社内相談窓口の設置
2023.03.21
社内相談窓口の設置が必要になった背景には、2020年6月に施行された改正労働施策総合推進法によって設置が求められるようになったからです。
大企業に設置が義務化された段階ではありますが、2022年4月からは中小企業においても義務化されています。
会社に規模にかかわらず、従業員の働きやすさや風通しのよい職場にするためには、社内相談窓口のような仕組みを持つことは重要です。
社内のパワハラやモラハラが社会的な問題となっているほか、従業員の心身の健康に配慮した経営を行う健康経営が重視されているからです。
今回は、職場環境の改善にもつながる社内相談窓口の設置方法や運用方法などについて解説します。
社内相談窓口の設置フローについて
まず、社内相談窓口の設置フローについて解説します。
1.社内相談窓口の方針を決定する
社内相談窓口の設置にあたっては、相談窓口のルールや方針について話し合う必要があります。
社内相談窓口は、職場側と従業員側、両者の抱える問題を解決する役割を持ちます。
職場の現状を踏まえ、社内相談窓口に何を期待するか、どのような問題を解決してもらいたいかを整理しましょう。
2.相談対応を行う体制の構築
社内相談窓口設置の方針が決定した後は、相談対応担当の決定・相談時間や場所、方法などの枠組み・予約方法や予約時間など申し込みのシステム・クリニックなどの医療機関との連携について、整備しましょう。
3.従業員へ周知する
体制が整ったら、従業員に社内相談窓口について周知しましょう。
相談対応者や相談可能な内容、相談後の対応などを話し、従業員が利用しやすい環境を整えることが大切です。
従業員に定期的に告知すれば、社内相談窓口の存在が浸透しやすくなります。
4.相談窓口の運用をスタートする
従業員に社内相談窓口について正しく認識してもらったうえで、社内相談窓口の運用をスタートします。
従業員が安心して相談し、問題を告発できるような運用を心がけましょう。
社内相談窓口の運用を成功させるポイントとは？
社内相談窓口の運用を成功させるためには、どのようなポイントを意識しておけばいいかについて見てみましょう。
相談方法を複数用意して、相談しやすい環境を整備する
いつでも気軽に相談しやすい環境を整備することが重要です。
相談者の考え方や性格だけではなく、相談内容によっても心理的な負担は違います。
対面ではなかなか話しにくい相談者のために、メールやチャット、電話相談などの方法も有効です。
また、相談者が人目を気にしないで窓口を訪問できるよう、相談時間を就業時間外にするなどの工夫も必要です。
女性担当者など複数の相談員を用意する
相談内容によっては、相談員が女性のほうがいいという場合があります。
男性の相談員と女性の相談員を選べるようにしておくといいかもしれません。
また、相談員を複数人用意することで相談員の負担も減りますし、相談者も話しやすい相談員を選べるということで利用しやすくなるでしょう。
内容によっては、専門家や専門医などに相談したほうがいいこともあるかもしれませんので、適切な相談先を紹介できるように用意して誘導してあげるということも必要かもしれません。
専門家に相談が必要という内容でなくても、社内の人ではなく外部の人のほうが相談しやすいということもあります。
外部相談員の利用もできるようにすると、より多くの相談や利用につながる可能性もありますので、相談先の選択肢を考えておくことも重要です。
相談対応者への研修を実施する
相談対応者は、相談者に共感しながら中立的な立場で対応する必要があります。
相談者に同情して肩入れしたり、批判的な態度を取ったりすると、相談者の意思が正しく伝わらず問題が解決できなくなるリスクが高まります。
相談対応者が相談を受けた際に、適切な対応を行えるようにするためにも、事前に研修を実施することが重要です。
社内相談窓口が身近な存在であることを周知する
社内相談窓口を設置したら、社内相談窓口が気軽に利用できるようにしましょう。
小さなことでも聞いてくれるということは、従業員に与え安心感を与えますので、社内相談窓口を身近に感じてもらえる工夫をしましょう。
定期的に利用を呼び掛けたり、社内で相談窓口の存在を周知したり、情報発信をおこなうなどもいいかもしれません。
まとめ
社内相談窓口を設置したら、社内相談窓口が気軽に利用できるようにしましょう。
小さなことでも聞いてくれるということは、従業員に与え安心感を与えますので、社内相談窓口を身近に感じてもらえる工夫をしましょう。
定期的に利用を呼び掛けたり、社内で相談窓口の存在を周知したり、情報発信をおこなうなどもいいかもしれません。
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