人事業務の効率化
2023.03.23
労働人口の減少の影響を受け、多くの企業で人材不足が課題となっています。
また、働き方改革関連法では、労働時間の上限や有給取得の義務が定められており、一人当たりの生産性の向上も求められています。
人事部は、人事計画、採用、評価という会社の基盤を作りあげる幅広い業務をしており、企業経営に不可欠です。
人事業務が効率的に進められていなければ、会社全体の運営も鈍化してしまいます。
また、人事業務には定形作業や事務作業が多いため、手作業によるヒューマンエラーも課題の1つです。
今回は、人事業務の業務効率化について解説します。
人事業務とは？
人事業務とは、企業の重要な経営資源の1つである「人」に関する業務全般を指します。
人事業務は、従業員の勤怠管理や給与計算といった「労務管理」と、新入・中途社員の採用や育成といった「人事管理」の2つに分けられます。
また、人事業務は、働き方改革をはじめとする時間外労働時間の上限規制や年5日の有給休暇取得の義務化など、法改正・制度改正時の対応が必要不可欠です。
昨今は、新型コロナウイルス感染拡大により、テレワークが急速に進むなど、働き方が大きく変化しており、人事業務は今まで以上に複雑化しているといえます。
人事業務は、企業にとって重要な仕事であると同時に、負担が集中しやすい業務でもあります。
人事部では、採用、育成、異動配置、評価など幅広い業務を行っています。
日常的に人事・採用以外の業務を兼務している従業員は全体の7割に上っており、人事以外の業務の傍らで採用業務や勤怠管理といった人事業務をしている企業が多い実態が明らかになりました。
人材採用以外の業務をしているため、人材採用が多い時期にはコア業務に注力することが難しいという方も多いかもしれません。
これらの業務は、企業経営にとって不可欠ですが、変化の激しい時代で市場優位性を確保するために、変化に対応できるスキルや知識、経験を持つ人材を獲得することが大切です。
人事担当者がより戦略的な業務に時間をかけられるようにするには、業務の効率化は必須と言えます。
人事業務の効率化が求められている理由とは？
人事部は、紙で書類管理をすることが多く、人事業務の効率化が指摘されることが最近よくあります。
人事業務の効率化が求められている理由について、以下に解説します。
業務で紙をよく使用する
人事部では、紙を利用する業務が多いです。
例えば、履歴書や職務経歴書といった重要書類を紙で管理していることが多く、これらの書類の管理が人事部のリソースを圧迫しています。
そのようなことから、ペーパーレス化を進めるといった人事業務のプロセス改善が求められています。
業務が多岐にわたっている
人事業務は、業務範囲が多岐にわたっており、臨機応変な対応が求められるという点が挙げられます。
特に、採用業務においては、中途面接者やリクルーターによる採用など、イレギュラー対応が少なくありません。
また、年度末に決算処理をしなければいけなかったり、4月に社内研修を実施するなど、時期によってさまざまな業務をこなさなければいけません。
対応する業務内容が幅広いからこそ、具体的な職務内容に合わせた効率化が求められています。
人事業務を効率化する方法とは？
ここまで人事業務の現状について説明しましたが、次に人事業務を効率化する方法について、解説します。
ペーパーレス化の推進
紙での書類管理が多いといった課題を解決することで、効率化を図ることができます。
紙での書類管理は、信頼性が担保されやすいといったメリットがありますが、管理にコストがかかる・書類紛失のリスクがあるといった問題点があります。
また、情報を紙ベースで管理していると、社内で情報を共有する際に手間がかかってしまいます。
そこで、社内データや情報のデータ化に取り組んでみるといいでしょう。
ペーパーレス化により、必要な情報が素早く検索できるようになり、情報を探す時間を削減できます。
ITツールの導入
人事業務をサポートするITツールの導入を検討するのもおすすめです。
人事の業務効率化につながるITツールは、「採用管理システム」「AI-OCR」などがあげられます。
採用管理システムでは、応募者管理・面接日程の調整・応募者の分析などができます。
人事業務のなかには、毎月決まった日に決裁書類を送信する・定期的に送られる数字を確認するといった定型化された業務が少なくありません。
パターンが決まっている単純作業は、RPAを導入すると、非常に効率が上がります。
※RPA
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、ロボットによる業務プロセスの自動化を実現するツールの総称です。
RPAを利用することで、これまでパソコンで行ってきた単純作業を自動化することができます。
後述するようにRPAはパターンが定まった定形作業に強く、人事業務との相性が良いのが特徴です。
RPAはロボットなので、人間が苦痛と感じやすい単純作業でも、24時間365日継続することができます。
RPAツールの導入も人事業務効率化のうえでぜひ視野に入れておきたいポイントです。
※AI-OCR
AI-OCRとは、AI技術を活用した文字認識技術のことであり、海外ではICRと呼ぶこともあります。
多少のズレや曖昧さに強いといったAIの特徴を活かし、文字認識の精度を高めることができるのが特徴です。
AI-OCRを導入することで、履歴書や職務経歴書といった紙で管理している書類を容易にデジタル化することができます。
「書類自体は紙で継続するが、情報の管理はデジタル化したい」といったケースでも頻繁に用いられます。
AIを活用しているため文字認識の精度も十分高く、業務効率化に有効なツールです。
アウトソーシングの活用
勤怠管理や給与計算といった労務管理はアウトソーシングを活用してもいいでしょう。
労務管理は人事業務の中でも手間がかかる作業です。
社会保険や税金など、法律関係の専門的な知識を必要とします。
また、月末や年度末など多忙な時期が予め決まっていることや、定型化しやすい業務内容でもあることから、コア業務に注力するためにもアウトソーシングに向いている業務と言えます。
人事業務を効率化するためのステップとは？
人事業務を効率化するために、何から取り組んでいくべきなのかについて解説します。
業務の洗い出し
業務の効率化を進める際には、現状を把握し、下記1～4の業務を洗い出すことからはじめましょう。
1.どのような業務をしているのか
2.誰が担当しているのか
3.どれくらいの従業員が必要なのか
4.所要時間はどれくらいかかるのか
効率化を進める際には、人事部だけでなく、他の部署を含めたそれぞれの部署ごと、チームごとに業務フローを洗い出すことが大切です。
効率化すべき業務の検討
業務の全体像を把握できたら、どの業務を効率化させるか検討しましょう。
1.マニュアル化しやすい
2.定型的な業務である
3.ある程度決まった頻度で行う必要がある
上記1～3の業務は効率化がしやすいです。
例えば、勤怠管理や給与計算があげられます。
削減できる業務はないか？といった視点で業務プロセスの見直しをするといいでしょう。
まとめ
今回は、人事業務を効率化する方法について解説しました。
自社の人事業務を見直し、効率的な業務へと変革していきましょう。
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