミュニケーションをとる上で、記録するという方法が、言った言わないというトラブルへの最大の対策といえます。
絶対にトラブルを避けたい大事な会議や、取引先との商談は議事録を取った方がいいでしょう。
書くことに追われて、メモのし忘れがないように、ボイスレコーダーで録音をしたり、オンラインのWEB会議などで録画機能を利用するのもいいでしょう。
記録をお互いに共有しておけば、トラブルが発生した際も記録が証拠となり、トラブル防止に役立つでしょう。
社内でも仕事のやりとりのログを残す
会議や商談以外でも、社内で「言った言わない」の問題が発生すると仕事が進まなくなってしまいます。
しかも、社内でトラブルが起こると、人間関係がギクシャクしてしまうことになりかねません。
積極的に確認したり、コミュニケーションをとる
「言った言わない」の原因は、お互いの認識のずれでも起こるので、相手も分かっているだろうという思い込みや理解しているだろうと確認をしないことによります。
コミュニケーションは、細かくする必要があるため、指示や依頼をするほうは相手に分かりやすく細かく説明することで、指示や依頼を受けるほうは細かく質問を重ねることによって認識のずれは修正されていきます。
不安要素を解消させて、確認をしながら仕事を進めましょう。
社内で情報共有のルールを決める
複数人が関わるチームで仕事をするときは、最初にルールを決めておくことが大切です。
特に、情報共有に関しては、レポートラインをきちんと決めておかなければいけません。
レポートラインとは、情報伝達通路のことで、どのような順番で、誰を介して情報を伝達するのかというルールのことです。
複数人を介して、情報を伝達した場合、伝達の途中に認識のずれや情報不足があれば、情報伝達にも影響を与えることになるでしょう。
レポートラインを決めておけば、情報の伝達に関わった人物をたどることによって、ずれや漏れが生じた原因を探ることができます。
まとめ
言った言わないのトラブルの原因は、コミュニケーション不足による、双方の認識のずれや記録をしていないことによるものが大半を占めます。
ツールなども活用して、コミュニケーション不足を補うためには、どのようにしたらいいのか、取り組みを考えていきましょう。
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